试论人事档案在人力资源管理中的重要性

2017-03-10李娜

环球市场 2017年23期

关键词：人力资源管理人力资源

李娜

山西西山晋兴能源有限责任公司

试论人事档案在人力资源管理中的重要性

李娜

山西西山晋兴能源有限责任公司

随着市场经济体制的不断深入发展，事业单位的发展模式也在不断的发生变化，在实际的事业单位发展过程中，要想根据市场的变化来合理配置人力资源，就需要对内部人员进行合理配置，以此来维持事业单位的发展动力，而人事档案作为人力资源管理中的主要组成部分，在人员培训、资源配置和绩效考核等方面，都有着重要的作用，做好人事档案管理，能够促进事业单位的快速发展。在这样的过程中，为了保证事业单位更好的适应社会的发展，不断提高在市场上的竞争力。

人力资源；人事档案；重要性

引言

就目前的发展形势来看，低碳经济是社会科学发展的必然趋势，所以在低碳经济的背景之下的党校档案的信息化建设中，更应该把低碳生活更好的融入在各大党校中，使党校在管理档案时，电子文件更具有准确性、安全性，能为我国的经济建设和文化建设作出更大的贡献。

1 探析人力资源管理中人事档案的重要性

根据以上叙述可以知道，人事档案是做好人力资源管理的最基本保障，在这样的情况下，可以看出来，人事档案在人力资源管理当中起着较为重要的作用，其重要性主要体现在以下几个方面：

1.1 人事档案是事业单位进行人力开发的重要依据

事业单位在实际的发展过程中，由于人员的更换和事业单位运营，需要进行相应的人力开发，这就需要依靠人力资源管理中的人事档案来进行，一般情况下，人事档案包含着事业单位员工的基本信息和工作表现，同时也包含着员工的主要工作经历，在进行人力开发的过程中，相应的管理人员就可以根据这些信息资料为依据，来对事业单位员工的工作能力和综合素质进行评判和确定，在这样的情况下，就可以根据其具体工作表现来合理的安排岗位，这样能够保证人力资源的正确开发，这样看来，人事档案是进行事业单位内部选拔活动的主要依据之一。

1.2 人事档案可以优化人力资源的合理配置

随着信息化、全球经济一体化加速和国内法制体系的健全，以知识、信息、服务等为特征的新经济时代对传统人事档案管理实施了合理配置，进而更好地促进企事业的迅速发展。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源不是静止的，它随着时间的推移、内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳配置。

1.3 人事档案有助于制定合理的管理规划

近年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人力资源需求，并且对人力资源的预测更科学、规范，从而制定出合理的管理规划。

1.4 使人力资源的管理水平得到提升

人力资源管理中，人事档案管理是重中之重，因为人事档案管理工作中的所有业务活动的展开都是围绕人事档案信息来的，所以人力资源的管理水平相应的也得到应有的重视，相应的管理水平也有所提升。

2 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

2.1 充实人事档案的内容

在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

2.2 增强人事档案的真实性

真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员应更为详尽地收集其个人信息。此外，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。

2.3 加强人事档案的时效性

人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地、及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

2.4 加强人事档案的现代化

管理人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。传统档案以纸张为介质，占用空间较大，保管环境要求较高；随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，改变原有工作对策。企业可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。

2.5 切实提高档案管理人员的素质

人事档案管理人员良好的业务素质是促进企事业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。