姚琳

摘 要：进入21世纪后，我国数字档案馆建设经历了从初步探索到不断发展的过程。这不仅得益于档案信息化大趋势的到来，同时也得益于我国档案工作在现实生活中所日益发挥的举足轻重的作用。“十二五”期间，很多国家档案馆和企事业单位档案部门都己将数字档案馆建设纳入到目标任务当中来。与此同时，“建设未动，标准先行”的思想也己经逐步得到多方认可。然而在目前，我国数字档案馆相关标准规范的制修订工作多由政府档案行政管理部门主导，而与图书馆数字档案馆建设直接相关的标准规范体系缺失，这便不可避免地出现当前的标准规范体系无法完全适应图书馆数字档案馆发展的矛盾，由此也引发了笔者对图书馆数字档案馆标准相关问题研究的关注。

关键词：档案管理工作的规范化；重要性；规范化；规章制度；管理方案

为加强图书馆系统各单位对档案信息化工作的统一认识，缩小现代化条件下各单位之间档案业务和管理工作的差异化程度，提升图书馆系统档案信息化建设的整体水平，最终实现档案信息化建设工作的一体化进程，同时建立总部档案馆对下属单位档案工作的指导与监督、下属单位支持和维护总部对档案工作统一领导、协调开展这样一种责任和义务关系，必须建立和健全标准体系作为基础保障。

目前在我国，电子文件的管理己经上升到了国家战略的高度，作为图书馆档案部门，应敏锐地意识到这种战略的意义所在，充分地发掘自身工作的潜在价值，找准时机，从图书馆战略的高度来搭建具局意义的标准体系平台，使档案工作真正地服务图书馆中心工作，服务图书馆战略发展。这种具有全局意义的标准文件体系不仅是图书馆档案馆工作的实现规范管理的必要条件，同时也将是适应图书馆一定时期内战略发展的需要。

1 数字档案馆组织模式设计

组织是社会发展过程中劳作分工的产物，是在方针条件下构成的人的有序集合。数字档案馆组织管理环境是与外部社會、经济环境相对应的数字档案馆内部环境，是由数字档案馆组织中各要素同时效果构成的组织构造与运作管理机制的根本范式。本节将针对现有组织的有关研讨进行总述，以概括出数字档案馆组织管理环境的通常要素模型，为后文的业务型图书馆数字档案馆研讨提供根据。需求说明的是，当今国内外专家在研讨数字档案馆组织时多引证组织构造的广义内涵，即组织各要素彼此相关同时效果所构成的具有某种特征的组织管理与运作系统，与本文所研讨的数字档案馆组织管理环境的本质一样；而本文研讨过程中引证组织构造的狭义定义，即组织各部门或各单元的层级规划和鸿沟界定，是数字档案馆管理运作的实体架构。

1.1 组织模式

组织理论的研讨是关于组织运转及有用性的讨论，是以组织设计和组织行动的办法及规则为条件基础的。组织研讨演进也明晰地反映出组织设计与组织管理的主导范畴。

古典组织理论随着工业革命的进程而得到开展，在实践过程中构成两大分支：以泰勒为代表的科学管理学派从工人与机械功率的视点讨论适合于数字档案馆出产的组织运转形式；以法约尔为代表的组织学派从高层管理者的视点研讨管理准则与要素，并对数字档案馆熟悉活动进行组织设计。随后韦伯从纯理论视点提出了行政组织体系模型，指出有清晰的职务和权利装备，专业化程度高，且分工与准则清晰的组织，其功率和稳定性最好。

组织是社会发展过程中劳动分工的产物，是在目标条件下形成的人的有序集合。数字档案馆组织管理环境是与外部社会、经济环境相对应的数字档案馆内部环境，是由数字档案馆组织中各要素共同作用形成的组织结构与运作管理机制的基本范式。本节将针对现有组织的相关研究进行综述，以归纳出数字档案馆组织管理环境的一般要素模型，为后文的数字档案馆研究提供依据。需要说明的是，当前国内外学者在研究数字档案馆组织时多引用组织结构的广义内涵，即组织各要素相互关联共同作用所形成的具有某种特征的组织管理与运作体系，与本文所研究的数字档案馆组织管理环境的实质相同；而本文研究过程中引用组织结构的狭义定义，即组织各部门或各单元的层级设计和边界界定，是数字档案馆管理运作的实体架构。

