◎金秀芳

基于新时期下加强会计档案管理的分析

◎金秀芳

市场经济的快速前行和发展，推动着高校体制改革步伐的逐步快速前行，借此对高校会计档案管理的很多细节提出新的要求。故而高校应从完善档案管理制度这一环节为出发点，提升会计档案人员的素质，规范档案管理人员的业务能力，在加大会计档案管理投入的基础上，不断加强会计档案管理监督规范，并进行全方位的档案管理制度化建设。本文就如何做好新形势下的高校会计档案管理工作开展深入探究。

社会主义和谐社会的构建，是建设社会主义现代化国家的内在要求。长期以来，准确、有效和全面的档案服务，是党和国家工作的最新要求，更是档案工作的最本质任务。如今，高校改革开放的深入发展，教研经费呈现逐年递增的态势，高校为加强教学质量，需引进大量的人才，因而会计档案的数量也开始迅猛的递增。

高校新时期开展会计档案管理的作用

高校经济活动的凭据。在社会主义和谐社会构建的过程中，会计档案是经济活动的第一手动向资料，主要的工作职责是记录原始的数据凭证，并起到调节发展状况的重要作用，因而是党和国家在进行社会主义经济管理的不可或缺的服务性工具。可以被称之为不可替代的经济档案。高校的会计档案在学校经济活动以及教育科研活动中担当记录工作。

高校领导的决策依据。从管理学角度考虑问题，可以获悉领导决策的前提或者先导是信息和数据，决策数据有将近一半来源于会计档案。故此财务部分提供的数据是否准确，是领导作出决定的关键依据，也是保障决策准确性的可靠因素。最近几年，部分高校为契合学校的发展前景，开始努力扩张学校的办学规模，并征用土地进行新的校区建设。但是在新的工程建设中，部分老职工由于原有的土地和资产处置事项不够明晰，因而出现集体性阻挠施工的行为，进而影响整个工程的施工进度。学校为尽快的解决事件，领导与部分职工代表进行协商，但是在协商过程中双方对于有些问题争论不休，都不愿做出实质性的让步行为，最后由单位档案部门提供原始的资产分配凭证，为领导解决该事件提供数据依据，让事件得以圆满解决。

各项财务纠纷处理的凭证。学校内部各个部门之间，学校或者兄弟院校之间以及社会各个单位之间，都会存在经济往来活动，长此以往，很多老账就沉积下来，部分账目出现不明确或者失缴的状况。那么此刻相关的财务纠纷处理就需要借助会计档案。某院校曾发生过这样事件，教师拿着多年前已经退换的学校内部集资证明向财务部门所要集资款项，由于当年的集资款项已经全部退还，因而已经做账。所要财务主管部门去财务档案库房找到当年的档案，由于当年退款时，该教师原始凭证丢失，因而上缴书名说明书进行简单的说明，并交由领导签字确认，在附带整个支出汇总表，但是时间久远，该教师遗忘这件事。故此严谨的会计档案管理能够化解上述纠纷。

高校会计档案管理出现的问题

档案认识观念滞后。部分高效的领导以及财务人员由于思想观念比较陈旧，所以不能意会到会计档案管理的重要相，所以没有将会计档案管理看成工作的重要环节，并未能将相关的工作都列入到学校的日常议事中。部分财务部门的领导管理时只重视会计凭证、会计账簿、会计报告等纸质材料的管理，疏忽管理会计电子档案的存储和备份工作。有的领导在管理时更看重文书档案的管理，没能重视管理学校的固定资产明细，并将其折合成资料管理，很多会计自身的管理意识比较淡薄，并管理态度极为端正，因而在档案管理中出现敷衍了事的情况，故此上述行为也严重制约学校的财务活动和档案管理效率。

