战吾·银花

摘要：本文从2016年1月1日起开始施行的《会计档案管理办法》及其他涉及档案管理的法律法规出发，结合笔者自身事业单位档案管理工作经验，阐述了会计档案管理对于事业单位的重要性及会计档案保管期限的变化，并在此基础上分析了保管期限变化提出的挑战及在日常工作中的应对措施。

关键词：会计档案；保管期限变化；挑战

一、事业单位会计档案管理的重要性

当视野聚焦于事业单位的会计档案管理，区别于企业单位，事业单位执行的是预算会计类型，比较缺乏成本管理与控制意识，这种事前的预算控制就需要会计能够对一整年单位整体的财务状况有一定的把控。尤其是在增量预算的情况下，这种预算是指新的年度的预算以及以前年度的预算或者实际业绩作为基础来编制，在此基础上增加相应的内容，所以以前年度的会计档案作为参考就显得尤为重要。此外，在事业单位人事调动中，领导者离任时根据规定须审计，这样就需要核实查证大量的财务档案，确定离任者在职时的财经状况，从而给离任者一个真实、正确的评价。总之会计档案管理的重要性表现于作为史料的一种参考作用。

二、事业单位会计档案保管期限的变化

会计档案保管期限意味着会计档案保存期结束后经过鉴定就可以核销了，在上述四类会计档案中，会计凭证、会计账簿的保存期限延长为30年；财务报告中除了月度、季度报表保管期限为10年外，其它的需要永久保存；其它会计资料保管期限也为10年、30年、永久不等。

而我们所保存的会计凭证、会计账簿等都是公诉人对经济犯罪分子提出诉讼，权利人提出权益保护的第一手证据资料。如果所需的资料超过保存期限，却没有超过最长追诉期限，这就是我国法与法之间的衔接漏洞，我们之前施行的管理办法中会计凭证的保管期限是15年，所以这也是会计档案保存期限延长的重要原因之一。

三、会计档案保管期限变化提出的挑战

《会计档案管理办法》31款条文中将近20款条文都跟会计档案的存续管理有关，相应的会计档案的保管期限的延长也加剧了我们档案管理工作的难度，保管期限延长，保管的会计档案数量也相应增加，在如何有效管理会计档案方面也提出了挑战。

（一）档案管理人员衔接方面的问题

重要的一手的会计档案如原始凭证、记账凭证的保管期限延长至30年，在长于刑事诉讼最长有效期20年的基础上，恰好与事业单位工作人员的工龄间出现一定的矛盾。一个新大学毕业的大学生23岁左右，假设能够工作30年，也将近退休的年龄，同时如经济学在经济人假设的基础上，每个人都以自身利益最大化为目标，期间可能碰到人事变动，档案管理人员在档案衔接工作上就会出现如“廉颇已老，尚能饭否”等担忧。

这就需要建立梯度的接班机制，同时会计档案管理工作因其具有一定的保密性，需要专人负责，我们事业单位需要根据目前的单位的人事情况，考虑合适的人选以及提前做好该人选今后是否会离开单位的准备。除此之外，电子档案的普及也在配套的硬件设施以及使用方面也是我们档案管理更要注重人员衔接的结构化问题。

（二）会计档案管理制度方面的问题

要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全归档保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。

（三）会计档案保管、销毁等工作方面问题

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一、订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二、设有综合档案室的单位，会计档案暂时有财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三、各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

参考文献：

[1]2015年12月11日中华人民共和国财政部、国家档案局第79号令《会计档案管理办法》.

[2]朱亚鹏，卜鉴民.对现行会计档案管期限问题的探讨[J].档案与建设，2008（7）.

[3]沈栋.会计档案的功能与管理浅析[J].企业导报，2016（4）.

[4]郝菊玲，赵文蕾，李丽光.新制度下的会计档案研究[J].中国商论，2016（29）.

[5]柯燕萍.会计档案保管期限延長问题分析[J].中国乡镇企业会计，2016（3）.