随着当今时代的不断进步，信息技术的飞速发展，信息化建设已经逐渐落实到社会建设的各个层面。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中要求“切实推进档案存储数字化和利用网络化”，面对这样的形势，档案管理工作也随着与时俱进，适应当前信息化建设发展。

一、档案管理的现状

就现目前的状况而言，自我国颁布《档案法》虽然在取得了一定的效果，但是公众的档案意识并不强烈，并且还存在地域性的差异。除此之外，正是由于档案意识的淡薄，那么自然而然也相应的缺乏档案信息化建设的意识。在档案管理工作，无论是干部还是基层员工都习惯了陈旧的操作办法，因此固步自封不思创新，同时也缺失信息化建设办法的思忖。显然这样的发展状况是极其不利于我国档案信息化建设的，同时也对档案管理工作造成了较大的阻力。

建立一套流程清晰、操作办法规范、工作目的明确的管理制度，并贯彻于档案工作之中是确保档案工作顺利进行的必要前提。诚然在档案信息化建设过程，自然也需要这样的一套科学合理的管理理念去引导工作的开展。譬如在档案管理系统中，数据储存方式与档案调取的接口就存在明显的差异，这就是导致档案的调取及共享活动被极大的掣肘，面对的这样的情形，档案信息化建设自然也就无从说起。

二、档案信息化管理的发展趋势

档案信息化建设是一项关乎档案发展命运的系统性工程，由于其颠覆性地对现有的档案管理过程与方法进行了重新的改造，使得整个档案信息化建设周期异常的漫长，甚至会长期伴随着档案工作，由此对档案信息化建设的流程、监管、标准、保障与维护工作需要予以全面而又具体的规划与设计。

随着办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。我们可以看到，档案管理由过去的纯手工管理逐步发展到计算机辅助管理，已经进入到数字化、信息化处理技术和网络化时代的边沿。面对数字化、信息化和网络化的挑战，大量新的情况不断出现，新的技术和新的工作手段不断冲击着传统的思维和模式。传统纸质文件或档案是以实体为单位呈现在人们的手中，即使是已经数字化、信息化了的电子文档，也要先转变成纸质的文档，才能完成文件生成和传递的使命。传统与现代交织，变革是必然趋势。档案管理事业正在走向数字化、信息化。

长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。

对传统档案载体进行数字化加工、信息化处理，是一段艰难的历程。然而更艰巨的任务是将数字化、信息化的电子文档进行档案化处理或者说在进行信息化处理时就运用档案化手段固化信息载体。当前人们可以花费大量人力物力去进行信息化处理，但很少有人意识到未来的数字化、信息化的电子文档，将以惊人的速度和数量产生，远远超过传统档案载体的产生。将这些数字化、信息化的电子文档进行归档处理、固化为传统意义上的档案，同样是一项浩大无比的工程。

三、数字化档案管理的优势

提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时間的浪费。提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。

档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。

增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。

档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。

四、数字化档案管理技术的价值

数字化档案管理技术是解决当前档案信息积累无限性和档案工作有限性的重要途径，当前档案资料的来源越来越多，大量的档案资料占据着馆室的空间，传统的档案管理技术已经不能适应当前的实际，因此，有必要开发出新型技术来适应当前的需要。数字化档案管理技术可以通过改变存储方式而实现空间、范围的扩大，近些年云计算、网络存储等技术的出现为数字化档案管理提供了新的平台，通过对档案管理数字技术的应用，可以迅速实现分类、加工、计算的功能。

数字化档案管理工作千头万绪，数字化技术日新月异，如果片面追求档案管理的规范性和数字化技术的先进性，无疑将会落入到片面发展的死循环，进而会被社会发展所淘汰。当前应该应用好数字化档案管理技术，使档案管理有一个稳定的核心，使档案管理的重点得以突出，进而使各种数字化产品和信息技术更为准确地应用到档案管理的实际之中，在提高档案管理水平的同时，加速信息化档案管理工作目标的实现。

综上所述，信息化时代进行档案工作建设离不开管理技术的基础性作用，在数字类型档案信息越来越多的背景下，在馆藏信息数字化的实际要求下，严格、准确、全面的管理技术应用已成为一项实际而具体的要求。档案人员应该了解数字化时代的特点，加强对科技、管理、操作等技术的学习，通过全面管理和科学操作使档案工作得到质量上的保证，进而促进档案信息更好地利用和加工，加速实现管理技术和档案工作的创新型发展。

作者简介

张琳（1974.12），女，汉族，四川资阳人，专科，档案管理方向，资阳市计划生育指导所。