宋茜

摘 要：办公室文书档案收集及归档工作作为档案管理的重要组成部分，在办公室的日常办公中具有重要意义，也是为了更好的配合其他部门顺利完成工作。本文以办公室文书档案收集及归档管理工作为研究对象，为如何更好的优化办公室文书档案收集及归档管理工作提供一些建设性意见以供参考。

关键词：办公室文书档案；收集管理；归档

随着时代的发展与进步，办公室文书档案管理工作越来越受到人们的重视，作为档案管理的重要组成内容，他对与其相关的工作人员提出了更高的要求。文书档案收集与归档作为一项集服务与技术性并存的工作，其作用在各个单位都得到了很好的发挥，并获得了改革单位的充分肯定，然而在实际工作工程中，档案收集与归档工作仍存在着一些问题，为了让档案管理发挥更好的作用需对其弊端进行研究分析并提出相应的解决措施，从而提升档案本身质量，从而为更好的使档案得到科学、合理的利用。

1 办公室文书档案收集及归档管理工作存在的意义

在办公室日常管理工作中，为处理各种各样的事务就不可避免的与其他组织、个人产生联系与交流，而这些联系与交流的主要方式就是利用文案、信函实现，这些统一被称作文书档案。对文书档案的收集管理与归档作为我国事业单位最基础的工作，其工作的好坏与否直接关系到组织与组织之间、个人与组织之间、个人与个人之间能否产生准确的信息传递，从而做好形影的事务工作，因此办公室文书档案收集及归档管理工作存在具有重大意义，也是为我国各事业单位能否顺利开展各种工作的保障。文书档案主要用于记录事业单位在发展过程中提出的重要的指示、决策、通知、会议记录、计划总结等，例如事业单位如需要做出重大决策或查询相关数据信息都会参考相关的档案资料，其中以会议记录内容、请示批复与审批结果等档案最为重要，因此办公室文书档案收集及归档管理工作在某种程度上决定着事业单位的发展方向，对事业单位的可持续发展具有重要的参考价值。

2 办公室文书档案收集及归档管理工作存在的问题

由于办公室文书档案收集及归档管理工作所具有的高技术性与服务性所致，相关工作人员在对其进行日常管理工作过程中难免会出现问题，因此要及时对出现的问题进行分析研究，才能够避免类似的错误再次发生从而影响正常的办公室文书档案收集及归档管理工作。

2.1 工作人员缺乏对文书档案管理重视程度

思想意识决定实际行动，如果对某一件事务工作在其思想上对其就不够重视，那么自然难以胜任其工作，从而出现各种各样的问题。在过去的档案管理工作过程中，相关的档案收集与归档工作人员就对其工作重视程度不够高，从而使办公室文书档案收集及归档管理工作的效果并不理想。由于工作人员对文书档案统一管理意识较差，只对一些重要的“红头文件”进行细致管理，而对其他普通的编号文件缺乏必要的关注度，从而大大影响了档案管理工作整体的效率与质量，导致事业单位在做重大决策查询资料时，往往发现相关档案“找不到了”，或档案关键内容出现破损，无法过去有效信息，这时候再去追究工作人员责任已为时已晚。正是因为工作人员对文书档案管理重视程度不够高，使得对文书档案的查询难度大大提升，无法有效的为事业单位提供良好的决策支持，最终影响了事业单位的发展。

2.2 工作人员缺乏对文书档案科学管理力度

随着科技的发展与进步，传统的档案管理模式已不再适应当今档案管理的需求，但工作人员并没有意识到这一点，缺乏对文书档案科学管理力度，对其档案管理工作并没有做到及时的调整与规范，导致档案管理文件资料丢失或缺损。例如在实际工作过程中对档案管理模式没有做到科学的规范与调整，目前很多重要的资料仍以文字形式存档，缺乏对电子档案的收集与经验；在档案收集与归档的具体流程中没有做到规范化处理，文件资料乱扔乱放，随意摆置，没有进行及时的整理与归档；文档资料数据真实性欠缺，有的事业单位领导为应付上级领导检查，模仿抄袭近几年资料数据，从而导致文档资料具体数据真实性与实际数据脱节，从而影响决策的准确性与严谨性。最后就是档案的连续性与完整性不够完好，相关的文件资料经常会出现断章、断页，有的甚至连单位落款公章都没有，使档案资料不能够体现其完整性与严谨性。