组织理论的研究是关于组织运行及有效性的探讨，是以组织设计和组织行为的方式及规律为前提基础的。组织研究演进也清晰地反映出组织设计与组织管理的主导领域。

1.2 数字档案馆组织模式设计内容

组织管理环境要素辨认进程是从不一样层面依照必定的规矩对影响组织绩效的熟悉要素进行鉴别。前文对组织管理研讨的开展演进进行了具体的整理，清晰组织研讨可分为组织开展与性、组织内部流程与运作管理范式两个重点范畴，本节将对这两个范畴研讨中的有关要素进行剖析，进而辨认出数字档案馆组织管理环境的要素构成。

数字档案馆寻求经济效益与社会效益的根本在于获取组织长时期开展的动机和支持条件。组织开展与组织内部从两个方面进行阐释：其一是组织动态性，任何组织都不是独立存在的，战略管理理论研讨与开展证明组织长时期安稳运转需要不断与其地点工作环境和其他相关环境中的组织或其他单元进行关联和谐；其二是组织内部的立异效应，立异理论的开展解说了组织立异是数字档案馆提升竞争力的关键环节。

2 数字档案馆规范化建设路径

2.1传统档案馆可以沿用的优势

如果用户要查找档案，纸质档案信息资源检索式手工方式，根据用户的需求，采用不同的手工检索工具，进行检索。数字档案信息资源在计算机平台，对用户提出的检索条件，采用不同的计算机检索工具，进行检索。对于用户需要检索的档案，纸质档案信息检索结果以纸张的方式呈现给用户，数字档案信息资源检索到的结果直接在电脑屏幕上输出。

2.2 EDA建设前期准备

当前，图书馆当前的数字档案馆在标准规范的建设方面尚未形成有机的体系，这一方面是由于图书馆外部整体环境下的数字档案馆标准体系缺失造成的，另一方面，也与图书馆内部现阶段档案工作所处的地位以及从业人员的标准化思想意识和业务素质有关。因此，推进图书馆数字档案馆标准体系的构建工作任重而道远。经慎重思考，建议可从下述几方面着手改进：

目前，与图书馆标准体系建设密切相关的两项标准。因此，图书馆应认真研读这两项标准的主旨内涵，将标准的精神实质落到实处。同时，不可不提的是，两项标准基本上也是将近二十多年时间才进行初次或再次修订，因此，缩短标准的修订周期，提高标准的适应性也是未来我国标准化工作的重要任务。加强数字档案馆专门标准的制订工作。这不仅需要国家档案局牵头完成，更需要各地档案部门的积极配合，将先进经验上升为标准。

2.3 注重图书馆数字档案馆对于图书馆业务的运用

加强与图书馆、情报部门及其他信息服务部门之间的合作。包括各部门间建立合理的信息收集分工负责制，建立通畅的内部信息交换制度，发挥各种信息资源数据库的分工建设与融合集成等。信息安全建设过程中所需要的信息资源不仅包括档案信息资源，也包括图书、情报等信息资源。信息安全的目标是要集中这些信息资源为政府行政和“一站式”服务发挥强有力的支持，只有实现这些信息资源的整合才能更好地发挥数字档案馆的作用.

3 结论

研究将管理与管理看作是数字档案馆在不同环境与战略目标下所采取的两种组织管理模式。通过对比两种模式下组织发展与运作方面的区别，对数字档案馆进行描述性概念界定，即采用顾客需求导向的生产服务模式；以多变复杂的业务活动为业务和职能工作特征；以业务作为收益和成本核算的独立单元；强调计划的主导性，通过灵活协调、快速组织调用资源实现对业务需求的快速反应和对业务目标的有效实现的组织。

参考文献

[1]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务.2015（07）.

[2]顾雅丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者.2015（07）.

[3]黄喆.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经济与社会发展研究.2014（07）.