张燕儿 /舟山市档案局

2012年12月31日，舟山群岛新区第一家渔农村集体经济股份合作社——普陀区六横镇坦岙村股份合作社成立。之后，新区所属4个县（区）在坦岙村成功经验的基础上开展渔农村集体资产股份制改革（以下简称股改）试点工作。2014年7月7日，舟山市委、市政府出台《关于深化新区渔农村改革加快推进城乡发展一体化的若干意见》，舟山群岛新区渔农村集体资产股份合作制改革工作全面铺开。到目前为止，全市528家渔农村经济合作社中的80%完成股改工作。

渔农村股改档案是渔农村经济合作社在股份制改革工作中直接形成的，对股东、集体、社会有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的原始记录，是全市渔农村股改工作的真实反映。做好渔农村股改工作中文件材料的归档工作，确保股改工作档案的完整、准确、系统、安全并实现有效利用，能够使档案在渔农村经济社会建设、维护社会和谐稳定和保护股东的权益等方面发挥重要作用。笔者就舟山市渔农村股改档案工作做一介绍，并就进一步做好工作提出几点想法。

1 渔农村档案管理工作实践

舟山市渔农村管理体制存在特殊性，因此要做好股改档案工作，必须了解渔农村管理状况。20世纪80年代，舟山市村级管理体制是“乡镇治村”，这与全国众多农村的情况一样。90年代初，舟山市成立了村级经济合作社，形成了一村一社的格局，由合作社经营管理集体资产。2005年，舟山市在原有村建制的基础上，引进城市管理模式，建立渔农村新型社区。于是，舟山市渔农村管理体制出现了三种模式：单村建社区、撤并村建社区、联村建社区。目前，全市4个县（区）共有35个乡镇（街道）、192个渔农村新型社区、344个行政村、528个经济合作社。单村建社区即一村一社区一合作社模式最为简单，它是三块牌子一套班子，具有场地集约、人员精简、经济社会管理职能高度统一等特点；撤村建社和联村建社模式较为复杂，在新型社区建立过程中撤并或联合了很多行政村，一个社区由几个村组成，而一个村又有几个经济合作社，经济管理主体是合作社，而社会管理职能又都落在行政村或社区上，易形成社会管理职能和经济管理两张皮的情况。村级组织经费有限，工作人员多头兼职，因此合作社无固定工作人员、无办公场地，开展股改工作及股改档案管理都面临很大的困难和挑战。

舟山市对渔农村档案工作十分重视。2005年，市档案局印发《舟山市渔农村新型社区（村）档案管理暂行办法》，进一步规范新体制下渔农村档案工作。县（区）档案行政管理部门投入大量精力开展渔农村档案业务培训，强化社区（村）档案业务建设。2006年以来，有54个行政村（社区）创建规范化、示范档案室，13个社区（村）创建“乡村记忆”基地工程。但由于诸多原因，渔农村档案工作还存在许多问题。其一，由于机构多次变动和管理体制不顺，一些行政村以及经济合作社没有建立档案室，存在无档案人员或是档案人员变动频繁的现象，在机构撤并过程档案的归属和流向未予明确，档案损毁遗失或管理责任不明的情况多有发生，致使村民无档可用或是有档无法利用。其二，村级管理者档案意识不强，许多事情议而不记、文件清退不及时、档案交接不规范，致使档案缺失现象较为严重。其三，囿于交通不便等客观因素，针对村级档案人员的业务培训周期过长、难见成效，档案人员业务能力有待提升，村级档案管理的规范化、系统化、信息化有待加强。

股改档案作为渔农村档案的重要组成部分，工作中除了存在上述普遍问题，还存在如下具体问题：首先，很多合作社已完成股改工作，但股改档案管理没有同步开展，工作停滞在文件材料的形成和积累阶段。一些档案工作基础较好的合作社，其工作已处于预立卷阶段，但更多的合作社是把档案材料锁进柜子搁置里，原因有二：一是不知道要归档，二是不知道怎么归档。其次，文件材料的形成不够规范，表现如下：一是文件材料原件缺失；二是材料存在涂改现象且没有签名，档案真实性、原始性得不到保证；三是材料不完整，缺乏过程性文件或反映结果的文件。再有，合作社或村（社区）级管理者股改过程中只考虑到股改档案材料的归档与保管，未考虑到提供利用的问题，档案利用工作存在明显不足。