2.3 工作人员缺乏对文书档管理与收集全面性

一份完整的档案资料收集与归档需要各方面的支持与帮助，同时也需要很多时间与精力完成这项工作。因此在实际的档案收集与回档中，会出现档案管理资料收集不全面的现象。而一份正确决策的下达需要参考各方面的档案资料，只有相关档案资料齐全，才能保证决策的准确性与范围性，才能使决策落实到方方面面，从而使问题得到完美解决。现实中由于相关档案资料来源错综复杂，需要进行全面的收集与核查才能完成档案的收集与回档，在收集过程中若不小心将重要的档案资料遗留在其他部门，会对工作人员的工作强度与难度造成进一步的影响。另一方面，有的事业单位档案管理人员并不是专职人员，而是兼职，因此缺乏足够的时间来对档案进行收集与管理，在经验上也并不专业。综合各种原因，最终市档案的收集与归档资料做的并不够全面。

3 办公室文书档案收集及归档管理工作解决措施

针对办公室档案管理收集与归档出现的问题，要提出有效的解决方案，使问题得到妥善解决与处理，从而保证整个档案管理工作都能够顺利进行，其具体解决措施如下：

3.1 对工作人员在思想与能力上进行培训与强化

有关事业单位要重视起档案工作人员的培训管理工作，首先在思想上要加强对档案管理重要性的教育，提升工作人员的对档案资料的重视程度与敏感程度，加强工作人员的管理意识，在思想上重视起来，才能保证在行动上有所改变。对于管理能力差的工作人员要进行有针对性的知识讲解与技能培训，使其能够行动跟的上思想，从而提升整体工作人员的思想素质。

3.2 进一步完善文书档案收集预歸档的相关管理规定

在思想上进行强化同时，还要辅以相关管理规定上的约束，在文书档案收集预归档的相关管理规定上要进一步明确其细节问题，例如文书档案收集时间、保管期限、整理归档时间、审核时间等，使相关档案管理工作人员在明确的指示与规定下工作，从而保证工作人员不会钻“制度漏洞”，防止档案私自截留现象发生。另一方面，要顺应时代发展潮流，进一步开展档案数字化信息化工作，使文书档案收集与归档变得更加方便、快捷。

3.3 对文书档案管理模式进一步创新

传统的文书档案收集与归档管理模式存在一定的档案文件完整性不全的问题，因此相关事业单位要对其管理模式进行整改与创新，第一步，文档管理工作人员要进一步加强与档案相关的各部门的沟通与联系，对要收集的档案从其历史性与连续性有一个详细的了解，从而保证在真正进行收集过程中有一个充足的准备，确保档案的完整性与连续性，其次要强化对档案人员的专业性管理，拒绝出现“兼执性质工作人员”，确保工作人员时间的充裕性与合理性，最后要充分利用现代化技术，解决工作人员在对档案进行收集时出现的人工收集失误，从而保证文书档案的工作能够开展的更加顺利。

4 总结

综上所述，进行办公室文书档案收集及归档管理工作是一个复杂且充满技术性的过程，为事业单位顺利开展指导工作打下了坚实的基础，本文通过对办公室文书档案收集及归档管理工作分析与探索，针对其出现的问题提出一系列解决改进措施，从而使办公室文书档案收集及归档管理工作充分发挥其服务性作用，推动事业单位平稳快速的发展。

参考文献

[1]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（5）：194-194.

[2]刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196-196.

[3]席小青.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].环球市场，2016（34）：19-19.endprint