医院科研经费报销信息化管理

2017-12-24郑波浙江省舟山医院

新商务周刊 2017年13期

文/郑波,浙江省舟山医院

医院科研经费报销信息化管理

文/郑波,浙江省舟山医院

现阶段，国家向医院投入的科研经费越来越大，相应的，医院对科研经费的精细化与规范化管理需求越来越大。基于此，本文就医院科研经费报销信息化管理展开分析，首先对医院科研经费报销管理中在会计核算、科研经费管理、信息技术应用等方面存在的不足进行了简要介绍，然后进一步对信息系统的设计与应用进行了细致分析，最后，简要探究了信息系统的应用优势。

科研经费；信息系统；会计核算

前言

医院科研经费的报销需要严格遵循相关流程，对这一流程管理的有效性，将会直接影响医院科研经费的预算、分配以及投入使用状况，同时，也会对医院整体的科研建设与发展起到重要的影响作用。在医疗体制改革的推动下，无论是财政部门还是教育部门，甚至是科技部门都向医院的科研项目投入了大量的资金，针对这一发展现状，医院科研经费报销信息化管理的推动具有极大的必要性与紧迫性。

1 医院科研经费报销管理现状

医院科研经费报销管理中存在的问题具有普遍性，因此，下文以某三甲医院为例，对其原有科研经费报销管理中存在的不足进行简要分析。

1.1 会计核算方面问题

该医院中每年所获得的科研经费近亿元，经费管理过程中，原科研经费报销管理过程中采用传统人工操作管理的方式，手工记账“科研经费本”，进行科研经费的相关审核与报销流程。传统手工记账的方式，为每一个科研项目单独设置一个经费本，交由项目负责人记录并保管；报销过程，由经办人将发票等报销凭证整理后依次移交到科研部门、医院分管领导、财务部门负责人进行审核；最后，再由医院的办公自动化平台对审核结果进行公示[1]。若审核通过，则经费本可直接移交至财务部门办理相关报销手续；若为通过审核，则要重新填写报销单。这种较为落后的会计核算手段，造成现阶段医院大数额的科研经费报销周期过长，进而影响相关科研项目的顺利进行。

1.2 科研经费管理方面问题

医院科研项目的负责人多由优秀的医生担任，由于其职业特点，在项目执行过程中，会更加重视临床研究工作，而忽视对经费报销的有效管理，就上文所述的三甲医院来说，经费登记错误的现象曾多次发生，甚至还曾出现过经费本遗失的情况，严重影响经费报销流程与科研项目的顺利进行；另外，在经费报销审核通过后，经办人有时未能及时办理相应的报销手续，会导致经费本与账务上出现一些差异，为财务部门的对账工作带来一定难度。

1.3 信息技术应用方面问题

医院科研经费报销涉及金额大、处理环节多、流程重复且内容较为分散，在经费管理过程中，还存在信息传递以及反馈十分迟缓的现象，后期数据的核对工作也较为复杂。基于这种管理特性，原科研经费报销管理模式中信息技术应用的极度匮乏，导致了科研项目负责人无法对经费使用状况进行实时核查，进而影响科研部门对经费使用与科研进度的有效对比，最终影响之后的经费下达与报销流程受阻，管理效率十分低下。在年末审计、对账或结题阶段，财务部门、项目负责人、科研部门需要以经费本为依据进行对科研经费的使用状况进行核对整理，这一过程十分耗费精力，工作效率不高，出错率也难以控制。

2 医院科研经费报销信息系统的设计与应用

2.1 信息系统设计

2.1.1 建立信息化管理体系

针对上述管理问题，该医院及时提出了整改意见，并充分利用现代信息技术制定了经费报销信息系统设计方案。方案中将流程管理体系进行了有效划分，主要包括项目立项管理、预算管理、经费报销管理以及结题验收管理四个方面，以信息系统为核心，科研部门与财务部门直接参与，而医院分管领导与审计部门则主要起到监督考核的作用，督促各个部门的职能有效实现。

1）项目立项的管理，涉及到的管理内容包括提交立项相关材料与创建、录入项目信息。一般来说项目立项管理应由项目负责人进行统筹管理，准确录入项目名称、编号、课题组负责人及成员、经费来源等信息；在录入完成后交由科研部门审核，审核通过后则进入预算管理模块[2]。

