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对电子档案纸质档案长期并存的分析

2017-07-04尹成芳

办公室业务 2017年6期
关键词:纸质档案电子档案

尹成芳

【摘要】我国的经济社会不断发展,网络信息技术水平不断提升。随着网络信息技术应用范围的不断扩展,其与社会各领域的融合更加紧密。以档案载体为例,在信息技术的支持之下,电子档案应运而生,形成了电子档案和纸质档案并存的局面。本文将具体探讨电子档案与纸质档案的长期并存问题,希望能为相关人士提供一些参考。

【关键词】电子档案;纸质档案;长期并存

进入新世纪以来,我国对档案信息的记录要求更高。各行政机关和企业事业单位、社会团体都有档案,档案是单位进行决策的重要参考资料,在电子档案出现之前,各行政机关和企业事业单位、社会团体都应用纸质档案,纸质档案对人力物力资源的需求量较大,一定程度上增加了用人单位的经济负担。随着网络信息技术的不断发展,电子档案出现,弥补了纸质档案的不足,形成了两种档案并存的局面。

一、电子档案和纸质档案并存的优势

(一)满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存,可以满足社会的预览需求。我国各行政机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案,在进行档案管理时,需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展,电子档案出现,可以实现传统档案的数字模式转换。各行政机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性,有的偏好于纸质档案,没有采用现代化的网络信息技术,成立电子档案系统;有的偏好于电子档案,取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看,电子档案和纸质档案并存,可以满足社会多元化的档案预览需求。

(二)发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存,可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比,电子档案具有如下几个明显优势:第一,电子档案的操作相对简单。第二,电子档案的储存量更大。第三,电子档案可以实现数据共享。当然,电子档案也存在较大的局限性:第一,电子档案的数据管理难度较大。第二,电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷,纸质档案必不可少。从历史发展来看,我国的司法机构一直沿用纸质档案,其权威性得到了社会的普遍认可,与电子档案相比,纸质档案的安全性可以得到保障,因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。

二、电子档案和纸质档案并存的策略

(一)健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家檔案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》,制定了电子档案管理的基本条例,随着电子档案使用范围的进一步扩展,档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该对电子档案的制定和编写进行规定,并按照电子数据的不同,形成不同的存储格式。第二,应该做到电子档案的归档工作,并设置专门的电子档案管理部门。第三,应该对纸质档案进行定期维护和审核,避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四,应该对纸质档案进行修缮,并对纸质档案进行集中整理。

(二)实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处,因此应该实现两种档案资源的共享,提高档案内容的价值。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该控制电子档案和纸质档案的归档日期,尽量统一安排归档。第二,应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪,把纸质档案扫描成数据内容,形成电子档案。第三,应该采用人工抄写的办法,把电子档案的内容记录下来。

(三)形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点,为了提高档案管理的水平,需要形成新的档案管理体系。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该加强管理人员对档案信息的重视,赋予档案部门更多的职权。第二,应该加大档案部门的人才队伍建设,引进具备专业信息技能的人才,对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三,应该保障档案管理的外部环境,不断充实馆藏内容。第四,应该对电子档案和纸质档案进行分层管理,并实现管理的交叉。

(四)保障档案信息安全。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该保障档案信息安全。无论是电子档案还是纸质档案,其安全性都会受到威胁,为了对档案信息进行保密,应该加强对档案的保管。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该扩展纸质档案的管理空间,随着事业单位发展年限的延长,纸质档案的数量会不断增加,因此要扩充管理空间,扩大档案管理的专门库房的规模。第二,应该做好档案管理库房的防火防盗工作,并形成网络监测系统,对库房管理进行动态监督。第三,应该引进保险柜等加固设备,对重要档案进行安全防护。

三、结论

综上所述,随着我国网络信息技术的不断发展,电子档案的出现,改变了传统的档案布局,形成了电子档案和纸质档案并存的局面。为了发挥二者的实用价值,必须采用科学的应对举措。

【参考文献】

[1]郭昱伶.对电子档案纸质档案长期并存的思考[J].办公室业务,2016(15):90.

[2]曹丽娟.关于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].办公室业务,2016(08):112.

[3]常秀英.对电子档案纸质档案长期并存的思考[J].太原城市职业技术学院学报,2014(04):158-159.

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