吴燕

摘 要：基层单位声像档案作为基层单位管理工作的重要组成部分，留存着基层单位各个时期以及各个方面的发展面貌，同时，对其管理工作的开展有着积极的促进作用。基于此，文章先是简单介绍了声像档案的概念和特点，然后对基层单位声像档案管理存在的问题展开分析，最后就如何加强基层单位声像档案管理提出几点建议，以供相关人员借鉴利用。

关键词：基层单位；声像档案；管理

引言

声像档案对展现基层单位管理工作以及基层单位其他活动具有重要的现实意义。因此，加强基层单位的声像档案管理工作，并发挥其历史研究和文化传播的作用成为目前基层单位需要努力的方向。因为做好声像档案管理工作能够更好地为基层单位管理提供便利，从而使得基层单位管理更加科学、有效。

1声像档案的概念以及特点

1.1声像档案的概念

声像档案指的是基层单位利用电子设备对单位开展的各项活动进行记录和保存，其中声像档案的记录形式有拍照记录、录像记录以及声像记录。基层单位对相关资料采取声像存储，对活动现场实现了更直观、更保真的生动还原，便于基层单位的查证考核。除了以不同形式的载体的记载，还有文字记载，这些资料档案的收集、整理以及归档的过程是基层单位进行档案管理的重要内容。

1.2声像档案的特点

声像档案与其他形式的档案相比，具有不可替代的特点，以下是对声像档案特点的分析：一，真实性。声像档案不仅能够真实反映出人物和事件，还能将当时的场景、环境、气氛展现出来，传递的信息真实且可信性极高；二，直观可视性。声像档案内的相关资料都是以音形并茂的状态储存下来的，相关人员在查证考核时能够直观其动态画面，对资料信息有更准确、更形象的认识；三，时效性。声像档案能够加快基层单位在科研生产上取得的重大成果，具有一定的时效性。

2基层单位声像档案的管理存在的问题

2.1声像档案收集和整理不规范

档案管理工作包括对档案的收集整理，对于声像档案来说，在声像资料的收集和整理过程中需要档案管理人员遵循相关的规章制度，并按照一定的归档原则，举一个典型的例子，在基层单位的声像档案管理人员对照片档案进行归档时，必须将照片以及照片的冲洗底片、电子照片全部归档处理。但是，在实际的归档工作中，并未对照片档案的原底片做严格要求，或是有所要求在归档时因有直观的照片资料，对其底片随意处理，使得多数照片资料与底片不对应，这会给后期的审查工作增加困难。同样，在对录音、录像带进行归档管理时不重视保存原始录音与录像，极易造成重要资料信息的丢失。

2.2声像档案保管方式不当

声像档案因其储存载体的特殊性，在进行档案资源归档管理时档案管理人员必须考虑到其储存载体材质的物理特性，然后选择适宜的保管方式。但就目前我国多数基层单位对声像档案进行保管的情况来看，未能满足严格的档案管理要求，这是对声像档案的保管工作的不重视，因此，在实践中极易出现因保管方式不当导致声像档案资料表面受损或不能正常播放的情况，难以实现对声像档案的长久保存。

2.3声像档案格式不统一

声像档案包括录音、录像以及图片，与纸质的档案有着明显的差别，在查阅、保存和共享过程中更要注重统一格式，如对图片资料的保存统一以PNG格式来保存。但目前基层单位在收集声像资料时往往不是由专业的摄影摄像人员进行录制的，因而忽视了图像角度、像素的大小、存储的格式、正光侧光逆光等问题，最终使得拍摄的影像、图片质量不高且达不到统一的标准，不仅影响了声像档案资料的质量，也使得声像档案的数字化工作效率下降。以此同时，格式不统一的声像档案，难以实现声像资料的共享和利用。

3加强基层单位声像档案管理工作的建议

3.1规范声像档案保管流程

针对基层单位档案管理工作存在的声像档案收集和整理不规范问题，应当采取措施规范声像档案保管流程，具体从以下几个方面实施：第一，按照声像资料的年度进行归档整理，将有共同主题且内容相关的声像资料进行统一归档，并将声像资料逐一标号；第二，将标好编号的声像资料按照相关的内容组成案卷，并在案卷中附有文字说明；第三，在声像档案与其对应的纸质档案作出参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和利用。另外，基层单位档案管理部门为规范声像档案保管流程，还需制定的各项档案管理制度，以期在实际工作中落实，提高声像档案的利用率。

3.2统一声像档案格式

统一声像档案格式是声像档案管理工作的重中之重，因为标准的声像档案格式有助于使用者的查询和利用，这就需要基層档案管理部门在声像档案管理过程中引入数字化技术，以科学、先进的技术手段来提高声像档案的利用率。因此，基层单位档案管理部门首先需要建立档案资源信息库，将收集到的声像档案资源内容逐一录入到数据库中；其次对录入声像档案资源进行分类管理，对类型、内容不同的声像档案建立不同的数据库；最后在声像档案资源数据库建设过程中，要以基层单位的实际情况为依据，建立可行性较强的声像档案资源数据库，从而方便基层单位开展声像档案管理工作。

3.3改进声像档案保管环境

为提高声像档案资源的有效利用率，需要改进声像档案保管环境，并且依据《声像档案管理办法》中的相关规定：声像档案中的照片档案的保管环境温度要求是14～24℃，相对湿度应保持37.5%～67.5%；录音、录像带库温应保持18～24℃，相对湿度应保持40%～60%，对声像资源进行保管。此外，考虑到磁化对照片底片的影响，在照片底片归档时不能将照片底片平放，录音带、录像带等同样如此。基于这些影响因素以及相关规定，基层单位档案管理部门应当从以下几个方面对声像档案进行保管：一，声像档案不同于文字档案，应独立保管声像档案；二，在声像档案归档前声像档案管理人员需利用温湿度表来控制档案室内的温度与湿度，并做好避光措施以及防止磁化影响；三，要对声像档案进行定期倒带、复制和转存处理，以提高声像档案的使用年限。其中对录音、录像带等磁性载体档案进行倒带的间隔为4年，而复制处理为10年一次；光盘等数字存储载体档案一般是4年转存一次，对原盘的保留时间不少于4年。

3.4加强声像档案管理人员的业务培训

为加强基层单位声像档案的管理工作的有效开展，基层单位档案管理部门要加大对声像档案管理人员的业务培训、技能培训，比如对在重要的声像档案资料原件不能外借时，档案管理人员需要为资料使用者提供复制件，而复制声像档案一般采用专业性较强扫描、刻录等方式，这就需要声像档案管理人员具有较强的刻录技能。同时，也要监督声像档案管理人员在声像档案管理工作中的行为，严格规范其收集、归档以及保管声像档案资料的流程，为实现声像档案规范化管理打下坚实的基础。

结语

综上所述，随着信息技术的发展，在档案不仅仅是文字形式的档案资料，声像形式的档案也成了基层单位档案的重要组成部分，因此，对声像形式的档案同样需要做好管理工作。基层单位在声像档案管理的过程中要注意保证档案内容的齐全和历史记录的完整，这样能为基层单位进行重大决策时提供科学、完整的依据，在一定程度上提高其管理工作的效率。

参考文献：

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