【 摘 要 】 电子档案是档案管理的发展方向，其自身具有纸质档案无可比拟的优势，也有广阔的发展空间。但是，目前情况下，电子档案的安全性，包括真实性、保密性、完整性、通用性及不可预知的灾难等，都存在这样或那样的问题。如何解决这些问题，需要企业领导和档案管理人员深入思考和应对。

【 关键词 】 电子档案；安全问题；解决方案

The Security Issues and Solutions of Enterpriseelectronic Archives

Dong Mei

（Xuzhou Power Supply Company JiangsuXuzhou 221000）

【 Abstract 】 Electronic archives is the development direction of archives management.It has incomparable advantages compared with paper files. At the same time it also has a broad space for development. However it has a number of problems of the authenticity， security， universality， integrality and unpredictable disasters at the current situation. It needs enterprise leaders and lectronic archives managers to think and reply deeply， thus solving these problems.

【 Keywords 】 electronic archives； security issues； solutions

1 引言

档案作为企业管理的一环，随着企业管理业务的不断深化，在为企业管理提供方便快捷服务的同时，其自身也获得了广阔的发展空间。目前的档案已经不再单纯以纸质的形式存在，而是通过电子形式的推广、运用，让档案有了全新的形式，并焕发出了勃勃生机。可以说，档案信息电子化是社会与经济发展的必然趋势。

目前，企业业务档案管理依然需要手工归档，手工归档的档案管理很大程度上依赖工作人员的责任心，档案管理也就必然存在着许多安全隐患，主要表现在三方面：一是无意识遗漏；二是粗疏大意遗失；三是有意识的造假替换。

那么，既要解决手工归档所存在的安全问题，又要为企业提供便捷优质的服务，就需要档案实现电子化管理，即将纸质资料转换成电子数据，实现全方位的电子化管理，从源头上保证档案信息的安全与真实。

2 档案信息安全涉及的内容

信息化元素的融入给档案工作带来了便利的同时，也同样带来了一系列的安全问题。这是一个迫切需要解决的问题。档案信息安全主要包括五方面的内容，即保密性、真实性、完整性、通用性及不可预知的灾难问题。

2.1 电子档案内容的保密性

保密应该是档案管理中首先要解决的问题。但是，随着计算机使用者水平的不断提高，计算机使用者用网络终端设备能索取到存储在网络设备上的任何文件，甚至“人肉”出某一个人的个人材料。 可以说，当今网络上已经没有秘密可言。另外，终端上的电子文件也都可以互传。这对于需要保密的内容或限制提供利用的内容的保密问题，是一个极大的隐患。譬如，有些部门账户与密码的管理太过简单；有的部门的账户就是公司拼音的缩写，密码更是统一的公用密码；也有一些部门，系统的密码虽然不统一，但是，都有一定的规律，很易于掌握。这就给信息安全带来隐患。

2.2 电子档案内容的真实性

档案是管理中必不可少的资料。其所记录的原始性是档案的本质属性，这一点永远都不会改变。电子档案也不例外。电子档案的真实性包含两个方面：一是内容的真实性；二是形式（载体）的真实性。内容的真实即指保证形成过程是原始的，内容是原件，是真品。但是，要判断电子文件是不是原件难度很大，电子文件特别容易被修改或删除，而且改动后几乎不留痕迹。目前的软件尚未开发出签名功能，拟稿人和签发人均无法在电子文件中签名，这给日后确定文件的权威性、真实性出了一个难题。

应当指出，对于更改补充的档案材料、事后补记而形成的文件，如工程建设中的实测补记图样，或对工程项目设备的改进材料所做出的补充、更改，都属于原始的历史记录范畴，同样也具有真实性。

2.3 电子档案内容的完整性

电子档案在保管和操作使用过程中，即使是存储盘表面极其细微的损伤，都可能导致字档案信息无法读出，又因为信息的非直读性往往使人们对信息无法读出的情况无法预知，所以难以防范，而且，电子档案载体存储密度愈大，其物理寿命愈短。电子档案又需要高密度存储，这就更加缩短了它的物理寿命。一旦电子档案的物理寿命结束，还谈何完整性？

