周 婧

石家庄信息工程职业学院

微信网页版试论电子档案的保管与利用

周 婧

石家庄信息工程职业学院

档案工作是一项严肃的工作，档案部门的权威性是保证档案价值的前提和基础。电子档案有利有弊，这要求企事业单位档案管理工作者在其工作中应该创新档案管理模式，做好电子档案的保管与利用，以促进工作效率的整体提升。基于此，本文将着重分析探讨，以期能为以后的实际工作起到一定的借鉴作用。

电子档案；保管；利用

1、电子档案概述

在电子档案管理基本术语(DA/T58-2014)中对电子档案的定义是指具有凭证、查找和保存价值并归档保存的电子文件。电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。电子档案由电子文件转化而来，与传统纸质档案相比，电子档案存储量大、存储方便，既可以存储文字资料，又能存储图片、音频、视频等资料，并且操作方便，可以快速在计算机上完成档案的收集、整理立卷、查找、利用等工作，极大地提高了档案工作效率和档案利用率。而电子档案信息是指来源于电子档案的能消除人们不确定性的反映已经发生的各种事物运行状态、方式及其规律的征象或知识，它包含电子档案的信息、电子档案内容信息及电子档案目录、索引等电子档案再生信息。二、电子档案信息的特点1.电子档案信息对存储设备的依赖性电子档案信息的生成、传递、归档、整理立卷、保管、利用等都必须依赖计算机进行，离开计算机软硬件平台，电子档案信息将无法完成生成、传递、归档、整理立卷、保管、利用的流程。

2、电子档案的保管与利用措施

与纸质档案相比，电子档案在保存、维护等方面具有一定的复杂性。如何更好地保管与利用电子档案，确保其安全可靠，是档案工作者普遍关注的问题。

2.1 确保档案载体安全

通常情况下，电子档案独立于计算机硬件而存在，多存储于磁、光介质。因此，应建立适合此类介质保存的物理环境。例如控制适应的温度、湿度，按照相关标准设置存放柜架、库房，排放时应保持直立，注意避光、防尘及防变形保护，不可存放于强磁场及有害气体存在的环境中。

2.2 确保电子档案的原始性

许多电子档案具有一定的特殊性，需要对原始格式还原显示。因此，在这类电子档案的管理中，可采取以下方法：第一，将原始电子档案的电子图像完好保存；第二，对电子档案的支持软件及应用系统进行完整保存，恢复文件时，直接显示原始格式，第三，将电子档案打印输出件完好保存，或者将其制作为缩微品。

2.3 定期检测维护电子档案

第一，对电子档案载体外观进行检查，检查载体表面是否出现物理变形或损坏现象，检查载体表面是否出现霉斑，保证载体表面的清洁干燥。第二，对电子档案进行逻辑检测，利用专门的检测软件校验载体信息。一旦发现载体存在异常现象，应及时更新、修正。第三，建立健全维护管理档案，详细记录电子档案的检测维护过程，杜绝人为损害，减少不必要的无用操作。

2.4 建立完善的管理制度

在管理和利用电子档案上，应该依据电子档案的本身特性进行管理，建立完善的制度，同时还要确保电子档案的准确性，更要在收集上确保资料的真实性和逻辑性，这样在电子资料整理的时候也比较容易。同时，在电子档案传输的时候，要备份一份，并保证两份文件都是一样的，不能出现失误，还要在计算机设备更新的同时保持电子档案也随时更新，继续用旧设备记录电子档案，这对信息的传输也是有利的，足以见得建立完善管理制度的重要性。

2.5 正当的使用电子档案

电子档案是特别容易修改并且消失的，所以，对于每个使用者都要使用正确的处理方式来使用，应该是十分谨慎的，不能因为个人的原因，而随意的篡改了电子档案，这对以后的使用者是十分不负责任的。对于一些特定的电子档案可以设置成只读模式，不能进行传输或者拷贝等利用技术，有时也可以对原电子档案进行加密处理，总之，要保证电子档案的安全性。所以，在设计一套相对完善的制度的基础上，我们要正确的使用电子档案。

2.6 电子文件的利用

电子文件成为档案后，保管好电子档案的目的，是使电子文件能够处于可准确、完整、可靠提供利用的状态，起到查考的作用。电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同是更快捷、更方便。第一，电子档案提供利用的方法对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝、通信传输和直接利用。第二，电子档案的利用管理由于电子档案提供利用方式的多样化和所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

2.7 解决电子档案安全存储问题的基本方法

电子档案的安全存储技术主要解决电子档案管理过程中面临的问题：一是存储载体的寿命短，二是电子档案所依赖的计算机软硬件技术过时、系统不兼容。目前，理论上有三种解决方法。第一，将电子档案的阅读设备和软件保存到某种技术博物馆，这种方法要求定期鉴定并需要惊人的费用支出，但是存储效果最好。第二，在纸质或微缩片做拷贝，这种方法只适用于结构简单的文档，不适用于地理信息系统或其他复杂信息系统，虽可保证信息的永久保存，但避免危险的同时也失去了数字化的优势。第三，将电子档案尽可能地转化成中性格式的文档。这种方法运用最多，但是否适用于复杂文档还有待研究。

总而言之，随着大数据时代的到来，计算机电子信息技术得到人们广泛的应用，承载着大数据的电子档案凭借其特有的的优势在当下人们的工作与生活中起到了重要的作用。电子档案的诞生是信息储存技术中的一次巨大的变革，它在极大的推进了档案管理的工作效率的同时也改善了纸质档案在存储空间等方面的问题，这就要求我们在以后的实际工作中必须对其实现进一步研究探讨。

[1]韩晋莉，张晓鹏.刍议电子档案的保管与利用[J].机电兵船档案，2014，02：60-62.

[2]韩健.浅谈电子照片档案的保管与利用[J].兰台世界，2013，S5：28-29.