2 加强渔农村股改档案工作的几点建议

2.1 规范档案材料的形成并明确归档范围

股改档案应该充分体现工作内容、工作程序，必须经得起历史检验、经得起股民质疑，因此必须规范档案材料的形成环节。经济合作社应围绕股改工作启动、股改基准日确定、享受对象界定、清产核资、人员排摸调查、实施细则讨论、股民认定、股权量化、“三会”人选推选、首届股东代表大会召开等工作形成相应的档案材料，档案材料必须真实有效；各类档案材料均应保留原件，确保签名、盖章等手续到位，并且无涂改。具体来说，村民代表大会形成的各项决议上应有各位村民代表的签名；人员调查结果材料上必须有村民的签字；特殊身份人员如因入学户口迁出的村民、外嫁户口未迁出的女性等的材料，均应附有相关依据性文件；资产核查情况材料应附相关证明材料和会议记录；集体资产收益情况应附相关合同、协议；对群众书面反映的问题均应形成答复文件；应公开告知村民的信息均要公示并拍照记录；对重要会议应有全程录像。各合作社根据本单位工作开展情况确定文件材料归档范围，并认识到文件材料的形成不仅要满足自身归档需要，还要满足乡镇（街道）和县（区）渔农业主管部门文件报送要求，形成多份原件；各归档主体要从存史角度出发，做到材料应收尽收，不留遗憾。

2.2 明确归档主体以及档案的归属与流向

笔者认为股改档案材料由各合作社形成、积累、整理为宜，并在股改工作完成后6个月内向社区（村）档案室移交全套档案，做到一社一柜一档。社区（村）应指定一名责任心强且会熟练使用计算机的工作人员负责具体档案管理工作。此外，为确保整个地区股改工作得到全面记录，避免个别村发生民生档案遗失的情况，乡镇（街道）应建立股改工作业务（专题）档案，作为股改档案的组成部分，对本区域形成的文件和各经济合作社报送的材料进行归档，并在本区域股改工作完成后6个月内向县（区）档案馆移交股改工作业务（专题）档案。县（区）渔农业主管部门也应根据本部门文件材料形成情况和乡镇（街道）报送的材料形成股改工作业务（专题）档案，在本辖区内股改工作全面完成后6个月内向县（区）档案馆移交。

2.3 加强工作领导

首先，县（区）渔农业行政主管部门应肩负起本辖区内渔农村股改档案工作的领导责任，把股改档案管理工作列入议事日程、纳入考核内容，做到与其他工作同部署、同推进、同检查。要明确分管领导、责任科室和工作人员，对股改工作中形成的各类档案材料情况进行全程跟踪。其次，各县（区）档案局应加强与农业行政主管部门的协调沟通，针对本地区股改工作开展情况，有针对性地提出股改档案工作的管理要求和文件材料归档范围，加大对股改档案工作的业务监督和指导力度，并组织开展相关档案管理人员的业务培训，及时做好股改档案接收进馆工作。第三，乡镇（街道）应着力解决股改档案工作的经费问题，配备必要的设施设备，落实具体部门和工作人员，有针对性地开展工作检查。

2.4 强化档案信息化管理

舟山市地处海岛，35个乡镇（街道）分布在多个岛屿上。由于大岛建小岛迁、教育资源整合、失海渔民转岗等因素，不少群众没有居住在户口所在地，一直以来群众如需查档案、出具证明难免舟车劳顿，所需的时间和经济成本都比较高。为方便群众利用档案，应强化档案信息化管理工作，优先把利用频率较高的档案材料数字化，然后通过渔农村“三资”管理计算机信息网络平台或舟山市统一的档案管理平台实现市、县（区）、乡镇（街道）、社区（村）四级档案共享，并实现全市范围内档案馆馆际备份，通过这些手段，方便群众就近利用档案。