李华

从管理的内容看，电子档案传统安全管理就是要保证处于计算机系统的各个物理位置、逻辑区域、存储和传输介质中的电子档案内容，在动态和静态过程中均保持其真实性、完整性、可用性，而要做到这些，就要涉及到电子档案与人、网络、环境有关的技术安全、结构安全和管理安全等各个部分，这几个部分又是相互依赖、互为补充的。从管理的范围看，电子档案传统安全管理包括很多个组成部分，如硬件的安全、软件的安全、文件的安全、数据的安全等等。这些部分是相互依赖和相互支持的，其中任何一个环节出错，都会影响电子档案的安全。从管理的阶段看，电子档案传统安全管理贯穿电子档案的孕育期到维护期，涉及到电子档案形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用的全过程，每个阶段的安全也是相互依存的，前一阶段档案安全保护工作的质量直接决定下一阶段工作的质量。就目前我国电子档案传统安全管理的实际工作情况而言，电子档案安全管理主要还是依据传统载体档案的保护方法，“以防为主，防治结合”，其主要的关注对象是电子档案载体本身的安全，对其周围环境及管理方面的影响涉猎较少，具体总结如下：

一、电子档案传统安全管理措施

1.载体安全保护。第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。一般来说，电子档案最终的载体都是磁、光介质载体，这些存储载体的寿命直接影响到人类获取信息的期限。这些载体因为自身的脆弱性，对保管环境要求甚高，所以要增加投入，为其提供适合的、严格的保管环境。

2.硬拷贝保护。硬拷贝管理其实质是电子档案的物理归档，在电子档案产生或接收时，打印输出硬拷贝（纸或胶片），在纸质档案保管系统内管理，而将计算机系统内的电子档案删除。这种方法的优点是价格便宜，所需技术不多，有成熟的管理和保护方法来管理这些硬拷贝。但这种处理方法其实是纸质档案归档的一种变形，不仅失去了电子档案多途径、快速检索的特点，也损毁或破坏了电子档案的背景信息和完整性。

3.电子拷贝保护。用脱机媒体拷贝电子档案，例如制作电子档案的磁带备份、光盘备份、磁盘备份，将这些电子备份保存在档案库内，形成电子档案。这种方法的优点是能保留数字方式对电子档案检索的特点，并能在一定程度上比较完整地保存电子档案的内容与背景信息，但电子档案所使用的磁性载体对库房环境要求非常严格，所以在管理上依然存在着很大的风险。

4.“双套制”保护。以硬拷贝与电子拷贝双重备份方式来管理和保护电子档案，形成两种介质、同一内容的两套档案。国家档案局、中央档案馆颁布的《电子文件归档及电子档案管理办法》中规定：“具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档”。“双套制”既保存了电子档案的内容信息，又保存了电子档案应有的特点与作用。但“双套制”兼容了两者所投入的人力物力，成本较高，除此之外，在这种保护方法下，电子档案因为没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据，它的档案属性和证据力是不完整的，往往沦为纸质档案的数字化副本。

5.双轨制保护。文件在生成、运转直到归档成为档案的过程中，纸质文件与电子文件共存联动，即两种版本的文件同步随业务流程运转，相辅相成，互为补充。实行双轨制的机构在文件进行运转程序时就形成电子与纸质两种版本，有关人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复的办理。在办理完毕后，双轨制大多导致双套归档。由于双轨制是纸质、电子全程共存，电子文件参与相关的事务处理，有完整的元数据，所以在此基础上电子文件逻辑归档和物理归档完成后会成为真正意义上的电子档案。因此可以说，双轨制比双套制要完善一些。但是双套制存在的弊端，也被双轨制继承下来。

二、电子档案传统安全管理措施的局限性

通过对电子档案传统安全管理措施的研究，笔者发现安全管理措施，只是傳统保管措施针对数字化发展态势的一种延伸和改造，虽然能够起到一定的效果，但并不能从实质上避免风险。笔者认为电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。

（1） 盲目性。作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。对于所采取的措施只是“人云亦云”，进行简单的跟风，没有针对性，对于造成本组织电子档案风险的因素没有深入探究，甚至谈不上什么了解，对于所采取的应对措施更谈不上什么研究，对其用途更是“知其然，不知其所以然”。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。

（2） 非系统性。电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。电子档案保护的过程是一个复杂的过程，对于其自身及其所蕴含信息的保护是一个系统性工程，非系统的、简单的防护措施并不能从根本上解决问题。

（3） 低效率性。传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。在目前档案部门经费普遍紧张的情况下，这种投入与产出之间不成比例的现象，不能引起主管部门的重视，进而不能够刺激主管部门加大对于电子档案安全管理的投入。

（4） 被动性。电子档案传统保护措施往往是被动而为之。对于可能发生的风险，囿于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。

（5） 缺乏制度性。电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往发布的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。

正因为传统的安全管理不能够满足电子档案的安全要求，我们有必要把目光转向其他领域，寻求更加合理、科学的方法，来维护电子档案的真实性、完整性和可用性等。风险管理以其前瞻性、全面性、系统性及科学性引起档案界的注意。