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浅析新形势下档案管理工作的规范化

2018-01-15范启慧

中文信息 2017年10期
关键词:文化建设规范化新形势

范启慧

摘 要:伴随着社会的进步与发展,档案管理的方式也在不断更新,与时俱进。而在这种新形势下,档案管理的规范化至关重要。它不仅记录着人事走向,也保存着国家社会的重要信息。促进档案管理的规范化,是社会主义文化建设的需求,本文立足于档案管理工作的发展现状,探析在新形势下如何使档案管理工作更加规范化。

关键词:新形势 档案管理 规范化 文化建设

中图分类号:G251 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)10-00-01

中华上下五千年,在历史的轨迹中许许多多的人事物都留下了宝贵的“财富”,并推动着社会的发展,通过档案管理,这些人事物会被永远的记录、保存下来。所以,档案管理工作在整合社会资源、梳理社会动向的方面起着重要作用。而在信息化时代高速发展的新形势下,档案管理工作也越来越重视其规范化的发展,以便于使档案管理工作更加完善,提升工作效率。

一、档案管理工作的发展进程

档案可以说是对过去发生的事情的总结与记录,从古至今,都发挥着不可替代的作用。“档案”一词是在清朝以后才广泛应用,在此之前,历朝历代都有不同的称谓,像我们熟知的“史册”、“典籍”等都是档案管理的一种,只是当时档案主要记录在甲骨、帛书或竹简上,记录费时费力又不便于查找。随着造纸术的产生,历史“典籍”开始记录于纸上,使档案的管理有了便于记录的方式,由此,档案的雏形产生。

经历千百年的发展,现如今的档案管理已经不再只流行于纸面这种形式,它有了多元化的发展,1950年以后,产生了以光盘、磁盘为载体的档案形式,而网络化时代的来临,真正为档案管理工作带来了质的飞跃。电子档案的集中性与易查性改变了原有档案管理工作的运行方式,使档案管理工作更加理性化、省时省力。

二、新形势下档案管理工作中存在的问题

1.专业人才稀缺,技能欠缺

每项职业都需要专业人才的培养,但是现在高等院校和大众普遍不会接受一些偏门、冷门的专业,所以像档案管理这种少为人知的专业,很少有院校设置,导致专业人才供给不足,人才队伍素质良莠不齐。即使专业培养的人才也未必会专门从事本行专业,现在很多专业都拥有共通性,而大部分人认为档案管理工作只是简单地整理、记录,所以一般企业不会重视从事档案管理工作是否是专业人才。

其实不然,档案管理是一项复杂的系统,对于档案实体管理和档案信息的整理划分不是一朝一夕能够学会的。随着网络的盛行,档案管理工作也更多的向网络信息整理为主,但是大部分档案管理人员计算机实操技术并不纯熟。所以,在当今档案越来越多的前提下,对于档案管理人员的各方面要求都越来越高。

2.档案管理工作的两极化

档案管理工作包括政治、军事、文化、社会等各个方面的内容,所以,在国家政府部门从事档案管理的人员专业性强、学历高,管理体系相对完善。但是一般企业却不会强调专业性的人才,认为档案的管理工作很轻松,只需将人事档案抄录保管就好,以致一旦文件丢失就会给公司和个人造成巨大的损失。这种两极化的选人方式是影响档案管理工作规范化的一大阻碍。

3.网络信息的应用化不够完善

虽然现在网络时代给工作生活带来了方便,也提升了档案管理工作的效率,但对于网络信息的整合却并未得到完善应用。一是现代网络信息内容杂乱,在档案管理过程中容易混淆错误信息,影响档案的精准性。二是电子档案存在一定风险性,因为电脑的硬件设施一旦崩溃,所有的档案信息也会出错,虽然可能有纸质备份的部分,但是电脑数据库的体系庞大,人为可能无法修复或查找到全部文件,而且一旦出错,需要花费大量精力与时间来弥补错误,造成严重的后果。

三、新形势下加强档案管理工作规范化的策略

1.档案管理各大部分体系化

档案管理工作包括档案收集、整理、保存等8个部分,每个部分都应有规范化的管理体系。比如:(1)在保存的过程中,要保证温度、湿度、通风等细节方面符合标准要求,以延长档案保管的时间。(2)分层管理。现在的档案管理工作大部分都是统一领导,分级管理。但是有一个弊端,就是分级导致档案管理的连接性不强,跨级查阅资料时,审批手续费时费力。所以,可以在分级的基础上,对档案同时进行分层管理,相关人员根据档案的性质、类型等不同,将档案分层统一保管。但是要注意应该对相关人员签订保密协议,完善对档案管理的保密性。

2.电子数据与人为保管紧密结合

电子档案的发展方便了查阅,也比人为保管更加完整,但是电子档案依赖于计算机的软件、硬件功能,不如人为保管安全。所以,在进行电子档案的管理时,应该与人为保管齐头并进,对于电子档案信息进行存档与备份。并且,档案管理人员要时刻检修或观察计算机的系统,以保证计算机不会出现系统错误。

3.培养专业化的档案管理人员

在各行各业都需要专业化人才的新形势下,档案管理人员的技能素质也需要规范化的培训。现行国家政府部门对于档案管理人员要求高,所以会有专业化、系统化的培训。但是大部分企业对于档案管理人员不重视,由于企业的这种态度,使档案管理人员也不会主动学习档案管理的方法。所以,要提高档案管理工作的规范化,应该有完善的自上而下的管理体系。例如:(1)管理者定期培训。社会在不断变化,档案管理的方式也不能一成不变,定期培训可以总结以往经验的优点与不足,针对以后的工作做出规划与建议。(2)提升自身能力,学习电子档案知识。对于计算机的应用,要有精通的信息化处理能力。网络硬件、软件都在不断更新换代,档案管理人员也应学习新技术,使档案管理工作更加轻松。

四、结语

在社会管理逐步趋向于规范化发展的新形势下,各行各业都开始重视档案管理的规范化发展。在网络化的背景下,档案就相当于人“身份”的象征,规范化的档案管理工作可以达到“人尽其才,物尽其用”的效果,不仅可以提升工作效率,也可以保持政府或企業的良好运作,加快经济的发展速度。所以,解决现如今档案管理工作中存在的问题,使档案管理工作规范性发展,不仅是政府和企业的要求,也是整个时代的需求。

参考文献

[1]何晓雯.探析新形势下事业单位档案管理工作[J].办公室业务,2015(11).

[2]李莉.新形势下档案管理工作规范化的研究[J].黑龙江史志,2014(21).

[3]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015(05).

[4]刘燕红.新形势下档案管理工作的规范化[J].企业改革与管理,2015(10).)endprint

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