基层土地确权档案管理工作的思考

2018-01-19曾莉

吉林农业 2018年11期

关键词：实物检索土地

曾莉

（四平市铁东区山门镇农村经济管理站，吉林四平136001）

基层土地档案管理工作的开展，可以帮助土地管理部门确定土地权属并立案，为土地管理科学化提供依据，同时也能为国土资源局加强土地管理工作提供技术支持。

1 基层土地确权档案管理应具备的条件

1.1 场所条件

对于基层土地管理部门来说，完善独立的办公场所是工作的核心区域，完善的档案管理室和阅览室也能为基层土地确权管理提供环境和技术支持。基层土地确权档案管理在进行中应对工作场所进行明确布置，使土地确权档案管理中凸显其重要性。

1.2 管理条件

在管理条件上要注重信息管理和实物管理两重管理。基层土地确权管理要符合时代发展需求，使管理更有意义。在科技和网络发展的背景下，土地确权管理要向多元化发展。首先，要重视土地确权过程中实物的档案管理，将土地确权的相关信息进行登记，并将不同类型档案进行分类管理。其次，相关管理人员要将档案信息录入电脑，并进行信息化管理，以实现实物与信息化管理的多元化管理相结合。随着网络发展，基层土地确权档案管理要以实物为管理基础，以信息化管理为骨干，将实物管理与信息化管理完美结合。

1.3 人员条件

在基层土地确权档案管理过程中，需要信息化管理，所以需要管理人员综合素质能力强、实践能力强，具有专业的电脑和管理经验，以为土地确权档案管理奠定基础。随着实物与信息化管理结合，基层档案管理人员需要具备专业档案管理能力和电脑应用能力，以保障基层土地确权档案管理顺利开展。

2 基层土地确权档案管理对策

2.1 加强信息化建设

信息化管理是时代发展的必然趋势，是实现档案管理服务多元化的基础。要设置专门的土地确权档案管理信息专员，乡（镇）基层的土地管理档案部门都要设置一个专门的土地确权档案信息专员，以使土地确权的实物档案转化为电子档案，并实时进行电子录入和归档等。要制定专业的土地确权信息化管理制度，同时结合基层所属区域特点进行制度的实施，制度要包括信息管理专员职责、信息管理细则、确权档案对外检索细则等，目的是使所有涉及土地确权的档案都能通过制度进行有效管理。要促进档案信息化管理和实物化管理结合。在信息化管理过程中实现实物向信息化的过渡，以实现档案信息管理工作的高效，提高档案信息的利用率。

2.2 提高土地确权档案的利用率

当基层土地确权档案管理利用率提高后，可以形成一种服务体系。首先，档案管理利用率的提高是以档案检索更新和档案利用范围扩大为基础的。要及时更新土地确权档案检索目录的更新，不能使管理与利用脱节。对于土地确权档案的不同内容进行分类，并对档案形成的时间进行侧重编制，以信息化为依托，形成档案检索的准确性和全面性，以提高档案利用效率。对于基层土地确权档案管理，要及时对传统档案进行更新，以增加可检索档案的数量，并提升档案的利用率。其次，提高土地确权档案的利用范围。一些基层土地确权档案不对公众开放，这在一定程度上限制了档案的利用效率。所以基层土地确权档案在信息化管理过程中要向公众进行有偿开放，以满足公众的检索需求，但同时也要对开放进行限制，以减少对档案的人为损坏。

2.3 开拓土地确权档案实践服务领域

实践服务领域是信息化档案管理建设过程中的重要环节。实践服务领域的构建可以使现有档案资源不断丰富，并与公众检索要求相融合，实现土地确权档案信息化检索的规范化和实践化。

首先，要加强信息档案的存储量，对于年限比较长的不易开展实物检索的土地确权信息要及时录入，以组建信息化数据库，通过电脑和网络向公众提供有偿或无偿的检索服务。在管理过程中要根据区域档案特点进行相关检索区域的建设，以使基层土地确权档案管理层次化和阶梯化。在档案检索过程中，如果现有的信息化服务不能解决相应问题，则需要在档案管理员的帮助下进入到实物检索阶段，实物检索阶段要注意实物土地确权档案不能受人为因素损害。其次，在实物土地确权档案管理时，基层档案管理部门要做好检索登记，将申请检索下人姓名、检索档案内容和档案用途等进行登记。在检索人完成档案检索和使用后，要对档案信息是否满足检索人需求进行回访，对于在实物检索环节不满意的检索人，档案管理员要登记，为日后的档案实践服务提供改进的参考。