病案示踪关键技术整合研究*

2016-07-15贾贺飞桂晓苗

重庆医学 2016年17期

关键词：电子标签条形码病案

陶　阳,贾贺飞,周　迪,桂晓苗

(湖北医药学院公共卫生与管理学院信息管理系，湖北十堰 442000)

病案示踪关键技术整合研究*

陶阳,贾贺飞,周迪,桂晓苗△

(湖北医药学院公共卫生与管理学院信息管理系，湖北十堰 442000)

在我国，虽然大部分医院对病案的管理均有一套完整的示踪系统，但是众多医院所采用的病案示踪系统均是基于条形码(或二维码)技术的示踪系统，随着大数据时代的到来，这种示踪系统无法满足病案室工作中对大量病案数据的业务管理需求。尽管射频识别(RFID)病案示踪技术在迅速发展，且其优势愈来愈明显，但是无法用RFID病案示踪技术完全取代条形码(或二维码)技术。通过对新旧技术并存的必要性、病案流程重组的必要性、病案管理系统重组的必要性来研究这3种技术整合的意义。

1研究意义

1.1新旧技术并存的必要性新旧技术存在的必要性主要体现在RFID病案示踪技术的快捷性、长期性和传统条形码(或二维码)技术的经济性、直观性这两方面。

新的技术存在的必要性。一方面，从快捷性角度考虑，面对数量庞大的纸质病案，如果仅使用传统的条形码(或二维码)技术，当进行上架、检索时，会耗费诸多的人力资源；而使用RFID病案示踪技术可以快速、准确地定位到所需的病案；另一方面，从长期性角度考虑，摩擦后的条形码(或二维码)标签系统无法识别，但RFID电子标签是内嵌于纸张内部，可以长期保存。

旧的技术存在的必要性。一方面，从经济性角度考虑，由于信息技术在我国医院病案管理应用的滞后性，大多数医院的病案示踪系统均采用的是条形码技术，仅有少数医院使用的是二维码技术，而应用RFID病案示踪技术的医院更是寥寥无几。若直接将旧的示踪技术完全舍弃，更换为RFID病案示踪技术，会浪费大量的人力资源和物力资源；另一方面，从人工阅读的直观性角度考虑，RFID病案示踪技术的优势不再明显。在生成条形码(或二维码)标签的同时还可以将病案的病案号、住院次数、姓名、科室、出院时间等基本信息打印在标签上，此时并不需借助任何设备便可直接在病案首页阅读该病案的基本信息；而贴有RFID电子标签的病案只能依靠机器扫描，人工无法直接阅读所需信息。

因此，新旧技术均有各自的优势，故在病案示踪过程中，需要将新旧两种技术整合，以便可以快捷、准确、经济、高效地进行病案管理工作。

1.2病案管理流程重组的必要性一般我国医院病案的流通过程可分为以下3个步骤：(1)将贴有条形码(或二维码)的完整病案在病案室中进行整理、签收、编目、录入；(2)在质控室进行检查；(3)将近期的病案按时间先后顺序或者科室分类排架。在传统的排架过程中，病案室人员需先将病案按科室分类，还要再按时间先后顺序摆放，并且为了方便对近期病案的查找，只能将近3～4个月的病案放在病案架上，其他的病案需按时入库。此项工作不仅易出错还会消耗大量的资源。在此过程中引进新的技术——RFID病案示踪技术，可使病案室工作人员实现“随拿随放、随用随取”的目标，从而提高病案室工作人员的工作效率，一旦有新的技术加入，病案管理流程势必进行重组。

1.3病案管理系统重组的必要性在功能上，由于新的病案示踪技术应用的增加，病案管理流程的重组，原始的病案管理系统势必做相应的调整。在原有的示踪系统上，融入RFID病案示踪技术，无论是整个系统的模块、功能，还是系统中的数据库必会做相应的调整来适应这种变化。

因此，病案示踪关键技术应用的整合需从病案示踪相关技术、病案管理流程、病案管理系统这3个方面进行深度的整合。

2病案示踪相关技术的整合

病案示踪相关技术是在病案示踪管理过程中，通过使用相关硬件设备的而满足工作需求的一系列技术，其中包括：新旧扫描设备的设计和制造、计算机技术、智能病案架技术等方面。其中与病案示踪相关技术的整合最为密切的是：新旧扫描设备的设计与智能病案架设计。

