射频识别（RFID）技术在档案管理中的应用

2018-01-15邱玉华

科学与财富 2018年36期

邱玉华

摘要：随着我国的经济不断增长，网络信息技术的不断发展，射频识别技术成为了档案管理工作中的重中之重，成为了必不可少的档案管理的关键内容，能够有效利用射频信号自动识别目标对象，在短时间内获取到和对象有关的数据信息，能够帮助档案管理工作人员降低工作的任务量，简化档案管理工作人员的工作程序，如此便能最大限度提升档案管理工作的信息化水平和工作效率，促进组织机构内部稳定地发展。本文会进一步对射频识别技术在档案管理中的应用展开分析与探讨。

关键词：射频识别技术；档案管理；应用

引言：

当前的社会是一个科技创新的社会，档案管理工作的发展要与时俱进，跟上科技创新时代前进的脚步，针对档案管理工作普遍存在的查询问题，还有一些困难（档案数据冗余、数据处理效率较低），档案管理工作者必须结合自身所在环境的发展情况和条件，加大对档案管理工作的投资力度，将先进的信息技术手段引进到档案部门，提高档案管理工作的工作质量和工作效率。射频识别（RFID）技术是当前新兴的自动识别技术，能够帮助档案管理工作人员实现自动识别档案信息、处理信息和一些远程传输信息数据等管理功能，降低档案管理人员的工作量，实现对档案数据的快速查询，优化档案管理模式。

1.射频识别（RFID）技术简要概述

1.1射频识别（RFID）技术的概念

射频识别（RFID）技术，又称为无线射频识别，它是一种通信技术，能够通过无线电讯号识别出特定的目标并读写出相关的数据，并且不需要识别系统就可以和特定目标之间建立机械学接触或者光学接触。在这种射频识别技术中，射频一般是微波，频率在1-1000GHZ，适用的是短距离的识别通信。RFID读写器有移动式和固定式，射频识别技术应用的范围比较广，有图书馆、门禁系统、食品安全溯源等。

1.2射频识别（RFID）技术的特点

射频识别（RFID）技术作为一种非接触式的自动识别技术，通过射频信号识别出目标对象并获取有关的数据，识别工作可自行完成，而且可以在各种恶劣环境中工作。射频识别技术能够识别出高速运动物体，而且能识别出很多个标签，操作比较快捷方便。射频识别（RFID）技术主要有以下几个优势：

第一，读取数据非常迅速，一般条形码只能读取一个标签，但是这项技术能够同时读取多个标签。

第二，读取的距离比较远，在读取数据时如果出现了遮挡、隔层的情况，RFID技术能够穿透纸张、木材、塑料等一些非金属或者非透明的材质，实现可穿透的通信工作。但是条码扫描机只能在近距离范围内而且是没有遮挡、隔层的情况才能读取条形码。

第三，能够重复使用，条形码一般印刷上就不能更改，但是射频识别（RFID）技术能够写入后进行反复修改。

第四，信息储存，射频识别（RFID）技术可以存储信息，其容量要远远超出条形码存储的字符数，随着该项技术的发展，数据存储数量也在不断扩大。

第五，能够抗污染，比较耐用，一般条形码的载体是纸张，这样就很容易受到污染，但是RFID标签是不同于该纸张的，它能够抗水、油、化学药品的腐蚀、污染。条形码一般附着在包装的外壁上，比较容易受到损害，但是RFID标签则是把数据存储在芯片上，相对能够免受一定程度的损坏。

1.3射频识别技术在现实生活中的应用

现实生活中有很多行业都运用了射频识别技术，将标签粘附在生产中的汽车，生产方能够追踪该辆车在流水线中的进度。仓库也可以追踪药品的位置。射频标签也能够粘附在牲畜、宠物上，对牲畜和宠物进行识别。射频识别技术能够为公司的员工设置身份识别卡，让员工通过刷卡进入有门禁的建筑内，汽车上的射频应答器也能够通过射频识别技术征收停车场内的停车费用。但需要注意的是有的射频标签粘附在个人的衣物、财物上可能会泄露个人的隐私。

