□ 姜正富



合作社采购业务管控

□ 姜正富

采购是合作社日常经营活动最重要的业务之一，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关经济活动。合作社应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，建立和完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评价等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足合作社生产经营需要。笔者根据日常工作经验，总结出从四个方面做好采购业务管控。

一、采购业务中存在的主要风险

（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，会造成库存材料或商品出现短缺、积压等，可能导致合作社生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购员与供应商恶意串通、采购物资质次价高，发生采购舞弊、合作社遭受商业欺诈等。

（三）采购验收不规范，付款审核不严，应付款账簿登记不规范，与供应商对账方式不科学，可能导致采购的物资质量不符合规定、合作社资金损失、信用受损等。

二、购买环节管控

（一）应建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

（二）应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

（三）应建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

（四）应根据市场情况和采购计划，采取招标采购、询价或定向采购、直接购买等方式合理选择采购方式。

（五）应建立采购定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格。

（六）应根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任，并按照规定权限签订采购合同。

（七）应建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对购买物资（劳务）进行验收，出具验收证明。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当及时报告，查明原因并及时处理。

（八）应加强物资采购供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。

三、付款环节管控

（一）应加强采购付款管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

（二）应严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。合作社应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。

（三）应加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，定期进行追踪核查，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。

（四）应加强对采购活动的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

（五）应指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

（六）应建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。

四、采购业务评价管控

合作社应建立采购业务定期评价制度，至少应当每年年末对采购业务分析评价。采购业务评价应遵循全面性、重要性和客观性原则，分析合作社采购计划安排是否合理，市场变化趋势预测是否准确，库存材料、商品是否存在短缺、积压等现象，合作社是否存在过生产停滞，是否发生过资源浪费；供应商选择是否恰当，采购方式是否合理，招投标或定价机制是否科学，授权审批是否规范，采购员与供应商是否存在恶意串通，采购物资是否存在质次价高等问题；采购验收是否规范，付款审核是否规范，应付款账簿登记是否规范，与供应商对账方式是否科学，采购的物资质量是否符合规定，合作社资金是否存在损失，信用是否存在损害等。

作者单位：（山东省即墨市田横（王村）镇经管中心）