赵 单

(昭通市第一人民医院，云南 昭通 657000)

浅谈档案管理中开放利用与保密之间的平衡关系

赵 单

(昭通市第一人民医院，云南 昭通 657000)

近年来，社会发展稳步推进，信息建设日趋完善，档案资源所蕴含的价值开始深受社会群众广泛关注。于是档案资料的保密，以及深化利用工作就变得十分重要。这些工作能否做好，将会对国家的安全和利益都会产生显著的影响。对广大的档案管理工作人员而言，保密和深化利用已经成为档案管理的工作重点。

档案管理；开发利用；保密

一、档案利用与保密的关系

在《档案法》中，已经明确提出，档案资料要遵循逐步向社会公开的原则。而在《保密法》中，其十六条指出：如果国家级保密事项，超过期限不再需要保密，那么原来确定的保密级单位或者上级主管部门，就需要提出申请及时给予解密。在当前法律体系中，档案资料的开发利用和保密之间的矛盾，已经在现有的法律法规中被明确，这也足以看出该它们之间的关系具有显著的复杂性。在档案管理工作中，一定要做好内外使用环境的界限划分，同时也要做好加密和非加密的区分工作，真正实现既能够保障国家保密级档案能够得到很好的保护，同时最大限度的开发非保密级资料的利用水平。

二、档案利用与保密工作存在的问题

在过去相当长的时间里，受限于传统保密观念，档案管理人员十分注重档案保密工作，档案利用却被有选择的忽视。经常采取的措施为：将档案束之高阁，对其进行隔离处理，导致档案价值的流失。另外，由于存在着诸多的泄密案件，相关的信息安全意识开始得到了社会的强化，档案保密要求也开始变得更高，档案的正常利用开始受到显著影响。实际上，档案之所以要进行保密，并非将其简单的隔离，而是将其在保密的环境下进行科学的利用，从而最大限度的提升档案的利用价值。所以，作为档案管理部门，必须要革新自身的传统工作理念，一方面要做好各项档案保密工作，另一方面还需要提升档案利用水平，最大限度的提升它的社会服务功能。

三、做好档案利用和保密工作的协调措施

(一)梳理档案管理中保密和开放利用之间的关系

档案工作包括了两个极为重要的领域，一个是档案的保密，另一个是开发利用。在档案管理环节，就需要将保密和开发利用进行辩证地看待。如果仅仅针对其中的一点开展相关工作，显然不利于档案管理工作的正常开展，最好是要将两者进行有机的结合。档案的开发利用，无疑是档案管理工作的核心生命线，在具体管理环节，相关人员需要做到基于保密来开展相关的工作，最终实现保密和开发利用进行有机的结合，以及资源信息的共享。最终实现档案资源的科学应用和开发。

(二)做好档案开放利用过程中的保密工作

第一，做好档案开放利用前的准备。①做好档案的分类整理。对原始文档资料进行科学的整理，然后对相关的涉密以及非涉密档案资料进行科学的细分，进而保障分类具有更高的科学性，另外还需要让编目变得更加清晰。②构建完善的档案号码，对必须要归档的资料进行有效的整理，确保档案资料能够得到良好的保护。对珍贵的档案可以采用拍照、复印等多种形式进行复制，创建相应的副本，使之进行数字化转变。③创设检索工具，让档案的检索实现多元化。

第二，完善档案开放体系。要紧密的结合《保密法》对档案保密等级进行细分，形成规则，从而让相关的管理者对档案进行科学的管控。另外，还需要紧密的结合《保密法》，对超过保密期的档案，要进行及时的解密，然后理清保密和非保密，以及内外环境的界限。确保档案资料可以被合理利用。然后结合需求，设置合理的利用区间，完善审批流程。

(三)完善档案利用过程管控体系

第一，建立健全规章制度。档案管控部门需要紧密的结合国家档案和保密工作制度方针，完善相应的规章体系。另外，还需要对保密档案的管理行为进行科学的管控，使用结束之后，就需要给予及时的归档和管理，强化绝密档案的管控，而档案的销毁和移出等，则需要严格按照流程制度进行。使用结束之后，需要进行及时的清查，一旦出现了泄密，就需要及时的进行补救等。

第二，加强队伍建设。有效增强档案管理者的综合政治素养，积极的学习相关法律，如保密法和档案法等，要充分的做到知法守法，严格的遵守职业道德，强化安全意识。另外，档案管理者还需要强化理论学习，不断提升自身专业素养和技术能力，牢固掌握基础性的档案管理工作，全面掌握档案工作规律，有效提升相关人员档案管理工作水平。

第三，完善库房管理强化网络保密。档案管理开始进入到数字时代，在档案价值开发利用阶段，要科学的做好信息安全保密工作。如果涉及到绝密信息，需要从物理层面，对相关数字档案进行隔离。要对网络保密工作进行制度化建设，确保信息能够科学的传播。针对库房，则需要委派专业人员负责保管，并完善相应的管理制度，并在档案馆(室)内科学布置摄像头，对档案利用的整个过程进行全面的监控，从而有效提升档案资料的安全性。

四、结束语

档案的保密和开放关系需要被科学的处理，其原则就是要在科学的保密体系之下，对其进行大胆的开放，严格和宽松的程度要进行科学的调整。在具体工作过程中，还需要借助于科学态度，来处理相关的实际问题，要遵循“涉密不上网、上网不涉密”的原则，从制度和方法上，搞好开放和控制的标准，人防与技防相结合，进而推动档案管理水平的升级。

[1]王璐.浅析如何开展档案开放与档案保密工作[J].办公室业务，2017(02).

[2]陈云.如何做好档案保管及利用的保密工作[J].大众文艺，2017(08).

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