档案管理部门引进射频识别技术，能够有效发挥出该项技术的优势，改善档案管理工作。优势有这几点：在存储数据时可以又快又方便；使用的期限比较长，可以重复使用；电子标签的扫描效率会很高，可以及时甚至同时读取出多项数据；更加安全，可以在标签数据上设置上读写密码保护；数据的容量比较大，进行扩容升级。

2.档案管理工作中存在的问题

2.1档案的编目流程复杂

档案的编目是档案管理工作中很重要的部分，主要的内容是能够对各种档案进行著录、标引、组织和目录的制作等，这项工作主要是让档案资料能够科学地进行分类和整理，方便档案利用者对档案调用、阅读。在档案管理工作模式中大部分的問题是档案编目流程设计很复杂。档案的管理人员要对档案进行科学化、合理化的工作，为档案入库做好准备；档案管理人员要仔细阅读档案的内容，依照档案内容的不同对档案进行分类整理。档案条目要逐个进行编排，形成科学的档案目录。档案管理的工作人员要将档案目录誊写到档案盒上，然后将装订成册的档案放到档案盒中存档。档案管理工作人员要认真填写档案编目，提升管理效率。

2.2档案借调使用不是很方便，花费时间较长

过去的档案借调使用需要档案管理工作人员按照目标类型找到对应的档案架，找到与之匹配的档案编目信息，虽然能够缩短档案工作人员的档案借调花费的时间，但是档案的增加，通过档案编目信息寻找档案便不再那么快捷，会导致很多工作繁琐程度的增加，过度消耗档案管理工作人员的精力。

2.3档案存储的形式较落后，不够安全

档案管理工作人员存储的档案多为纸质材料，光盘、照片等，这些材料基于它们的特点并不利于长久保存，可能会出现虫蛀、照片模糊等的问题，影响档案存储的安全质量工作。在对档案进行清点或调阅时，一些档案很可能出现损毁，非常不利于档案工作人员的档案管理工作。射频识别技术主要是将这些档案信息转化为相应数据，存储在芯片里，而芯片的保存相对前述的那些材料的保存比较安全、简便，结合射频识别技术的档案信息存储方式，能够相应减少因频繁调用翻动相应档案实体而造成档案不必要损毁的情况。

3.射频识别（RFID）技术在档案管理工作中的应用

3.1档案的编目流程不再那么繁琐

在档案管理工作中采取射频识别技术不需要在对档案进行繁琐的编目流程，大大地减少了档案工作人员费时费力的工作，射频识别技术极大地增加了档案工作人员的自由安排时间，认真学习射频识别技术，在档案管理工作中运用该技术，进行优化工作。

3.2提高档案寻找效率，清点效率

射频识别技术能够结合图像识别技术，清楚地显现出档案的摆放位置，档案管理工作人员通过读写器扫库房的柜架，找到需要的档案。当档案摆放的位置有错误时，读写器就会“报警”，能够提示工作人员，让工作人员立即查找出档案，让档案归到它应该在的位置，便利档案工作人员。

3.3通过动态跟踪，确定档案的状态

采用射频识别技术能够跟踪、记录档案流动的每个节点的情况，当档案经过任何一个地方时，进行实时记录，通过内网查询到记录，这样系统用户就能很快知道档案的存放地点，确定出档案的出入库状态。

3.4进行身份识别，增强安全性

档案管理部门通过射频识别技术可以对利用档案者进行身份识别，结合当前非常流行的指纹识别技术，通过将现场的指纹和数据库的指纹进行对比来确定出利用档案者身份信息的真实性，判断出正误，来对是否借阅作出批复。射频识别技术能够对活动的物体进行识别，增强档案被借阅者办理出入库的安全性。

结束语：

重视档案管理工作，提升档案管理水平，确保档案工作者的优质服务，就要积极应用先进的射频识别技术，建立起计算机系统，完善档案管理系统，实现档案的智能化管理。

参考文献：