会计档案管理制度不完善。第一，会计档案管理程序不够规范，由于部分高校制定的法律法规有《会计法》、《会计档案管理办法》这些相关的法律和法规，虽然这些法规规定会计管理条例，但是高校会计管理需要结合高校自身的特点，制定具体的财务管理条例，否则高校的会计档案工作在档案管理行业中缺乏专业性和针对性。加之，地域的不同，高校之间的管理也千差万别，特别是一些地域最近几年主要是实现国库集中支付、政府集中采购的预算和决算模式，因而导致高校财务工作缺乏统一的规范性，很多时候管理处于无据可依、无章可循。第二，会计档案管理制度不完善，目前很多高效的会计档案管理不够专业，并且很多工作均由一般的财务人员兼职管理，更有甚者是有出纳监管会计档案的管理工作。这种管理模式就已经严重的违反《会计档案管理办法》的相关规定。还有部分单位的财务部门，为了方便直接部门查阅相关的资料，就要求在规定的期限内，不及时的向学校递交相关的会计档案，但是这种行为会严重制约学校档案管理工作的整体管理制度。第三，会计档案管理制度不健全，当前管理中会计档案管理中系统版本不慎健全，这就是造成管理数据不一致的重要原因。特别是部分电算化会计档案的管理，受到管理技术和管理模式飞速发展的影响，会计操作开始逐步软件升级，并从前期的低级版本逐步上升到会计信息管理，如果不能及时的备份或者归档数据，导致就版本中产生的数据或者文件不能够在新版本中解读，将会给单位的经济管理带来较大的损失。

加强高校档案管理措施的有效途径

完善会计管理制度。各大高校在会计管理中需要根据《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》等相关制度的要求并结合本校的实际状况，建立健全学校的基本管理条例，这是将档案管理工作纳入到学校整体管理规划的前提条件。另外，学校的固定资产采购计划、招标投标合同和预算决算分析等内容，都要纳入到学校档案管理工作的总体发展要求中，这是让档案管理工作更具规范性、更为明确化、职责划分更为清晰、也更有法可循的前提。

加大培养财务人员的力度。由于高校的会计档案在高效的各项资料中有着极为重要的影响，故此要想将这项工作真正的做到位，就应配备专门的会计档案管理人员，在这些人员的努力下，提升高校的财务会计工作。并结合当前的财务状况，调查获悉目前学校内缺少即能懂得财务还能懂得档案的专门性人才，故此部分财务人员能力限制将不利于高校的会计档案管理工作有序推行下去。学校领导需要在此契机下不断的加强人员对财务工作的重视力度，并让其看到高校档案管理工作的意义，然后定期选派专业的人员参与专业化培训，学习相关的专业知识。只有这样，高校的会计档案工作才能在形式下不断的发展壮大。才能满足日益增长的会计档案管理工作要求。管理过程中一方面需要专门的培训管理人员的业务能力，更要增设其他的管理形式和管理培训教育理念，让档案管理人员接受整体教学模式，拓展新的业务发展形势，在加强职业道德教育的前提下，养成认真负责工作的良好态度，并且要求培训活动要做到长期不懈，在完善常规制度化管理的前提下，让管理人员认真的学习，且不断的充实现有知识体系，在熟练掌握会计档案管理技能的前提下，从源头上做好档案管理的规范化以及标准化模式，最终提升管理的高效性。

开展会计电算化管理。结合档案管理的相关要求能够获悉，高校会计档案管理需要在专门的场所内开展，并且要求档案室具有防磁、防尘和防潮等相关硬件条件的限制。另外，在全面实现电算化档案管理时，要求接收入库的电子会计单管要全部装入特有的存储媒介中，并将所有的电子信息全部做归档，通过查询建立明确的管理程序以及授权审批制度。当前会计核算系统已经全部联如到局域网内，因而病毒能够在特有的路径中传播进来。例如，可以从外来的各类移动硬盘或者光盘设备上传播进来，因而档案室的计算机系统需做定期的查杀和升级，若有软件安装的需要，需要聘请专门的计算机维护人员做好相关的安装，基于此，才能从源头上解决问题，避免计算机系统被病毒入侵。另外会计电算化档案的库房要规避磁场，并要求远离大功率发电设备的要求。如果所有的数据都存储到数据资料库内，那么要求档案存储室的温度恒定在15-30度，湿度也应维持在45%-65%的范围内，并在库房内配备温度湿度测试仪，根据要求做即时的调整，这是从根本上解决电算化会计档案管理出现任何事故的风险源头。

会计档案主要是高校经营管理过程中，记载会计核算类工作，通过对高校的会计资源进行整合和数据记录，进而整理数据档案资料。高校的档案数据是为数据信息提供决策的有力依据，能够为高校的发展提供更好的数据支持，便于领导层的决策。由于会计档案中存储各类原始的经济凭证，所以是解决经济纠纷的有力证据，在此管理中不仅需加强会计管理的质量，更要重视完善相关的法律和法规。

（作者单位：天津生物工程职业技术学院）