关于档案管理数字化建设的思考

2018-03-27丁艳梅

传媒论坛 2018年1期

丁艳梅

（建水县招商局，云南建水 654399）

传统的档案管理一般以纸质档案为主，其保存时间较短、保存难度较大，尤其是档案在查找时的工作量极大，严重影响了档案数据信息的应用质量。当前数字时代背景下，档案管理正逐步向数字化方向发展，通过计算机系统对档案信息加以管理，其保存时间和信息检索得以高度优化，有利于档案管理工作的进一步开展。

一、档案管理数字化建设概述

所谓档案管理数字化，就是将以往纸质档案转变为数字化介质，通过计算机进行收集、保存、管理、检索、分析等各项工作，档案管理数字化建设主要包含档案数据库、软件前台界面、系统后台程序等几个组成部分。通过数字化档案管理，极大提升了档案管理工作效果，促使档案信息更好的应用于企事业单位生产、经营和管理之中。

二、档案管理数字化建设的举措

（一）档案管理数字化应加强标准建设

档案管理是一门系统化、标准化的学科，在管理工作之中，标准及制度建设尤为重要，只有建立健全档案管理工作标准和制度，才能保障档案管理各项工作的顺利实施。其一，档案管理部门应建设数字化档案信息管理制度，制度是制约档案管理人员工作的有效措施，因此，档案管理部门应充分了解管理工作实际内容，并将档案管理内容进行细化与调整，将制度贯彻于档案管理岗位之上。通过这一形式，提升数字化档案管理人员的制约水平，有利于档案管理数字化建设的正常运行。其二，档案管理部门需加强数据信息标准的建设，众所周知，数字化档案管理就是将档案管理工作置于计算机之中，不同的管理方式导致档案数据信息格式有所不同，不同数据信息格式差异将会造成不同部门之间无法实现档案数据信息的交流与沟通，严重影响了数字化档案信息建设效果。鉴于此，档案管理部门需建立统一的标准化档案管理模式，使各个部门之间档案数据信息的内容、格式、分类方式相一致，进一步提升档案信息共享效率，以实现档案信息管理工作的数字化、共享化发展。

（二）档案管理数字化应提高人员水平

档案管理部门应加强管理人员的技能培养，通过教育培训的形式提升管理人员职业素养，进而满足现代社会对档案管理人才的实际需求。其一，在档案管理技能培养方面。档案部门需引入当前先进的档案管理理念，着重培养从业人员档案管理新技术与新知识，从而提升从业人员档案管理技能水平。其二，在数字化平台建设方面。档案管理部门需将计算机基础知识、档案管理数字化技能作为教育培训的重点，可外聘具有一定数字化档案管理经验的专家到部门之中，为档案管理人员进行讲解，提高档案管理人员网络、数据库、信息录入等相关工作技能。

（三）档案管理数字化应重视安全管理

在数字化档案管理工作中，档案数据信息的安全性十分重要，档案信息是企事业单位重要的信息资源，一旦出现信息安全问题，对企事业单位造成的影响极其重大。鉴于此，在档案管理数字化系统建设过程中，应加大对档案信息安全管理的宣传力度，提升管理人员对档案信息安全性的重视。一方面，档案部门需建立完善的部门管理制度，加强对档案管理部门的安全性、保密性建设，严格禁止非部门人员进入到档案管理办公室及档案库之中。针对档案管理人员使用的计算机，应做到“随时检查、人走关机”，以防止非部门人员操作档案管理计算机。另一方面，合理应用计算机防火墙、杀毒软件及安全密钥等技术，避免网络黑客及病毒入侵档案管理部门数字化系统，从而提升档案数据信息的安全性。

（四）档案管理数字化应配置硬件设施

与传统档案管理相比，数字化档案管理对硬件设施的要求较高，档案管理部门应针对当前系统平台的运行要求，配备与之相适应的硬件设施，以保障档案管理数字化建设的顺利进行。档案管理数字化所需硬件设施主要包含日常操作设备、系统平台设备、储存设备三大类型，其中，日常操作设备以计算机、扫描机、打印机为主，在日常操作设备配置中，档案管理部门需主要考量上述设备的性能，应与档案管理工作要求相一致，并充分考虑部门及单位未来发展情况，以确保档案管理工作合理开展。系统平台设备包括交换机、服务器、网络线缆等等，上述设备是确保档案管理数字化系统运行的重要组成部分，因此，在设备选择方面应着重考虑设备的安全性与稳定性。储存设备主要用于档案信息的储存和备份，多以硬盘、磁盘为主，其设备传输速度、稳定程度、安全性尤为重要。