梁宗琪

档案信息服务模式是由一定历史时期的生产力发展水平和生产组织形式决定的。档案工作作为人有目的的活动的产物，需要与外界的社会环境之间进行物质、能量和信息的交换，在协调——失调——协调中达到新的平衡。在社会实践的不断变迁中认识和把握档案信息服务模式的转变，自觉调整目标定位和实现目的的方法、手段，以期在新的水平上重新达到稳定的运行和协调发展，是保持档案事业蓬勃发展的力量之源。

一、档案信息服务

1.档案信息服务含义

档案信息服务从广义上讲，指的是档案信息机构整个的业务工作。即所有为了促进档案信息流通，加快档案信息传播，提高档案信息利用率，便于利用者获取档案信息所进行的各项活动。狭义上讲，是指档案馆（室）工作人员根据利用者的档案信息需求，组织利用者获取和利用档案信息的工作。本文所说的档案信息服务主要指的是后者，是档案部门为了最大限度的发挥档案信息的社会效益、经济效益，在服务理念支配下，通过健全的制度、合理的程序，特定机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用，并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境，以发挥档案作为人类活动记录的作用，提高社会整体的档案信息服务水平，并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展，以提高档案事业的社会地位。此外，本文的档案信息服务指的是档案部门的档案信息服务工作，它与我们平常说的档案信息利用工作并无本质差别。

2.档案信息服务系统构成要素

档案信息服务系统由档案信息服务对象——利用者、档案信息服务人员——档案工作者、档案信息服务设施、档案信息服务方法、档案信息服务资源构成。利用者是档案信息服务的客体，是档案信息服务存在的原动力；档案工作者是档案信息服务的主体，包括相关的业务人员与服务人员；档案信息服务设施是档案信息服务工作的物质条件；服务方法与信息资源分别是档案信息服务实现的前提与工作对象。这些要素相互依存，共同构成了档案信息服务系统。档案信息服务系统是档案信息服务模式运行的先决条件，它与档案信息服务模式共同构成档案信息服务工作的基本框架。此外，从档案工作系统本身来看，档案信息服务系统还要受到档案鉴定、检索、档案信息开发及公开等诸多环节的影响。

二、档案信息服务模式

1.档案信息服务模式含义

模式是某类问题的方法论，是问题解决方案的核心，管理理念的具体化，是一种被组织和社会所认同与接纳的管理法则，好的模式可以用效益去审视、评价。从系统论角度看，模式不仅是指由理念、组织方式、技术以及多种物质要素构成的具有一定功能的有机整体，是对组成要素及其基本关系的描述，也是诸要素之间相互作用、推进其运行变化的动态过程系统。当某种模式赖以生存的内外环境发生变化时，固有模式的构成要素以及要素之间的关系必将进行变革、重组，最终形成更加令人满意的新模式。随着运行环境的变化，模式的转变是必然的，但转变是有条件的，也需要一个过程。档案信息服务模式是指在档案信息服务理念这种精神的支配下，通过制定一系列档案信息服务制度，来规范档案信息服务机构的运行与档案信息利用者的行为，使社会档案信息需求与供给达到平衡状态的一种档案信息服务系统运作状态。档案信息服务模式一旦建立并发挥作用，就会对档案信息服务工作形成潜在的、持久的约束，使档案信息服务工作的各方面在服务模式的规范下有序开展，但是，档案信息服务模式又不是持久不变的，它必将随着社会实践这个大的运行环境的变化而变化。

2.档案信息服务模式的构成

服务理念是理念的子概念。理念的产生源于哲学。理念是人对于不同事物从自身角度出发确（认）定下来的正确看法，并用于指导人们的行为实践，理念是一种意识。人对于不同的事物有着不同的理念，如营销理念、管理理念、服务理念等。对于理念，不同的角度有不同的表述。但最根本的一点，理念是形而上学，富有理想色彩但又不空洞，可以转化为一定的制度，可以对实践起着永恒指导作用的一种理论上的“信仰”。需要强调的是，理念本身有正确的和错误之分，理念是行为人自身拥有并认为正确的看法，并不代表其本身真的正确。

从理论与实践两个方面看，服务理念对于档案信息服务部门的意义在于它是档案信息服务部门行为最本源的东西，与其行为有着因果关系，服务理念是因，行为是果；服务理念是行为的主导，行为是服务理念的实现，服务理念决定档案信息服务部门的存在与发展，是一种精神，这个精神自然还要支配服务制度的制定。档案信息服务部门的规模越庞大，服务理念的重要性就越突出；档案信息服务部门行为的一致性要求越高，对服务理念的依赖性就越大。没有正确的服务理念，档案信息服务部门越是努力其损失就越大。

对于服务机构来说，服务理念也是组织核心竞争能力的体现。组织与组织之间根本的区别就是理念上的区别，进而在理念的指导下在组织宗旨、构成、活动及其活动结果上引起一系列的不同。对组织是这样，对一个民族、对一个国家同樣是这样。一个民族可以因为其掌握了科学技术知识而昌盛，但最初的根源却来自于其“崇尚知识”的理念。反思历史上各种文明崛起与衰落的背后，无不打上了理念的烙印。所以，档案部门作为一个社会信息服务部门，首先应该确立的是服务理念，而不是再三强调服务意识，这关乎档案信息服务工作的全局，因为服务理念是档案信息服务模式的核心。

服务制度就是在服务理念支配下建立的有关服务机构权限、职责、服务方式、程序等一系列的规章制度。服务制度内容广泛，只要是与档案信息服务工作有关的内容，都可以纳入其调整范围。服务制度是服务理念的体现，透过服务制度我们可以了解服务机构的宗旨、职责等相关信息。没有服务制度，服务理念将无法体现，更无法达到预想的服务效果，没有服务理念，服务制度就失去了根基，也就没有制定的意义。对于档案信息服务部门来说，完善的服务制度是各项服务工作顺利进行的保障，也是档案信息服务模式形成的关键。服务机构服务机构是将服务制度、服务方法与程序等服务环节付诸于实践的组织。档案信息服务部门就是提供档案信息的服务机构，具体是指公共档案馆，包括历史档案馆、综合档案馆与专业档案馆。档案信息服务机构是档案信息服务模式形成的组织者，它的设置不应是一成不变，应该随着服务工作的变化，结合政治、经济、文化等条件而变化，符合高效、低耗的原则，不应“一刀切”。