2）预算管理部分由财务部门主导，财务人员将科研经费录入到信息系统当中；科研部门以相关财务证明为依据对系统中已经立项的科研项目与实际核对；核实后则要为该项目设立独立的核算账户与财务编号。科研部门认定信息系统中的已立项项目后，还会依据相关批复文件给予一定的配套资金支持，如会议费与差旅费等，这一部分预算需要由科研部门将其录入到分类项目预算当中。通过信息系统，到账信息将能够直接通知项目负责人，保障科研活动的及早进行。而项目负责人则需要依据经费使用规定以及财务管理规定等，严格执行；若切实存在需要进行预算更改的状况，要首先向科研部门提交书面申请，说明情况，得到主管部门的批复后才能进行更改。

3）信息系统中经费报销管理部分，需要由经办人填写系统中的经费报销申请，完整填写项目名称、报销金额、财务编号等，填写完成后，系统会以自动审核申请报销金额是否超出分类项目预算，并生成唯一的申请单号。在报销流程中，经办人还需保障发票等报销凭证的妥善粘贴，并交由项目负责人对其完整性进行初步审核。在提交报销申请后，该申请会以此流向科研部门以及医院分管领导处，对报销凭证与项目内容的相关性进行二次审核。在审核通过之后，经办人的下一步工作就是将报销单打印出来，交由财务部门进行报销。在审核过程中，若发生报销凭证不全、不实等现象，则要由审核部门联系经办人对其进行修改，然后重新进入审核流程。

4）应用信息系统，结题验收管理部分需要由立项时的录入信息为依据，项目负责人应在截止日期之前清理完成经费报销、应收、应付等款项。信息系统当中存有项目结算明细表，将其导出，经由关部门审核后上报主管部门。在确认结题之后，结余经费应依照相关专项经费管理办法进行处理，在信息系统中取消已结题项目的报销权限，并冻结所有相关操作。

2.1.2 完善信息系统功能

信息系统相关管理作用的有效实现，依赖于各系统功能的有效实现，包括实时查询功能、数据汇总功能、自动对接功能与成本归集功能。

1）实时查询功能的主要作用是对经费使用状况进行有效监督，项目负责人利用经费报销的唯一申请单号就能对报销处理进程进行实时监控；系统建立过程中，设置了访问权限以及关键字，相关人员在登录系统之后，就可以依据时间、金额等摘要信息进行经费报销状况查询。信息系统的功能实时查询功能的完善，有效实现了信息系统的实时查询、监控并追踪科研经费的使用状况。

2）数据汇总功能的实现，则能够极大的方面科研经费统计，在该医院中，对上亿科研经费进行统计是一项十分大的工程，以年、月为单位生成项目收支汇总报表，来反映各项经费的使用状况，同时还能极大的方便财务记账与核对工作，全面保证信息系统中相关科研项目经费信息的准确性。

3）自动对接功能的主要作用就是协调各个科室之间的有效沟通，连接财务管理、药品管理、物资管理等系统，这样一来，相关经费报销的信息就能够通过相关软件程序自动传输到相应系统当中，显著降低各个科室在科研经费管理部分需要投入的精力与时间。

4）成本归集功能则是项目评估的重要前提，结合项目预算以及项目立项时设置的科研经费使用标准与范围，对具体的使用数据进行有效评估，进而得出相关成本指标，便于后期对经费使用状况的科学考核。

2.2 应用优势分析

医院科研经费报销信息系统的成功应用，显著提高了相关财务管理工作效率，与此同时，科研项目的报销效率也得到了显著提升。在进行科研经费报销的过程中，采用网上报销、签字、审批流程，减少等候时间，便于科研经费的及时报销与获取，避免科研人员过多的受到经费不足等状况的影响，降低科研效率。信息系统能够处理大量数据，且准确、快速的提供各项信息，在节省了大量时间、人力与财力的情况下，提升报销效率[3]。信息系统的有效应用，也在很大程度上提升了科研经费的预算管理水平，通过预算控制方案的有效制定与执行，能够对科研的事前、事中以及事后经费进行全面控制，维护科研经费使用的针对性、合理性以及有效性，辅助相关科研决策的有效执行。