2.1新旧扫描设备的整合由于病案示踪相关技术的扫描设备需具备扫描条形码(或二维码)，还应具备扫描RFID电子标签的功能。新旧设备的整合过程考虑到以下因素：(1)干扰性方面，两种扫描装置可能会产生相互干扰，比如当扫描条形码(或二维码)时，可能会一并阅读RFID电子标签上的信息；条形码(或二维码)和标签本身也可能造成干扰，当扫描条形码(或二维码)时，将其转换成的电信号是否会与RFID电子标签发出的射频磁场产生干扰；(2)信息的多样性方面，当信息需录入存储而扫描标签时，系统中的数据表格相应的属性下可能只有一栏的存入空间，但由于存在多种标签，会有重复的信息被识别，此时应以哪种标签上的信息为准，也是一个需要考虑到的问题；然而对于信息本身，它是以不同的形式储存在条形码(或二维码)和RFID电子标签中，当阅读器扫描标签后，两种信息的转换过程是否会受到彼此的影响；(3)从设备的工艺性方面考虑，其体积的大小和摆放位置直接影响其所占的空间，设备的重量和形状的不同也会影响到它是否具备可携带或者固定放置的特点等。

总之，无论从哪些方面考虑该设备的整合设计，其目的均是设计出一个满足可扫描条形码(或二维码)和RFID电子标签并且方便病案室工作人员操作的设备。

2.2病案架设计病案示踪相关技术中的病案架应该满足可进行动态存储、自动定位的功能，其智能病案架设计见图1。

图1　智能病案架设计

智能病案架的设计需从诸多方面进行研究，其影响因素至少可从以下4个方面考虑：(1)人体工程学方面，智能病案架的设计应符合人体身高、手臂长度、可视范围等人体工程学特征；(2)便捷性方面，应该考虑到病案放入和抽取的难易程度，通过给每个病案架设置固定编码(区域号、架号、层号、格间号)，缩短查找病案所需的平均时长，以方便病案室工作人员高效工作的问题。(3)扫描范围方面，RFID扫描器的扫描范围存在一定的局限性，其天线的角度和覆盖范围面积的大小决定着病案架中的每个格间放置病案数量的多少；(4)经济性方面，不同的RFID电子标签与其相关设备的价格相差甚远，会耗费诸多的，如何选用RFID电子标签、如何合理的设计病案架达到物尽所用，也是在设计此病案架前需要考虑到的因素之一。总而言之，具体每个病案架如何设计、如何分配空间、甚至是如何摆放等问题均应通过病案管理人员与相应设计人员的交流从不同的方面加以分析考虑。

该智能病案架需要每个病案架中的每个格间设计固定编码。当把某个病案置于病案架的某个格间时，该固定编码即和该病案的病案号相关联，写入系统数据库中；当查找目标病案时，可借助固定编码确定目标病案的具体位置。

3病案管理流程的整合

病案管理的流程主要包括前期病案的回收、装订、签收、上架及后期病案的查询、借阅、示踪等。这两个时期的工作可以归纳为病案的流通过程。新技术的整合可以精确定位目标病案的位置，病案的排架过程与过去的病案上架较有大的变动。这两个时期的业务分为病案流通过程的整合和病案排架过程的整合。

3.1病案流通过程的整合整合后的病案管理的流通过程：(1)从病案的回收到上架过程，将从各科室收回的病历资料送到病案室进行签收整理，将带有条形码(或二维码)的病案资料通过扫描设备上的扫描器进行扫描；与此同时，系统自动完成病案的签收，并将存储的状态储存入数据库；扫描标签后，获取条形码(或二维码)中的病案基本信息，将该信息写入到空白的RFID电子标签中，并将该RFID电子标签与带有条形码(或二维码)的病历装订成完整的病案；由病案室人员按规定程序通过排架系统放入智能病案架。以上过程见图2所示。

图2　病案的回收-上架过程图

病案的查询借阅过程：(1)当查询借阅未贴有RFID电子标签的旧病案时，直接按照旧的借阅流程工作；(2)当需借阅贴有RFID电子标签的新病案时，通过病案管理系统得到目标病案的具体坐标位置，从而找到所需病案；一旦病案被借出，系统中该病案即被标记为“借出”状态。

病案的归还过程：(1)当归还旧病案时，按照病案的回收到上架的过程，贴上RFID电子标签，放入智能病案架；(2)当归还新病案时，病案室工作人员直接将病案放入智能病案架的某格间中，此时该格间的固定编码即会与该病案号绑定，同时系统中该病案的状态也会有相应的改变。病案的借阅和归还过程见图3。

