大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨

2018-02-14韩雪莲

精品 2018年5期

■韩雪莲

河北省唐山市迁安市杨各庄镇人民政府

1 人事档案管理信息化特点

1.1 人事档案管理的重要性

从我国事业单位目前的运行情况来说，往往包括繁琐的事项，事业单位不仅需要完成单位日常的工作内容，还需要对其工作人员的人事和知识进行管理。人事档案则是高校和用人单位对人才参与的各种实践活动的最原始的记录，包括出生日期、教育程度、思想品行以及特点特长等各个方面的情况，成为重要的人才信息资源，也是用人单位考察和选拔员工的一个极其重要的标准。事业单位在人事档案管理中不断引入先进的信息技术，已经成为人事档案管理手段变革的内在前提，具有必然性。

1.2 大数据和信息化的影响

从刻在龟壳和兽骨上的甲骨文，到现在的电子相片、录像等新兴的记录方式，档案的载体发生了巨大的改变。随着大数据时代的发展，从传统的纸质模式到现在的信息化管理模式的转变归其根本可以说是人事档案自身发展的客观要求。只有将人才的信息进行整合，并且按照不同的需求进行适当的开发和利用，才能实现信息的增值并且提高信息资源的有效性。大数据即是对大量的数据进行整理分析，得出的是一种整体、全面的发展必然趋势，给我们看世界提供了一种更加全面和新颖的方法，取代了过去凭借经验决定的时代。

2 事业单位人事档案管理的现状和问题

2.1 人事档案基础工作投入不足,电子化硬件设备得不到保障

有的单位没有独立的档案室，档案设备简陋，没有烟感器、电子摄像头，没有防光效能高的窗帘，没有仿真扫描仪，计算机硬件和档案存储设备落后，不能适应新时期档案管理工作的信息体系。

2.2 单位领导不重视，没有配备充足的档案员

传统的档案管理需要耗费大量的人力，一旦人员不够，就会使得材料归档不及时、归档材料不齐全，不利于档案的完整与保管，也影响了工作效率。

2.3 缺乏专业的档案管理人员

大部分事业单位没有专业性强的档案员，人事档案管理人员没有经过专业的培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对计算机使用、数字化管理和信息化软件使用不熟练，甚至一窍不通。随着信息技术的不断应用，传统的档案管理模式也在不断改进，为适应现代信息化、数字化档案管理需求，对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高。

2.4 传统的纸质档案保管不方便

传统的纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密，造成不良影响。信息化时代急需提供电子档案的管理，大量的电子文档和数据，有效的管理方法就是信息化管理。如何确保海量档案资料安全？如何更好地发布档案信息，便于查找和使用？这些都是纸质档案管理无法解决的问题。因此，新时期电子文档数据化、信息化管理很有必要。

3 大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设

3.1 宣传加强信息化建设的意识

人事档案的建设多是由学校和一些政府单位担任加工的主体，因此这些加工主体在对人事档案的加工上处于极其重要的位置。我国目前的人事档案多是利用纸质档案进行记录，对于事业单位的人事档案管理，当进行人事调动时就引发了调档和流动的问题。但是人事档案的调动可以说是一项涉及多部门的复杂工作，手续繁琐复杂，可能会导致用人单位对接上存在时间差，进而引发一系列问题。随着互联网技术的发展，人事档案的管理也应该紧紧跟随着时代的步伐，增强其科技信息化的含量，实现人事档案信息资源的有效管理与充分利用，最大限度地满足人事工作的客观需求。就事业单位而言，应该对在职的工作人员进行人事档案信息化，并结合工作实际制定相应的规章制度，扩大宣传，逐步加快人事档案信息化建设的步伐，从而产生积极的助推作用，实现事业单位人事档案管理向信息化迈进。

3.2 做好试点逐步推进

随着档案管理对象和内容的增加，在计算机网络信息技术成熟的今天，需要建立档案管理网络系统，进行档案管理资源的数据库的构建和集中式拓扑结构设计，提高档案管理的效能和安全性。我国经济、农业的发展常先设立部分试点，我们在大数据时代推进人事档案信息化建设时也可向其学习。对于市里的事业单位，首先进行档案管理信息化的宣传，之后选定几个有代表性的单位首先开展信息化管理的建设。可以向已经采取档案管理的单位或者企业学习，学习他们成功的经验，邀请主要负责工作人员进行技术指导，对可能出现的问题进行分析和规避，并请参与试点的工作人员积极反映意见和建议，逐步将试点的工作开展起来。最后能以试点的成功经验为代表，在各乡镇单位进行宣传和讲解，最终达到整体信息化。

3.3 提高管理人员业务工作水平

目前事业单位对于人事档案的管理多设有专门的工作人员，这些档案工作者的工作能力直接决定着人事档案的管理方式和方法，通过对管理人员的业务培训可以直接作用于档案的管理。档案管理人员首先要培训的就是对档案管理的意识和态度，要具备良好的思想道德素养，树立以人为本的服务理念，这是档案管理工作者不可忽略的一方面。除此之外就要提高档案管理工作者的业务能力，可以通过高校定点培训相应的人才进行档案信息化管理，也可以通过对现有的工作人员进行定期的业务培训，提高工作中发现问题和解决问题的能力，促进人事档案信息化建设。