孙军

摘 要：在机关管理中，文书档案管理是非常重要的，但我国相关管理工作发展较为缓慢，缺乏相应的经验可以借鉴，使得该管理工作在实际应用中存在种种问题。本文对文书档案管理工作中存在的问题进行探究，有利于解决其管理模式中的短板问题，使得工作流程更加完善，操作系统更加便捷，具有重要意义。

关键词：文书档案管理；管理问题；管理对策

文书档案是对历史的真实记录，具有非常重要的查考和研究作用。档案工作专业性很强，需要规范化、标准化的科学管理，才能够提高文书档案的利用率，才能有效发挥档案资源这一无形资产的作用，为机关的持续稳健发展提供有力支撑。

1管理体系中的问题

1.1对文书管理的重视度不够

机关的管理人员往往忽视文书档案工作的重要性，认识不全面，不细致、不充分，忽略了其逻辑性、科学性以及实践意义。部分领导只重视实际创造价值效益的环节，认为此项管理工作不能带来收益，因而对其相关部门的设立草草了事。在管理时更是疏忽懈怠，受各综合因素影响，使其成为单位垫底的部门，因此造成管理效率不高，利用率差，丧失其实际的价值，如此一来，会使得领导认为此部门可有可无，最终陷入恶性循环。

1.2档案资料保管不全

有些本應该归档的文件资料，却只有复印件或扫描件，没有原件，一方面是因为开始保管文件的人员没有妥善保管，造成文件损坏或丢失，一方面是由某些部室或单位将文件的原件留存了下来，他们认为这类文件与他们的业务关系密切，自己保存原件放心踏实，使用简捷方便。

1.3缺乏专业管理人才

普遍存在缺乏相关专业管理人员的问题。造成此现象的主要原因是，缺乏对该领域的重视程度；没有可借鉴的相关经验；忽略对人才的培养，在许多单位存在此部门为即将退休人员，或其他部门人员兼顾此岗位等等；缺乏创新的理念等。

1.4难以区分文书与档案工作

通常情况下，工作人员对文书档案管理工作的认识不准确，认为这两部分是一样的内容，将两项工作混淆。而在实际中，文书工作是档案工作的前提与基础，只有在文书工作准确完成的情况下，才能有序开展档案管理工作。当前许多单位两项管理出现混乱局面，没能协调统一发展，使得衔接工作进展不顺利，存在脱节问题，致使档案的记载缺乏连接性，或出现重复性，降低了工作效率，使得工作质量难以得到保证。

2完善管理的对策

2.1提升管理层对文书档案管理工作的统一认识

要组织领导定期学习相关知识，在机关内部进行文书管理工作重要性的宣传，强化领导管理层对此项工作的正确认识，对相关单位的成功经验进行学习。加强法律法规的多样宣传，从上而下，调动各个部门人员参与的积极性，形成对此项工作统一的认识，并开展完善建议征集活动，以此加强对文书档案工作的重视度。并且在年度大会时，进行重点强调，适当增加经费预计，以此来实现对此项工作的全面支持。

2.2提高文书档案的现代化管理水平

机关文书档案管理水平的提高是个渐进的过程，要根据单位的实际情况，来制定合理的规划和措施，力所能及地去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢地去探寻新的档案管理方法，逐渐改善当前的管理现状，使整个文书档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时，加强对文书档案管理工作，让文书档案管理进入现代化水平，传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰，现代化的趋势将会取代传统的方法，在管理方面，现代化的管理方法更加具有安全性和可靠性。将现代化水平引入到文书档案管理中，不仅能保证文书档案的安全，也会让管理方面显得更加的轻松。

2.3完善制度，建立绩效，强化基础建设

建立健全档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节有章可循，不断优化业务流程，持续完善业务标准，优化标准化建设顶层设计，全面推行绩效考核，形成“制度、流程、标准、绩效”四统一的文书档案管理机制。同时，推动文书档案工作的发展，择机配置现代化的档案馆（室）。否则没有符合时代发展需求的档案馆（室），提高档案工作管理水平就犹如纸上谈兵，档案事业也就谈不上全面、协调、可持续发展。

2.4培养相关人才，提升管理人员素质

首先机关要培养专业性强的人才来进行相关管理工作，对其进行定期培训，增强其专业技能，减少身兼两职现象的发生，与此同时，要注意培养其对现代科学技能的掌握。其次要注意把握相关人员的人文情怀、细心耐心度等等提升其综合素质。此外，要注意督促相关人员的再教育、在学习，有计划地提升其专业素养。

2.5完善文书档案管理的设施建设

加大在人力、物力和财力方面的投入，要让机关工作人员认识到文书档案管理工作的重要意义，要把文书档案管理工作纳入每次的会议中去，从而解决文书档案管理面临的各方面问题，还要加大资金的投入，定做文书档案装具来满足文书方面的需求。在过去的文书档案管理中，文书档案的摆放好比图书馆，虽然有编号和特定的位置，但是空间有限。当有新的材料时，就会将一些旧的没有到期限的文书档案丢掉，这样就会对利用服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施，就会对文书档案的管理持续更多的时间进行保存工作，同时，也会使员工在工作中感到轻松，提高整体的工作效率。

2.6区分文书与档案，加强衔接环节。

首先要提高档案，记载及文秘文书的质量，以此来保证后续工作的顺利进行。其次要求对文件进行科学、合理的分类整理，运用电子辅助进行目录编纂，严格规范操作流程，形成正确的编档。再次，要完善细节工作，统一规范模式，如对文件的格式、版式进行统一要求等。同时要注意档案的审查工作，减少错漏、遗失等现象的发生。在此基础上，将文书与档案进行衔接，使两项工作互相监督，如文书没有编纂到位就难以有效完善档案管理，若档案管理出现漏洞则浪费文书资源，形成相互制约的模式，来提升管理工作的质量。

3 结语

对文书档案的管理工作，应注意理论与实践相结合，用正确的意识认知来提升管理工作的质量。对其相应问题进行优化与创新，使其在单位中，更好地与其他部门相配合，保证其价值得以实现。

参考文献

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