图3　病案的借阅和归还过程图

3.2病案排架过程的整合病案的排架过程主要分为以下3个步骤：(1)每个病案架中的每个格间有事先设计的固定编码，已标示该格间属于某个具体位置(区域号、架号、层号、格间号)，该智能病案架内部构图见图4。(2)当病案室工作人员将整理完备的病案置入某个格间时，通过格间上顶板的天线的识别其信号强度并与参考标签的信号强度通过最近邻居算法计算从而得出位置信息，将其位置信息与该病案的病案号相对应，并存入病案室子系统的数据库中；(3)当需要提取纸质档病案时，只需在计算机示踪系统中输入病案的部分信息，再从检索出的一系列病案中，根据上一步存入病案排架系统数据库中的信息在计算机中显示出目标病案相应的坐标位置信息(区域号、架号、层号、格间号)，病案室工作人员只需按照坐标找出目标病案即可。

图4病案架内部视图

4病案管理系统的整合

由于目前基于条形码(或二维码)的病案示踪管理系统(下称原病案管理系统)较为完善，但在整合RFID示踪技术过程中，因RFID系统的终端设备与原病案管理系统的计算机终端不同，为实现整合前后病案管理系统的平滑过渡，整合设计采用独立于原病案管理系统架构的RFID中间件技术。中间件为原病案管理系统提供了一个相对稳定的程序接口，需要维护和升级时，只需将中间件升级更新并保持中间件对RFID系统接口定义不变，原病案管理系统就不需要进行任何修改就可以正常运行，这样不仅可以减少开发和维护的开支，也可以保证整合后的病案管理系统的开放性和兼容性。RFID系统通过中间件传递指令实现与原病案管理系统的交互，由原病案管理系统执行各种指令，再通过中间件将指令执行结果反馈给RFID系统，RFID系统通过指令执行结果确认是否执行下一项命令。从而实现RFID系统与原病案管理系统无缝链接，形成整合后的病案管理系统。系统对接图见图5。

图5系统对接图

因此，从上述分析可以看出，病案示踪管理系统的整合主要体现在“数据库的整合”和“标签转换子系统与原病案管理系统的整合”两个方面。

4.1数据库的整合为减少开发的复杂度和节约开支，整合后的病案管理系统仍然使用原病案管理系统的数据库。同时为了将条形码(或二维码)RFID技术更好的整合在一起，RFID系统的数据库须保持与原病案管理系统数据库字段名称、数据类型、字段长度的统一，在系统的数据库中采用标签全球惟一识别符(UID)号同病案上的条形码(或二维码)ID号关联，通过条形码(或二维码)ID号转接读取数据库中患者相关信息的方式，由原病案管理系统完成查询、借阅、归还等工作。实现RFID系统与原病案管理系统数据和业务的集成，以及对病案流通管理及病案智能柜架的架位管理。

4.2标签转换子系统与原病案管理系统的整合该系统硬件有RFID标签、病案智能架、区域标签、层架标签和RFID-条形码(或二维码)标签转换器等构成。标签转换子系统主要功能有RFID标签转换(包括标签关联、标签替换、标签注册)和系统设置(主要为RFID读写器设置)。标签关联功能是通过多功能阅读器识别RFID标签UID号，然后扫描病案上的条形码(或二维码)获取病案号，以建立“UID号”与“病案号”的一一对应关联，同时以“病案号+患者姓名+科室+安全限制位(读取器发出读取命令，根据标签中设定的状态有选择的回复信息)”格式写进RFID标签中的相应数据块中，从而完成标签中患者相关信息的录入以保证并病案流通的安全性。当条形码(或二维码)损坏或者有污渍影响正常读取，病案需要更换条形码(或二维码)时，直接贴上相同病案号的新打印的标签即可。由于RFID标签损坏或丢失等影响读取，需要更换RFID标签时，利用病案标签替换功能来解除原来建立的“UID号”与“病案号”关联，重新建立新的对应关系。读写器设置可以根据RFID读写器的工作环境、工作强度、敏感度等进行调整。

5总结

整合后的病案示踪系统适用于新旧两种病案的管理，同时也保证了新旧病案示踪技术的平滑对接，满足了病案管理工作的需求。随着病案管理过程中病案数量的迅速增加、业务需求的不断拓展、RFID技术的不断完善和软硬件设备的不断改进，经过整合，其应用前景将愈来愈可观。

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