严红军

摘要：随着市场经济的不断发展，企业之间的竞争也越来越激烈。面对严峻的市场形势，企业必须增强自己的综合实力才能在竞争中脱颖而出。从企业的采购角度来说，传统的采购系统耗时耗力，作业效率低下，对于企业的效率有一定的负面影响。随着互联网的发展，信息技术在采购系统中的应用，将极大地节约时间和空间成本，促进企业效益的提升。本文主要从信息化的角度，分析论述企业如何构建PCP采购协同应用管理系统

关键词：信息化；企业管理变革；采购管理系统

采购管理在企业的运营中发挥着重要的作用，直接关系着企业的经营效益和管理水平。从生产的角度来说，企业的管理主要可以分为：采购管理、生产管理和销售管理。采购管理是企业生产经营的基石，是企业展开后续生产的保证。所以企业要想提高收益，必须完善采购系统。

一、传统采购管理系统中存在的主要问题

很多企业对于采购管理不够重视，采用的传统的手工管理。这种管理形式比较适合小型的企业。随着企业的生产经营国模不断扩大，企业采购的物质也在成倍上涨。采购部门每天都要处理经手的单据。显然单纯依靠人力不仅经工作效率低下，而且非常容易出现差错。

很多企业为了防止出现货物积压，实行零库存的政策，所以货物的出库和进库都非常频繁，当前的采购系统难以有效地记录和整理产品的属性描述等问题，所以会出现库存账目不实、库存呆滞料过多等库存管理的难题，给企业的运运营造成了极大的困难。

互联网信息技术的兴起深刻地改变了社会和人们的生活，对于企业的运作方式也产生了深远的影响。为了降低人工成本，减少因为人为主观因素出现的差错，企业应该引进信息技术，对采购系统进行信息化改革，规范操作和管理，改变传统采购管理中的固有弊端。

二、采购信息化的现状

（一）采购信息化的兴起

采购信息化的设想最初是由日本人提出的。后来这个设想被西方的学者重视，开始结合企业的运营进行相关研究。加拿大的研究人员随后发现在企业的采购中运用信息化技术有如下优点；采购信息化可以有效地降低人工成本，减少劳动时间；处理采购信息更加及时、迅速；处理分析采购信息更加全面；降低成本，提高企业的效益。采购工作不仅仅涉及采购部门，还需要为公司的上层的决策提供科学可靠的依据。管理层在做决策的时候需要综合考量各种信息数据。PCP采购协同管理系统可以从产品的成本、收益、竞品对比等多方面为管理层提供可靠数据，而且呈现信息的方式也比较直观，一目了然。

（二）國内采购信息化发展

随着改革开放和市场经济的不断发展，我国的企业出于企业效率的考量，也在逐步对采购系统进行信息化改革。沈阳机床厂使用的MRPII程序，标志着我国信息化采购的开端，并且取得了一定的成绩，为后来的企业提供了一定的实践经验，信息化采购得到大范围地推广。

（三）采购信息化亟待解决的问题

当前采购信息化建设急需要的解决的问题主要包括管理流程的变革和管理人员专业素质等方面的问题。虽然很多企业采用了信息化的采购系统，但是还是存在信息不够公开透明、信息无法共享的问题。企业引进信息化技术，必须制定一整套的方案，对于采购中涉及的预算、组织和评价等方面的内容有着明确严格的规定。建立健全信息共享机制，促进信息在企业内部的流通，实现资源的有效整合。

同时企业还要注重采购人员的培训和选拔，注重采购工作人员素质的提升。很多采购人员仍然习惯传统的工作模式，对于信息化采购工作模式不够熟练，缺乏对于系统的了解，没有相关方面的专业知识，工作效率降低。企业应该注重员工的选拔，并对员工进行定期培训，规范和完善考核制度。

三、PCP采购协同应用管理系统的设计目标

所谓的PCP协同采购就是电子信息平台协同采购。企业在设计采购管理系统的时候，要综合考量采购系统中的各个环节，注重各个环节之间的优化整合。在设计PCP采购协同应用管理系统之前，需要明确系统设计的目标。

①通过建立PCP采购协同应用管理系统，优化企业采购，并且推动企业的信息化改革，提高企业的效率。

②规范企业采购的流程，降低人工成本和劳动强度，减少在采购中出现的差错。

③通过信息化改革，整合数据资源，定期分析相关数据，为企业的决策和经营战略的制定提供科学的依据。

四、PCP采购协同应用管理系统的设计

要建设一个良好的采购管理系统，必须合理的规划采购流程。

①生产部门制定采购计划，根据企业的生产任务汇总需要的生产材料，完成汇总后将清单交给采购计划人员。

②计划人员用采购管理系统提供的独立用户名和密码登陆计划管理模块之后，可以查看生产制造部门提交的物资需求汇总文件。

③采购计划人员在收到生产部门提供的物资清单之后，将清单上的物资信息录入采购系统，完成录入之后，系统会根据物质的属性等特性自动分类，方便查看。

④对物资下达采购计划，在下达采购计划时，系统会将该物资的库存数量告知计划人员，计划人员则根据实际情况来确定该物资的采购数量，在确定采购数量时，一定要全面考虑，既要降低库存，又要避免浪费，在确定好采购数量之后，系统会生成采购计划，采购计划需领导进行审核。

⑤如果审核通过，系统会自动生成采购单，将采购计划分配给采购员，如果审核不通过，那么计划员就必须要重新修改计划。

⑥采购人员在采购系统中输入设定的用户名和登录密码之后，就可以查看采购计划。然后按照采购计划提供的相关信息联系供应商，供应商向采购系统提供采购需要的相关商品信息，采购人员将供应商提供的信息录入采购管理系统即可。

⑦采购管理系统会对供应商的产品、价格等进行比对，然后，选择最合适的供应商。

⑧采购人员会根据系统提供的供应商拟定一份采购合同，将其存入采购系统之中后上交领导查看审核。领导综合企业的发展目标等方面的因素考核后，如果合同符合企业的利益，就予以批准，否则就要在进行磋商，变更合同。变更合同主要有两种方式：供应商不便，与供应商协商合同的条款，制定最符合双方利益的合同；第二种就是直接替换供应商。同样地，在完成合同后还要再继续进行审核。

⑨与供应商签订完合同之后，就是接收供应商发过来的物资，然后，对物资进行来料检验，并办理入库手续，并且在采购管理系统中更新库存。

⑩办理完成入库手续之后，就可以由公司财务部门与供应商进行财务费用结算。

结语：

本文对企业采购管理系统进行了研究，基于当前采购管理当中存在的弊端，借助网络技术和信息技术，引入PCP采购协同应用管理系统能够有效解决当前采购管理过程中存在的一些问题。本文着重介绍了PCP采购协同应用管理系统的设计目标、以及相关的流程设计。PCP采购协同应用管理系统的设计，能够真正实现集中采购，有效控制供应商的数量和质量，严格规范了采购流程，提高了采购效率，有效减少了库存积压，监管力度和透明度也得到了很大的提升，为公司管理层进行科学决策提供了信息平台支持。

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