浅析档案管理的保密工作

2017-11-25广东省中山市板芙镇档案馆梁金爱

办公室业务 2017年17期

关键词：保密工作库房保密

文/广东省中山市板芙镇档案馆梁金爱

浅析档案管理的保密工作

文/广东省中山市板芙镇档案馆梁金爱

档案保密工作是档案工作中的重要内容，本文就如何做好档案保密工作，确保档案安全谈谈个人的看法。

档案；保密；挑战；对策

随着社会进步，现代化信息技术的发展，档案工作也迈进了自动化和网络化的新时代。网络的开放性，给档案管理给档案管理带来了极大的便利，同时也给档案的保密工作带来了极大的挑战，本文就档案管理的保密工作谈谈个人看法。

一、档案管理保密工作面临的挑战

（一）档案库房管理存在安全隐患。做好档案保密工作，维护档案安全首先要对档案库房进行科学管理。现阶段，大量档案库房选址在一楼。从档案保密的角度看，库房选址不适宜选在办公楼的最底层，在防盗方面有较大的隐患。

（二）电子档案具有较大的易改性。随着网络时代的到来，办公自动化程度不断提高，电子档案代替纸质档案将是必然趋势。随着大量电子文件的产生，同时由于电子档案具有内容容易修改，且可以做到不留痕迹，电子档案的清晰度和对比度也可以通过软件进行修改，这样导致电子档案管理的安全面临较大挑战。

（三）档案的审查、解密、利用制度不够严谨。现阶段各单位对档案形成的鉴别、审查制度还参差不齐，对形成密件后的档案解密工作置之不理的情况大有存在，给档案的保密工作带来了极大的隐患，容易出现漏洞，尤其在档案开放时未解密的档案随之公开，造成泄密行为，将对国家安全和利益造成危害。

（四）档案保密防范技术、抵御能力不高。在网络环境下，信息的产生、处理、传输过程中，时刻处于开放的状态，利用信息高速公路的终端或节点等手段就可以轻松查询相关的档案信息。现阶段，我国在计算机应用以及网络防御能力方面虽已有很大改善，但依然面临着各类层出不穷的窃密手段的挑战。

（五）网络攻击手段层出不穷，给档案保密工作带来了极大隐患。随着信息网络的进一步发展，除了传统的特工人员利用互联网对档案信息进行攻击和窃取外，黑客通过病毒入侵等都容易造成泄密。现阶段，黑客入侵已渗入到军事、商业、企业、政府部门等各行各业，不仅给人们的日常生活带来的威胁，还造成了经济损失甚至威胁到国家的安全。

二、档案保密工作的对策

（一）开展保密教育活动，提高档案保密意识。在信息化建设中，导致档案保密信息泄密事件，往往不是来自外界的人为因素，更多的是工作人员把关不严和操作不当造成的。因此，做好档案保密工作当务之急是提高档案员的保密意识。保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是每个档案员的神圣职责。这要求我们必须持之以恒地开展档案保密宣传教育活动，必须从实际出发，突出重点，让严抓档案保密工作成为常态。

（二）加强档案库房管理，确保档案的安全。通过安装防盗门、窗、电子监控等硬件配备，指定专人管理库房等措施，确保档案置身于安全的环境。

（三）提高网络防范技术、增强网络防御能力。在档案的形成过程中，档案员的计算机知识和保密意识起着关键的作用。普及档案员的计算机知识，增强网络防御技术。通过各种培训、科研活动等方式，确保档案员有过硬的计算机应用技术和网络防御能力。

（四）制定档案的审查、解密、利用和数字化等相关制度并严格执行。建立一系列档案信息化建设中的保密制度，使各个程序规范化管理、法制化，用制度来约束行为，保证档案信息及管理平台的安全。

（五）处理好档案利用和保密的关系。档案工作的两项重要内容就是档案的保密和利用，它们既是对立的，又是相统一的。档案保密是保守国家秘密，维护国家利益和安全。档案开放，就是通过充分利用档案中的信息资源，服务社会、服务经济。但由于传统的保密观念束缚了档案开放的步伐，档案工作普遍存在重保管轻利用的现象。很多的有价值而且可以公开的档案长期束之高阁，人为地造成档案资源的浪费。所以，档案的利用和保密之间应该有一个度，掌握好适当的度的同时及时科学地进行档案开放，使档案得到有效的利用，充分发挥档案的社会服务功能，助力于经济的发展和社会的进步。所以，做好档案保密和利用两者都很重要，不可偏颇。