吕宏伟

摘  要

随着社会的不断发展，档案越来越成为记录社会发展进程的重要载体和信息资源，所以，重视档案的保密、保管工作显得尤为重要，一方面，保密是每一位档案工作者应该履行的职责，另一方面，只有保管得当，国家的资源才不至于遭受损失。

【关键词】档案管理;保密;归档

1 如何加强档案的保密工作

档案是国家重要的机密文件，涉及到国家的安全，关乎到经济发展和社会建设，一定要做好保密工作，确保国家利益，实现档案职能。

1.1 提高工作人员的保密意识

保守国家机密是每个公民应尽的义务，从事档案工作的人员更是如此，绝不能让档案的相关内容通过他们或其它途径传播出去。首先从业人员要加强防范意识和职业操守，保密意识的警钟常鸣，不能一时疏忽或不够重视，轻易将档案内容泄密，一旦发生这种情况，相关单位和部门应立即严惩并设立惩罚制度，从根本杜绝类似事件的发生。

1.2 加强档案管理的防护措施

在硬件设施上，确保重要文件安置妥当。设置保险锁、保险柜、防盗装置等，保证档案的安全;重要的档案做好备份，不至于出现意外情况没法复原;要做到档案馆的防潮、防晒、防蛀等工作，确保档案完好无损;绝密的文件做到审查合格后入档，认真核实签字、归档过程中，有无泄密的可能，如发现失密，及时查明原因并评估后果，随时进行补救，不允许事态扩大到不可控的程度。

严格实行防守机制，设立专人把守，不允许非相关人员或闲杂人等随意出入档案要地;加固门窗，以防档案被盗或丢失;未经授权，不得随意调出档案，实在是工作需要调档，也应经过严格的审批程序和签字手续，一旦出现失密现象，便于查出相关责任人。

1.3 让保密准则做到人尽皆知

档案涉及到国家的利益，自然也和每个公民的利益息息相关，档案管理机构要将保密准则及失密的危害普及到每一个人，将《保密守则》贴在显著位置，随时接受相关部门的监督，随时提醒每一个人注意，这样就形成了人人遵守的良好氛围。

2 如何做好档案的归档工作

档案的归档工作是档案管理的工作重点，因为档案只有归档清晰、合理，才能调档迅速，使其在第一时间发挥作用，归档工作做得好，直接体现了档案管理工作的水平。

2.1 详细分类   设好目录

档案的完整与安全是检验档案管理工作是否合格的标准，也是档案工作的基础。档案做到不损坏、不丢失、不凌乱，找的时候能找到、用的时候可利用，就实现了档案的用途和设立的宗旨。

要想做到这几点，首先，要将档案详细分好类别，做到每一类档案有据可依、有序可查，比如根据年限分类、根据性质分类、根据机密程度分类、根据地区分类等等;设立精准的目录，做到摆放整齐、一目了然，而且，为了确保档案的完整，要随时进行清理或根据新的发展变化，重新进行类别划分。

2.2 及时归档   建立网络

要建立网络管理，利用电子邮箱存储档案备份和目录、用微机软件或移动硬盘存储不利于以纸质文件存放的档案等，以搜索引擎为查找方法既省时、省力又准确，不会发生人脑记忆出差、耽误工作的现象，而且，网络档案的建立还可以避免纸质文档因年久变黄、字迹不清或库房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情况下，档案管理人员要及时进行清理、分档、存放，如果忙不过来，要先进行简短的记载，以备日后提供查找依据。

2.3 积累经验  完善细节

档案工作人员要随时总结经验，还要预想出事件发生后的多种措施，不能等到事情出现在眼前，没有充分的思想准备，只能为了交差，应付了事或者干脆置之不理，档案工作人员要有高尚的职业操守，像维护自己的切身利益一样，保证档案的安全。

要随时发现不足之处加以完善，随时翻阅、审查档案，及时清理漏洞，针对管理不当之处，随时提出整改意见和建议。

3 如何做到档案的精准利用

档案要想发挥作用，首先要在存档的各个环节做到万无一失，失了密的档案就失去了价值可言;分类不当或信息不详的档案不能提供可查的依据，因此，更好地运用档案、让其发挥效用，是档案存储的最终目的。

3.1 质量是档案可用的前提

文档在存放的过程中，不能出现内容与名头不符、部分文件丢失不见、电子载体不好用、文件不能提取等问题，而且，在归档过程中，更不能出现随意摆放、随便替换等现象，要做到每一份文档都有意义、有价值，保证档案质量是档案可用的前提。

3.2 规范是档案存放的保障

文档的规范性是指文档具有真实性、完整性和有效性。被归档的文档应具备可用性，就是有可识别的标志、载体完好、文件名实相符等等。

规范是档案管理的保障。规范的具体要求是分清主次、权衡轻重、识别等级。将利用率高的档案放在重要位置、方便调取;将次要档案进行整理，按级别与同等文档一起存放。

还可以将索引按照名称、时间、区域等类别划分，以搜集信息、成立卷宗、审核内容、处理安放等环节存放，把职员的各项职责和工作流程规范、落实到位，加强素质教育、培养全局观念，加强档案人员的责任心，增进管理水平。

（1）拓宽思路   使档案工作持续发展

随着档案的增多、社会的进步、科技的不断发展，档案的格式与载体也在发生变化，从传统的纸质档案、声像档案、实物档案发展为电子文档、网络文档、光盘和影碟等多种数码制品文档。这要求从业人员不断增加业务能力，迅速掌握科技手段，加强修养、拓宽思想，从现代化管理方面，研发出档案管理适合的发展之路。

（2）开辟多种渠道，多途径地搜集材料并加强反馈。可以从各种来源掌握资料，利用信息畅通的时代特点，观察群众的反响，针对不同的服务对象，制定灵活的档案管理机制。

（3）出台现代化管理手段，利用新的设备编录文献，以计算机操作技能为主导，建立多媒体数据库，以电子归档和存储分类的方法，实现数字化管理。

总之，为了使档案的管理工作飞速发展，不能安于现状，要主动结合当前的社会情况，与时俱进，使档案实现市场化管理，为社会提供有用的信息资源，真正实现以史明镜的自身价值，将档案管理工作提升到一个新的高度。

参考文献

[1]郭伟.谈数字化文献著录格式[J].锦州医学院学报，2001（02）.

[2]宋立刚.加大资源整合力度 推进档案信息化建设[R].中国档案报，2005.

作者单位

吉林省桦甸市档案局  吉林省桦甸市  132400