比起载体的老化损坏而言，电子技术过时是对电子档案长期有效性一个的更为严峻威胁。在自然状态下，包括电子档案的记录方式、编码格式等在内的软、硬件技术会随着时间推移而渐渐过时淘汰，如若不适时采取适当的解救措施，这些旧的电子档案即使其载体物理性能非常稳定也会无法读取，此时，其技术寿命己走到尽头，再无长期有效性而言。

2.4 档案软件的通用性

目前，档案部门使用的软件不统一不相融，目前，尚未设计出一款既适用于文件检索又适用于档案信息管理的软件系统。所以，利用电脑完成电子档案管理，快速有效的编辑信息，出版成果，就只能是一个美好的“理想”。这无疑阻碍了档案信息电子化发展的进程。

2.5 电子档案不可预知的“灾难”

不可预知的灾难有可能是网络突然瘫痪或硬件被毁，如遭遇“黑客”侵入，遇到恶意病、计算机损毁、硬盘被盗等，电子文件可能会在瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

除以上五点之外，还有业务基础薄弱问题，例如档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，操作不标准化，不规范等。这一系列问题都是客观存在的。这就增加了电子档案工作进程的难度。

3 解决电子档案管理问题的途径

当然，档案信息管理人员的业务素质急需提升，也是一个不争的事实。目前看，档案管理人员还只能仅仅满足于一般的计算机操作，没有掌握先进的技术水平，更谈不上对档案、信息的复合性处理。尽管有些部门引进了先进设备，仍不能充分发挥作用，因为缺少专门的档案信息现代化管理人才。

如何解决电子档案管理中出现的问题，就摆在了企业领导和每一个从业人员的面前。

一是培训档案专业人才，使之成长为精通计算机技术的高手。网络犯罪高发已经是一个普遍现象，犯罪分子专业化程度高，犯罪决心大。信息管理人员中一些人对高新科技有一种盲目的迷信，以为一旦使用了高新科技设备就会万无一失地实现科学管理，达到信息安全。而信息监控管理人员往往对高新技术不熟悉，对其特点、危害性认识不足，或没有足够的技术能力和有效的管理措施来排除安全隐患、解决安全问题。因而，培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。这是防范档案使用过程中出现安全问题的最有力的保证。

二是建立健全维护电子文件真实性和安全性的法律法规。如前所述，即使拥有完善的信息安全技术，在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有可能遗失或被改动。这就需要有相应的法律法规来保证电子档案的安全性。建立健全相关法律法规，对于维护电子档案的原始性、真实性、保密性，保证其安全，具有十分重要的意义。对于有意或无意破坏电子档案，损害其真实性和安全性的行为，要以法律的名义予以制止和打击。

三是完善、开发新的安全技术软件。档案信息工作电子化信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案管理的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、 存储盘、微信、QQ等技术，新的、更为安全的载体形式将会不断涌现。我们相信，新的技术应用必将给电子档案管理带来新的生机。

4 结束语

综上所述，电子档案的安全是一门涉及计算机科学、情报科学、图书馆学、网络技术、通信技术、密码技术等多种学科的综合性学科，事关个人安全、企业安全乃至国家安全，与社会稳定、事业发展、文化继承和发扬密不可分。保障电子档案的保密性、真实性、完整性、通用性，就是保障国家安全的重要一环。

参考文献

[1] 于柏云.档案信息资源利用安全性的探讨[J]办公室业务.2015年第6期.

[2] 沈彦.数字档案真实性、完整性与长期有效性维护[J]苏州大学学报.2012年第8期.

作者简介：

董梅（1968-），女，江苏徐州人，毕业于江苏开放大学，本科，中级职称，国网公司徐州电力公司，档案管理；主要研究方向和关注领域：档案管理和安全。