符铃珠

摘 要：人事档案现有管理模式，使档案的管理与维护困难重重，档案的利用与服务等方面都受到了局限，人事档案管理的现存问题急需解决。本文提出在数字信息化快速发展的社会背景下，人事档案管理模式也应随之改变，并通过分析问题、总结方法，提出相应的解决对策。

关键词：人事档案管理；人事档案现存问题；管理新模式

档案管理是一项看起来简单，实质上不易的工作。要把档案管理工作做好、做细致需要花费大量的精力，并且还要解决一些档案保存管理过程中不可避免的一些问题。人事档案管理是档案管理中很重要的一部分，它与人们的切身利益息息相关。在个人转正定级、人事调动、职级晋升、办理养老保险等方面，人事档案都起着凭证、依据和参考的作用。人事档案是永久性保存的材料，它不仅伴随个人一生，还在往后的时期具有参考价值。随着我国政治体制改革和人事档案管理的不断改革和深化，这对人事档案的管理提出了新的要求和挑战，能不能在新形势下做好人事档案管理工作，关键在于对现存问题的及时解决和完善。

1 人事档案管理现存的问题

1.1 归档材料的信息与实际情况不相符

随着人生命历程的发展，在各个阶段都会形成不同的档案材料，这是一个长期的，不断发展的过程。由此，归档材料的是在不同的阶段，不同的背景下形成，其受到多方面因素的影响，具有复杂性和难以统一调控性，往往材料的信息会出现与实际情况不符或前后不一致的情况。另一方面，个人对填写档案材料的重视度不够，填写不认真、不仔细，也会导致信息不准确、错漏等情况。

1.2 档案材质不利于長久性保存，档案的长期性保管与维护存在困难

自出生起，所形成的档案材料就应被收集保存，直至人消亡以后，档案材料都不会被销毁，而是被永久存档保存。虽说在造纸技术几千年的发展和改进下，现有的纸质材料易于生产、书写和保存，但纸质材料还是会有它的寿命，并且在保存的过程会受到湿度、温度、光照、虫害、人为等各方面因素的影响，这使人事档案的长期保管与维护面临着困难与挑战。

1.3 人事档案具有唯一性，存在遗失、破损不可恢复的危险性

人事档案在其形成和保管的过程会跟随着个人的流动、迁徙而不断变更保管地点，并不会在固定的地方、固定的位置保管。档案管理人员的更换、档案材料存柜位置变换等也会影响人事档案以及档案材料的保管，存在着遗失的风险和可能性。而很多的归档材料都是仅此一份，若遗失或被损坏了就很难再补充，特别是一些历史久远的材料，更是难以补充和恢复。

1.4 档案开放性服务效益不强

档案本身具有保密性，需要统一集中保管，并做好其保密工作。人事档案具有个人方方面面的信息，涉及到个人隐私及其组织对个人的评价材料，不仅是对他人，即使是本人也不能随意查阅、复印自己的档案材料。这给个人人事档案蒙上了一层神秘的面纱，也会存在有的档案管理人员投鼠忌器，怕提供过多的开放性服务而违反档案的保密要求。按规定干部个人查阅档案，需要办理相关的手续，到指定的档案查阅室才能查阅档案材料，这样传统的查阅方式导致档案利用的效率和服务效益不高，在目前信息化、数字化越来越普遍的大环境下，档案的服务与利用方式也应做相应的变革和改进。

2 现存问题的解决对策

以上分析现存的问题都是普遍性的问题，也是做好人事档案管理工作的难要点。针对所提出的现存问题，有以下对策可以解决或在一定程度上解决问题，让人事档案工作进一步改进和完善。

2.1 提高人事档案管理人员的工作要求与加强人才队伍培养

一切工作都是以人为中心，工作的好与坏，根源也在于人。人事档案管理是一项具有专业性、技术性、保密性的工作，要做好人事档案日常管理工作的前提，是培养出具有强的专业技能、良好的道德品质和职业操守的档案管理人员。人事档案管理人员要以高度认真、负责、严谨的态度来对待工作，做好归档材料的把关工作，对于已发现存在不实信息的材料拒绝归档，并要求其按规定更正后才能归档。这在一定程度上可以减少归档材料信息不实、造假或填写错漏的情况，也能引起他人对档案材料形成过程的重视，提高认真填写档案材料信息的意识，自觉避免填写材料的信息与实际情况不相符的情况。日常管理中，管理人员自觉提高工作要求，严格控制档案室温度、湿度；做好防尘、防光、防虫、防微生物等措施，是延长档案材料保存寿命的关键方法。

另外，档案创新性管理需要具有综合职业实力和全面素质的人才，同时需要对人事档案管理人员的知识结构进行调整，培养先进的工作理念和创新精神。这是在工作中能不断有新突破、建立新型档案管理模式的重要前提。加强对人才队伍的培养，是把人事档案管理工作提升到一个新高度的重要途径。

2.2 构建信息化管理平台，实现高质量、高效益的管理模式

人事档案的服务与利用，需要依托信息化管理平台来实现。这是全面地、充分地发挥档案利用价值，服务大众的良好途径。通过信息化管理平台，建立起个人的电子档案，可以弥补纸质档案易破损，不易长久保存的缺陷，也可以对档案材料起到备份的作用，打破档案一旦遗失、破损就不可恢复的僵局。信息化管理平台可以实现个人自主查询档案材料信息，授予其查询的权限，这种方式简化了档案查询程序，在一定程度上提高了档案利用效率。考虑到档案材料的保密性，可以通过分等级设置查询权限，采取选择性开放的形式，来保护档案的私密性。基于信息化管理平台，利用网络记录利用信息次数及检索数据，能更有效益、更准确地评估档案的服务效益，更易得出数据和保存数据。

总而言之，为能解决或在一定程度上解决人事档案管理的现存问题，需要我们深入探究、总结方法、创新模式来改善现存的局面。人事档案信息化管理模式实现档案管理开放化、信息化、高效化，是快速数字化发展背景下的不二选择，能突破人事档案管理的现有局限，充分发挥人事档案应有的功能，开创出良好的新局面。

参考文献

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