张洪婵

搞好档案利用服务，历来是档案工作的出发点和根本目的。而搞好档案利用服务，创新是关键。只有重视档案服务创新，努力拓展新的服务空间和服务领域，搞好与档案服务创新的几项相关工作，才能使档案服务创新活动深入、持久地开展下去。

一、怎样重视档案服务创新

1、观念转变是档案服务创新的关键

按照传统观念理解，档案服务就是你来借我提供这么一项简单工作。过去，碰到有的案卷不好查找，十几分钟也调不出来，只好让别人先回去，不仅影响了他们的工作，档案员也很尴尬。如何通过服务创新，设身处地为利用者着想，方便人家调卷，应当是每个档案员都要树立的新的服务观念。之后，笔者发明了电话预约调卷方法。谁要调卷，先打电话过来，讲清楚要查文件的文号或标题（年代久远的文件因记不清楚文号和标题，要讲清楚文件相关的主题词）；待档案员將案卷调出后，在借阅簿上简单登记，然后电话通知借档人，到档案室签字即可取走档案。服务观念转变了，一心一意为利用者考虑，好的服务方法自然就产生了。观念转变是档案服务创新的关键。

2、档案服务创新重在实践

如果不想使档案服务创新仅仅成为一个响亮的口号，我们就必须在建立新的服务观念的同时，认真实践，脚踏实地地开创出档案服务创新局面。电话预约调卷方法也不是万能的，一些工作突然急用档案，你就应当即刻提供出来。如何创造出一个更好的服务方法，便成了近几年档案服务创新实践的问题。笔者在科学分类基础上实现了“档案前期一体化管理方法”，便继续尝试抛开《案卷目录》，到档案柜中索取档案的直接调卷法。这个方法的具体演示为：当档案员接到调卷人简述后，立即将这些检索要素转换为档案分类符号，打开该年档案柜，从标识着有关档案分类号的案卷中取出所要查找的档案和文件。应用直接调卷法，80%以上案卷可在一分钟内从柜中取出，借阅档案立等可取。

3、档案服务创新应当尽可能采用现代科学技术

如今，信息社会的步伐正急匆匆向我们走来，国际互联网即将覆盖全球，信息宽带正接入越来越多的机关办公室、企事业单位和家庭，多媒体数字互动式通讯技术（如3G手机和高清晰度数字电视）即将面世，采用现代科学技术作为档案服务创新手段就不仅是完全可行的，而且是十分必要的。辽宁省档案局在因特网上开辟了档案信息网页，上海市档案局依托政府公务网建立了档案信息网，北京市朝阳区档案馆采用电子触摸屏查询档案信息，都是借助现代科学技术开展的新的档案服务方式。尽管这些服务方式的应用需要在档案部门投入一定资金与技术，但是它起点高、见效快、影响大，应当引起档案界高度重视。

二、努力拓展档案服务领域与档案服务空间

1、紧密配合改革开放，拓展档案服务领域

随着改革开放而出现的一些新事物或社会深层次问题，往往可以成为拓宽档案服务的一些新领域。公司上市及转让、企业产权资信评估、房改和医改、房地产市场交易、知识产权保护、公民维权等社会活动，都为档案信息服务提供了发展机遇和新的领域。山西省档案局以信誉档案协助政府治理旅游市场，使得旅游市场秩序取得明显改观，游客投诉率明显下降；青岛市档案局建立了企业信用档案系统，使得全市工商、税务部门实现了信用档案信息数据共享，企业信誉在网上一览无遗；宁波卷烟厂档案室为本厂老牌新品“大红鹰”申报驰名商标出力。这些事例足以证明，随着改革开放不断深入，不断生发出新的矛盾，而在解决这些矛盾过程中，必然产生档案服务新的契机和新的领域。档案部门要利用好这些机遇，就应当紧紧围绕各项改革主动提供档案信息服务，使得档案服务领域不断拓展。

2、积极了解档案需求动向，拓宽档案服务社会空间

二十世纪九十年代，随着第一次社会编修志书活动的开始，笔者所在单位档案室陆续出现了社会借阅者，他们查阅的案卷以历史档案为主。我们便通过档案利用反馈信息及时捕捉到了社会编史修志的端倪，便有针对性地复印了一些历史档案材料，使得他们无准备而来，满意而归。在长达五六年的时间内，机关档案室共向社会提供档案三百余卷次，拓宽了档案服务的社会空间，充分发挥出了档案的社会效益。向社会拓宽服务空间，是未来企事业、机关档案工作发展的一个方向。在步入数字档案与虚拟网络管理之后，我们即将面临着众多社会档案信息利用者，如何很好地为他们服务，是每一个档案人员都要认真思考与即将直面的问题，也是档案服务创新有待解决的一个重大课题。

三、档案服务创新应当搞好的几项相关工作

1、通过档案服务创新，建立起新的管理模式和管理制度

新的档案管理模式和新的档案管理制度具有释放人的劳动积极性与创造性，催人奋进，勇于改革创新，不断打开档案服务工作新局面的功效；具有理顺工厂档案信息供需关系，构筑起完美与和谐的档案需求环境的作用；具有密切联系各有关部门，沟通档案信息需求渠道的功能，它是维护稳定而有效的档案信息供求关系的保证，是持久深入地开展档案服务创新的基础。只有在档案服务创新过程中建立新的档案管理模式和管理制度，才能彻底革除旧观念，全面激活档案服务创新机制，实现档案服务持续创新。

2、通过档案服务创新，构筑充满时代氛围的人文环境

档案部门要实现全面服务创新，必须建立起充满时代氛围的人文环境，在档案部门体现出互相信任、互相鼓励，友好协作新的人际关系，以利于档案服务创新思维的高度活跃，不断地涌现出服务创新成果。档案借阅室应当充满现代人文氛围，除了简洁明快的服务环境和服务设施外，还应当实现微笑服务，友好咨询，礼貌待客，也不妨尝试轻音乐低徊，鲜花摆上桌等方式，进一步营造和谐温馨的档案利用服务气氛。

3、通过档案服务创新，建立起档案信息利用反馈系统

档案服务创新，也是机关档案管理不断对外开放的过程。启动、刺激与不断扩大档案需求，是档案服务创新的宗旨。为了保证档案服务创新成为一个持续不断的卓有成效的活动，档案部门可以通过全面考察和精心设计，在档案信息网络平台上建立利用反馈系统，收集、整理、反馈各方面对档案服务的意见和要求，然后进行梳理、分类，制定出改进方案，不断完善档案服务创新机制，提高档案服务创新水平。