郑雅

（陕西职业技术学院 陕西 西安 710010）

高校行政办公自动化系统的设计与研究

郑雅

（陕西职业技术学院 陕西 西安 710010）

对于当前高校行政管理中，在行政办公方面，继续实现现代自动化办公，对此优化设计高校行政办公的自动化系统，从系统需求分析、结构设计、功能设计等方面出发，设计实现基于高校行政办公管理的自动化系统。结果研究中证实，优化设计当前基于高校需求的行政办公自动化系统，应用该系统管理行政办公工作，其相较传统高校的行政办公方式，可以提升高校行政办公效率，提升40.0%，发挥积极设计应用效益。结论表明，设计高校行政办公自动化系统，具备使用可行性，能够在实际中发挥应用价值。

高校；系统设计；办公自动化；行政办公

针对高校行政办公中，目前在行政办公中多数高校还在采取手工方式进行办公管理[1]，缺乏自动化管理方式，对此，基于现代计算机技术，从而可以优化设计出高校行政办公的自动化系统，这样就能够提升当前高校的行政办公自动化管理水平，发挥积极影响。以下本篇对此做具体分析。

1 当前高校行政办公管理现状

在当前高校行政办公中，一些高校还在应用传统的人工方式管理办公信息，不仅信息冗余、信息缺失以及信息决策失误等情况时有发生，也大大降低高校行政办公管理工作的效率[2-6]。对此优化设计办公自动化系统，实现行政办公自动化，有效?促进高校办公制度、管理制度的改革，促进高校行政办公管理现代化的实现[7]。开发用于自动化行政管理的高校办公自动化系统，可以使高校行政办公人员应用现代化、自动化的技术装备[8]，以及结合科学的管理手段，提高行政办公管理工作的质量和效率，发挥积极实现价值。

2 分析系统的设计需求

基于本次的高校行政办公自动化系统设计之中，可以基于该系统的功能模块以及关键技术方面，优化设计系统结构，运用和数字签名、系统访问权限控制等方法，确保系统数据安全[9-12]。在行政办公自动化系统的客户端设计之中，确保可以采用Web浏览器作为系统的用户交互平台，这样可以保证设计好的系统在用户群体中具备通用，降低系统客户端维护成本，也可以使设计的系统便于在今后进行修改与扩充，降低高校行政办公管理系统的开发设计成本[13]。同时，对于本次设计的高校行政办公自动化系统之中，也能够面向系统功能的辅助决策，科学、合理的管理繁杂的行政办公工作，确保高校行政中对于人员出入的档案管理，文件资料管理，对每天的工作的进展情况进行的记录。高校行政办公自动化系统中，实现系统内信息的共享与协同工作，可使内部人员对工作进行询问交流，保证工作的完整进行，以确保推进高校行政的无纸化办公进程，能够减少了手工工作的错误与遗漏，提高工作质量和效率，充分利用高校行政管理人力资源，节约行政办公费用[14]，确保实际设计出的系统能够满足用户的应用需求。

3 设计高校行政办公自动化系统

3.1 系统总体结构设计

对于本次设计的高校行政办公自动化系统中，将会采用Browser/Server三层结构，在系统的客户端中，须经过中间事务层才可与数据相连接，这样可以保证系统中数据的安全，提升运用该系统处理行政办公?事务的高效性。当用户开始工作时，则打开浏览器登录系统，登陆后会根据用户的权限的不同显示不同的功能和内容。系统结构如图1中所示。

图1 设计的总体结构

基于本次设计的高校行政办公自动化系统中，能够应用B/S多层次结构设计系统，确保系统中的所有应用服务可以架构在中间层中，避免服务与系统数据库的直接交互，有利于系统在今后设计中根据用户需求的变化，不断扩展和升级系统结构，保证行政办公自动化系统能够具有更高的适应性。

3.2 系统功能设计

对于本次设计的高校行政办公自动化系统中，为确保系统能够满足用户使用需求，应该完善系统功能，使系统符合用户应用特征。针对高校行政办公各种不同的管理模式，考虑扩展功能，本次系统功能如图2所示。

图2 功能结构图

公文管理的功能：在该系统中，实现行政办公自动化，可以将高校行政中各类文件的接收以及批办等处理工作，实现自动化的管理，可以应用系统管理公文的传播、起草以及签发存档等环节，使高校行政公文管理工作更加简便[15]。在该系统中，针对外来的公文文件，可以进行登记、处理之后，将公文存档，或是将公文转发出去，提升系统应用价值，发挥自动化行政办公优势。

