董志恒

摘要：档案已经成为现代社会发展史上最为重要的文献参考资料之一，是国家机构社会团体组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献资料，其对于社会发展具有重要的作用和价值。本文对档案工作的重要性及其價值进行了探讨分析，并论述了加强档案现代化管理的措施。

关键词：档案工作；重要性；价值；现代化管理；措施

一、档案工作的重要性

档案工作的重要性主要表现为：檔案是人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，档案的存在是人类发展史上的一项无形的宝贵财富，因此档案管理工作是维护历史真实面貌的重要事业，使瞬间变为永恒，为我们研究历史现象，准确掌握历史发展规律，服务社会发展提供了坚实的基础。做好档案工作是一个社会、国家健康发展的需要，档案管理是每一个单位管理工作的重要一部分，是提高单位工作质量和效率的重要条件，是对历史的真实记录，为促进科学发展提供了第一手资料，为科学发展奠定了坚实基础。并且档案与人类文明的产生和发展相伴随，档案工作是维护历史真实面貌。档案在人们社会活动中具有其他文献所不能替代的作用，具有特殊的作用。特别是当今社会日新月异，比如就业、失业及退休等变化，使得档案工作非常重要。

二、档案工作的主要价值

档案工作的价值主要表现为：（1）档案是历史的真凭实据。档案记载了社会发展的历史过程，具有一定的法律效用，档案记录历史具有客观性，它保留了当时的历史真迹，如原始的印信、手稿、音像等，它是机关单位中信息工作必不可缺的信息工具，是处理业务和履行职能的手段，因此就要利用档案信息来熟悉各项工作的内容，规划决策以及处理事务的前后条件。（2）档案是生产活动的参考依据。档案在历史的发展过程中是用来记载日常的生产活动，记录人类在发展过程中与大自然融合、积极斗争积累下来的宝贵经验，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料。当今社会各项建设突飞猛进，随着我国城镇化建设的不断推进，城市的规划建设在不断扩大延伸，各项建设如雨后春笋拔地而起，做好各项工程的档案管理尤为重要，档案可以作为城市规划、工程立项管理的有力凭证，可以避免好多重复建设，使我们的规划更加合理。特别是科技档案在当今科学技术一日千里，各项技术在不断更新的时代，档案更是作为企业现代化生产和科学管理的重要条件，在企业经营管理和提高生产效率方面发挥着重要的作用。（3）档案是科学研究的基础和前提条件。一切科学研究都离不开前人所留的资料，这就直接说明档案成为了一个不可缺少的重要条件。在科学研究中，档案不单单是直接的提供最原始的记录供参考和借鉴，另一方面是能够直接提供大量的实验数据和观察中建立起来基础材料可供直接参考利用。科学研究工作的发展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结前人研究的成果，吸取其中有益的经验教圳，避免少走弯路或不走弯路。

三、加强档案现代化管理的措施

1、建立档案室网页，开展网上利用服务。 随着档案室内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式之一。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

2、建立电子档案数据管理中心。 档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。

3、开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

4、提高档案管理人员的综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习。

结束语

档案是最原始、最真实的资料，档案能够发挥其作用，就充分体现出档案的自身价值。并且档案工作既是一项基础性工作又是一项服务性工作，为了充分发挥其服务功能，必须与时俱进加强对档案的现代化管理。

参考文献：

[1]姜安民.浅析事业单位人事档案的用途[J].黑龙江史志 2014（07）

[2]邹薇.新常态下谈事业单位档案的数字化管理[J].卷宗，2016（05）

[3]李霞.大数据背景下谈提升档案管理价值[J].中国科技博览，2017（08）