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试论高校物业管理中的档案电子化管理

2016-11-08李明

读写算·教研版 2016年17期
关键词:电子化物业管理高校

李明

摘 要:本文主要从高校物业管理工作中档案管理问题出发,简述物业管理中档案管理现状及存在的问题,从而说明档案电子化管理的必要性,并通过一定的流程或途径来建立、完善电子化平台的建设及数据库的录入、使用,达到精细化、规划性管理的目的。

关键词:高校;物业管理;电子化

中图分类号:G632 文献标识码:B 文章编号:1002-7661(2016)17-001-01

高校的场地及设备设施数量随着高校的扩招呈现增长性趋势,随之产生的物业管理问题越来越严峻,在这样的形势下,物业管理要发挥相应的管理作用,必须要有与之相对应的管理方法,其中包括了物业管理档案电子化的普及与应用。

一、高校物业管理中的档案管理现状及存在问题

高校物业担负着校园内办公楼、教学楼、宿舍、校区绿化,保洁,维修,水电管理等工作任务,涉及范围广、行业跨度大,但工作相关度高。高校物业的管辖范围与学校的职能分工有关,管辖的内容会略有不同。就现在的高校物业管理情况来看,越来越多的高校逐渐规范物业管理的制度、工作流程及长期规划,使物业管理愈加科学化。但是在实际的工作中,因为受条件限制,有些方面的工作还需要继续努力,比如档案电子化的应用。大多数的高校物业管理实行纸质化的档案管理保存,随着时间的推移和人员的变动,档案的管理方法和档案的完整性受到一定影响。对于档案管理本身,一直按照“谁执行谁管理”来实行,但是存在多个部门涉及的档案未能展开有效的对接,档案信息不对称,使某些工作难以开展或重复工作。而且,纸质版的档案管理,仅仅能实现管理的功能,随着高校物业的精细化服务,物业项目的档案数据还需对年度的预算、整体规划、项目比对等工作进行有效分析提供依据,从而优化管理模式。基于以上的问题及考虑工作的便利性,物业管理中的档案管理电子化的实现具有一定的意义,有实施的必要性。

二、高校物业管理中档案电子化管理的必要性

高校物业管理主要为实现校园的建设、维修、维护的有序进行,为学校师生提供良好的科研、教育、生活环境,其中,物业管理的档案电子化管理,使得物业管理人员从相关部门、历年的相关数据中得到有利的参考数据,从中总结经验,实现物业管理的精细化、整体化的工作模式优化。

1、数据资源整合,实现资源共享

高校内与物业相关联的项目,有必要实现档案电子化的管理,它有利于梳理校园内的物业管理项目的条理,从基本上了解校园内的相关数据走向,从而实现资源共享,来达到工作最优。例如,校园内的基本建设,施工单位与学校方面会有平面图、水电管路走向、供配电等方面的图纸移交,如果消防部门需要对消防管路进行整改,就涉及到校园管路分布,有利于避免对其他管路的二次伤害,确保施工的效益最大化。大部分高校的档案由使用部门管理,这样就使得档案不能共享,项目管理会有偏差,档案电子化的管理可以有效解决该问题。

2、项目数据比对,发挥监督指导作用

物业管理项目实现档案的电子化管理,可以利用项目数据信息的对比,了解往年和当年数据的差额,根据实际的人工费、材料费等的涨幅,做到监督该项目费用是否在合理的范围之内;物业项目的档案电子化管理,还可以监督项目实施的质量效果。物业管理的服务范围广,涉及的管理项目非常多,常常会出现重复维修,或者在施工队的承诺保修期间内有需要再次维修的情况,这样就需要发挥档案电子化的作用,督促施工队做好质保工作,减少管理项目的不必要支出,实现资源的优化,并能监督施工队伍,对其施工质量及服务进行考核,不断完善考核制度,提高物业管理的服务能力。

3、信息完善,优化物业项目管理

随着物业管理项目的档案电子化的施行,档案的项目及模块会越来越完善,建立健全完善的项目管理制度及信息的录入,有利于完善供应商信息,建立供应商的数据库,逐渐建立起供应商的质量水平考核模块,达到从中选优的效果,逐渐提高物业管理水平及服务质量,从而实现精细化管理和有效化管理。从档案数据库中提取出的供应商考核水平,有利于学校选择优秀的供应商为师生服务,也有利于后勤物业管理部门的对项目质量的把控,从而在管理上实现管理的最优,最终达到优化物业项目管理的目的。

三、高校物业管理中档案电子化管理的流程

高校物业管理中的档案电子化管理的实现,需要建立一个统一的电子化管理平台,可以是对外采购,也可以通过自主设计开发。在平台建立之前,必须对所有的相关项目及设计需求进行调研,明白需要实现的功能及作用。通过电子化管理平台,录入物业管理项目的有关数据,比如,项目信息、供应商信息、招投标或询价信息、具体项目的细节要求、图纸等,来实现数据库的建立,相关的数据录入、管理及与校内部门的对接工作均由该使用人负责,逐渐的对数据库进行整理及补充,能越来越完善数据库的信息。后期的供应商评价、信息数据比对等,都需要通过实际工作的情况来进行操作。电子化平台的完善,使得物业管理的越来越科学化、精细化和整体化,从而有利于高校物业项目的管理,为师生带来更方便、更优质的服务。做好高校物业管理,还需要从很多方面来调整和优化,这也是未来高校物业管理的目标和努力方向。

参考文献:

[1] 张新红.浅谈新时期高校物业管理[J].现代物业,2014(5):88-90.

[2] 毕 玥 王建斌.高校物业管理存在的问题及对策研究[J].西安建筑科技大学学报,2009(2):47-50.

[3] 孙锦明.建立高效水电管线电子档案的研究[J].兰台世界,2014(2):29-30.

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