档案管理的功能：在本次设计的高校行政办公自动化系统中，可以将已处理完毕的行政办公文件归档，可以将文件放入高校的行政案卷之中。同时，在系统中，也负责管理文件案卷的借阅工作，确保行政办公中文档资料的安全性，加快高校行政办公中档案的数字化、自动化管理水平，完整的做到高校档案的归正和接收同步，这有利于保证高校档案的完整而不是缺页的残篇错节。

财务管理功能：在系统中，能够对行政办公经费进行管理，可以有效监控收支预算，确保高校行政财务安全。

行政计划安排的功能：在行政办公中，可以将一些行政工作计划编制、发送到行政科室中，考核行政办公人员工作效率。

安全管理功能：可以通过用户验证、签名认证以及权限设置等方式，保证登陆系统的用户是权限内的用户，提升系统数据安全，维护高校行政办公自动化环境的安全性。

3.3 数据库设计

高校行政办公自动化系统设计中，数据库采用了较大型数据库SQL Server 2008，能够运用该数据库，来优化设计行政办公自动化系统中的数据库但愿，可以减少系统存储数据过程中的网络负担。本次系统数据库设计中，主要表及其功能：

权限（权限ID号，权限名称，链接地址）

权限角色（角色ID号，员工ID号）

角色（角色ID号，角色名称）

角色员工（员工ID号，角色ID号）

部门（部门ID号，部门名称，上级ID号，部门描述信息）

公告信息（公告ID号，公告主题，公告内容，员工ID号）

员工（员工ID号，员工编号，员工密码，员工名，员工性别，员工生日，加入日期，员工地址，员工email，员工电话，部门ID号）

个人文档（文件ID号，文件名称，文件内容，文件保存路径，是否共享，员工ID号）

个人文件（文件ID号，文件名称，文件内容，文件保存路径，是否共享，员工ID号）

日程（日程ID号，日程主题，开始时间，结束时间，员工ID号）

一些数据库表如下所示：

1）数据库中的tb_text表，主要用于保存行政管理中的发文信息。见表1所示。

表1 系统的tb_text表

2）tb_user表（如表2）用来保存所有办公人员的信息。

表2 tb_user（办公人员管理表）

3.4 系统软件代码实现

4 系统设计实现效益

实际高校行政办公中，应用办公自动化系统，有力地保证了系统的安全，应用结果表明该系统能够提高高校的的办公效率，提高高校行政办公工作质量和效率，实现对高校行政办公管理现代化、决策科学化，发挥积极实现价值。对比办公自动化与传统办公效益，具体如表3所示。

表3 系统的实现效益分析

同时，本次设计高校行政办公自动化系统，相较于传统的行政办公方式，可以提升高校行政办公效率，提升40.0%，发挥积极的设计实现效益。

5 结 论

综上所述，设计高校行政办公自动化系统，能够减轻办公人员的工作量，可以使高校行政办公人员从繁琐的事务中解放出来，具备使用可行性，在实际中发挥应用价值，可以在高校中推广应用该行政办公自动化系统。

[1]曹俐.基于J2EE的普通高校办公自动化系统设计与实现[D].长沙：湖南大学，2012.

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[3]曹俐.基于J2EE的普通高校办公自动化系统设计与实现[D].长沙：湖南大学，2012.

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[15]李丽萍.高校办公自动化系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2014.

The design and research of the administrative office automation system in colleges and universities

ZHENG Ya
（Shaanxi Vocational and Technical College，Xi'an 710010，China）

For administrative management in colleges and universities，in the administrative office，continue to realize the modern office automation，this optimization design for the office automation system，the starting from the system requirements analysis，structural design，functional design，design and Implementation Based on the University Administration Office of public management automation system.The study confirmed that the optimization design of the administrative office automation system based on the demand，the application of the system of administration office work，the administrative office of the traditional university compared to，can improve the efficiency of office administration in Colleges and universities，lifting 40.0% play positive should be designed with the benefit.The conclusion shows that the design of the administrative office automation system in Colleges and universities is feasible and can be used in practical application.

colleges and universities； system design； office automation； administrative office

TN99

：A

：1674－6236（2017）14-0039-04

2016-06-12稿件编号：201606087

郑 雅（1986—），女，陕西咸阳人，硕士，助教。研究方向：行政管理，高校教育管理。