郝芳

摘 要：办公室公文工作繁琐、复杂，涉及到的细节内容较多，任何环节出现问题都会对整体工作造成影响，引发连锁反应导致重大问题的出现。当前供电企业正处于改革转型的关键时期，对企业内部管理水平提出了更高的要求，促进办公室公文精益化管理已成必然趋势。文章阐述了办公室公文精益化管理的重要意义，结合供电企业办公室公文管理现状，对实现精细化管理有效策略进行了探讨，旨在提高管理水平。

关键词：公文管理 精益化管理 有效策略

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）10-00-01

办公室公文管理是供电企业管理工作中的基础内容，不仅决定企业内部管理水平高低，同时也会影响企业整体运转效率，与供电企业运营及发展联系密切。从当前供电企业办公室公文管理工作情况来看，其中的问题仍比较突出，导致公文质量和办文效率较低。对此，便需要将精益化管理思想应用到办公室公文管理中，通过对公文格式及办文流程加以规范，提高公文管理质量，进而提升供电企业整体管理水平和运转效率。

一、办公室公文精益化管理的重要意义

所谓精益化管理，是从价值、价值流、价值流动、需求拉动及尽善尽美五方面分析，开展管理工作的一种思想，将精益化管理思想应用到供电企业办公室公文管理，具有重要的现实意义。随着市场经济体制的不断完善，供电企业的发展目标也发生了变化，需要市场为导向制定长远发展规划，而推进办公室公文精益化管理，能够转变传统工作方式，提高管理的规范化程度，进而适应社会发展形势。同时，从供电企业经营业务角度来讲，实现办公室公文精益化管理，是创新管理机制的必要措施，能够改善传统管理模式中的众多问题，在提高管理效率的同时，服务水平和服务质量也会随着升高，有利于获取更加可观的经济效益。

二、当前办公室公文管理中的不足

对现阶段供电企业办公室公文管理状况进行分析可知，实际工作中存在较多的问题解决，导致公文质量与办文效率较低，具体表现在以下几方面。第一，收文登记不合理。办公室在对登记文件、信函、资料等各类收文时，没有根据收文特点以及私密程度进行精细化分类，在后期工作中查找所需收文时十分不便，工作效率较低。第二，公文数量过多。没有对发文数量加以严格控制，统筹协调工作不到位，多头发文、重复发文现象比较常见，同时还存在大量不必要发文，加重了办公室公文管理工作压力。第三，公文流转效率低。公文流转办理时间较长，各个部门之间缺乏有机协调，导致公文流转不及时；公文流转管理力度不足，导致公文传阅阅读过程中出现丢失、积压问题，都会影响公文正常、高效流转。第四，公文归档交接不规范。在对公文进行归档处理时，没有明确区分应归档与不需归档公文，造成公文归档混乱，不利于管理工作的顺利推进；公文归档交接环节，没有详细、完整记录各项登记信息，公文归档错误现象比较常见；在办理归档交接手续前，没有对公文数量及质量进行核对，交接后造成公文丢失。

三、办公室公文精益化管理有效策略

1.科学登记收文

收文登记是办公室公文管理的基础环节，供电企业在推进办公室公文精益化管理过程中，应先确保登记收文的科学性。首先，供电企业办公室应严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）以及《国家电网公司公文管理办法》要求，对公文基本要素进行严格审核，保证公文格式的规范性，发现问题时应及时提出修改意见或退稿要求重新拟定，避免对收文登记工作造成影响。其次，应以表格形式对收文进行分类登记，根据收文特点、价值、私密性等将其区分开，尤其是涉密文件，必须单独登记和保存。以纸质公文為例，应对其进行单独登记和分类保存，并做好记录、编号、盖章等各项工作。而外来邮件形式的公文，则需要拆封登记后，经负责人拟办、领导审批后才可传阅。

2.精简公文数量

精简公文数量，是办公室公文精益化管理的重要体现，必须落实到各个工作环节，进而才能有效提升管理效率。首先，供电企业应对发文数量加以严格控制，采取定额方式下达发文计划指标，将发文总量控制在规定范围内，并对实际工作进行阶段性总结。其次，做好统筹规划，加强企业各个部门之间的协同合作，合并同类发文，避免出现多头发文和重复发文，以此来减少发文数量。另外，严格执行并落实公文“五不发”，从保证发文的实效性，减少不必要、无价值发文。

3.强化公文流转

保证公文流转的规范性和高效性，是供电企业提高办公室公文管理水平的必要措施，这就需要以精益化管理思想为指导，强化公文流转工作。一方面，对于公文流转时间应作出具体要求和严格规定，在处理笺上标注清楚，一般情况下，重要公文、复杂公文最长处理期限不得超过1天和3天。如果待需处理的公文数量较多，则应该遵循轻重缓急原则，优先流转重要公文，加强各部门之间的协同力度。另一方面，做好公文流转记录工作，清楚划分每个部门的具体责任，加强公文流转记录和监督，杜绝公文丢失和堆积问题的出现，并建立公文催办制度，一般事项15个工作日内通报一次，重大事项及时督办通报。

4.规范公文交接

公文交接时办公室公文管理工作的一个重要环节，在实现精益化管理过程中必须做出严格规范。首先，应将归档公文和不归档公文明确区分开，避免公文归档混乱问题的出现，并以档案形式及时保存归档公文。其次，做好交接记录工作，将公文目录打印为三份，移交部门、接受部门及档案盒内个保留一份，详细记录各项归档登记信息，包括移交人、接收人、交接时间等。另外，交接时双方应对公文进行核查，包括公文数量、文件质量，确定没有问题后才可办理交接手续。

结语

在机遇与挑战并存的新形势下，供电企业要想实现自身的可持续发展，便需要明确改革与创新的重要性，从企业内部管理入手，提高对办公室公文管理的重视力度，全面推进精益化管理。针对当前办公室公文管理中的不足，供电企业可以通过科学登记收文、精简公文数量、加强公文流转、强化公文流转等措施，逐步实现办公室公文精益化管理，提升管理水平和管理效率，以较高公文质量及办文效率，确保供电企业的高效、稳定运转。

参考文献

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