数字化时代高校档案工作新模式的构建研究

2016-03-15彭飞

湖北经济学院学报·人文社科版 2016年4期

关键词：数字化时代高校档案模式构建

彭　飞

（湖北经济学院图书馆，湖北武汉430205）

数字化时代高校档案工作新模式的构建研究

彭飞

（湖北经济学院图书馆，湖北武汉430205）

摘要：本文以高效档案新模式的构建要求作为出发点，并从革新档案信息化建设、完善档案管理工作制度等方面探讨了构建高校档案管理新模式的相关思路，以期为提高高校档案工作效率和质量提供一些参考和意见。

关键词：数字化时代；高校档案；新模式；模式构建

一、引言

21世纪是一个市场经济时代，其外在表现特征为时代性、个性化和经济化。单纯的信息交换方式已不能满足人类日益增长的物质文化需要。档案管理工作作为高校管理体系的重要组成部分，在提高高校管理与服务质量方面扮演重要角色。随着社会经济的不断发展以及现代信息技术发展脚步的加快，高校档案管理工作自身的信息化和共享化特征日趋突出，在当今知识经济时代的发展过程中尤为明显，而社会大众对高校档案管理工作的关注度逐渐增加。

二、高校档案新模式的构建要求

（一）保障高校档案工作信息化和共享化

高校档案管理工作要想实现信息化和共享化，就需要与时代接轨，与社会主张的开放性有效衔接，促使高校档案管理工作向多元化、共享化、开放化和专业化方向转变。由于高校档案观念工作自身的信息化和共享化特征的存在，促使高校档案管理工作在信息资源整理模块需要杜绝一切“重藏轻用”现象。除此之外，高校档案管理工作人员需要追随时代发展的脚步，改变落后的管理模式，将高校档案信息资源真正落实到实处，实现档案信息资源的共享。

所谓信息资源共享化，是指高校档案管理工作模式以现代信息技术作为有效载体，并与社会知识经济时代有效衔接，为进一步实现高校档案管理工作与社会经济的有效融合提供保障。其外在表现形式主要表现为学校档案信息过渡到社会时的有关信息整理工作、学生作为交换生时的信息资源档案工作等。高校档案管理工作人员需要深入挖掘档案其他有用信息，力求最大限度地发挥档案工作功能价值的最大化。

首先，根据高校不同专业优化、丰富档案库藏，从而为进一步提高高校档案管理工作效率提供保障。比针对财务管理、市场营销、汽车维修、航空运输、医学管理等不同专业的学生建立特色档案库藏体系。

其次，在构架档案管理工作体系时，高校需要将档案本身的信息化特色充分体现在全校师生服务过程中，面向全体师生宣传档案管理信息化管理模式。为进一步方便师生查阅信息资料提供便利，还需要面向校外，帮助学生解决校外相关学习和生活问题。

最后，高校要丰富档案管理形式，由单一的纸质查阅档案信息向网上查阅、电话查阅、传真查阅等转变。

（二）体现高校档案工作自动化

当今社会是一个知识化和经济化的时代，将高新技术作为高校档案管理模式的有效形式，不仅可以提高档案信息处理效率，还可以提高工作人员的工作质量。将档案管理与信息技术、现代网络技术进行有机结合，可以改变以往落后的以劳动力为主的管理方式，实现档案管理工作向高效率、高科技方向发展。具体表现在档案信息数据库的建立、档案信息资源的及时更新、档案容量储存量增加、数据精确度提高等。

三、构建高校档案管理新模式的相关思路

（一）将档案工作纳入高校整体规划中

就高校整体规划而言，加强高校整体战略目标的制定和实施是加快高校管理进程的有效途径。而作为高校管理体系的重要组成部分之一的档案管理工作，在提高高校管理工作效率和水平方面占据重要地位。

首先，高校需要结合自身教育发展理念以及档案管理工作特色，制定科学合理的档案管理目标。并根据现阶段档案管理中存在的问题进行调整优化档案管理结构，为进一步加强高校档案管理工作提供坚实的基石。档案管理目标主要包括档案管理分类工作、档案整合问题等，档案管理人员在展开各项工作之前需要将目标进行细化、针对不同年级、不同专业、不同类别的档案信息进行有效整合，最终实现档案管理工作目标。

其次，高校在加强档案管理工作目标的制定和实施时，需要通过国家法律法规的规定严格规范档案管理制度，为进一步实现高校档案管理工作与高校发展的有机结合提供制度保障。比如，高校档案工作人员需要在工作计划的指导下，有序地开展档案管理工作。并加强与各部门之间的沟通与交流，组织有关人员参与到档案管理过程中，为构建全面性、科学化的档案管理模式提供坚实的群众基础。

（二）利用数字化时代先进信息技术作为档案工作的有效载体

随着网络技术与信息技术的不断发展，高校档案管理模式不再是以纸质记录形式为主，而是以计算机网络管理模式代替纸质记录模式，从而跟上社会网络信息化发展的步伐。以计算机网络作为高校档案管理形式的主要载体，不仅可以有效实现图书馆管理向多元化、体系化、制度化、信息化方向发展，还可以促使提高高校档案管理功能的实现。新技术在高校档案管理工作中的应用主要表现在运用先进的科学技术创新档案管理模式、保障全校师生在第一时间获取档案相关资料、利用计算机网络开发档案管理工作新模式等。总而言之，现代信息技术在高校档案管理中的广泛应用不仅可以提高档案信息整合的功能，还可以提高高校档案服务质量。

（三）档案管理工作模式的信息化革新

作为高校档案管理模式中的重要理念之一的信息化管理，是有效提高档案管理管理水平的关键因素，也是改善档案管理服务质量的重要原因。传统的高校档案管理信息化管理方式主要是以储存档案资料、向全体师生传递档案资料为主，而信息化管理模式则是以自由化的服务理念以及数字化形式的传播方式为主，不仅在空间上打破了传统落后的管理理论，而且在加快档案管理信息化管理方面具有积极的推动作用。比如，利用数字化形式向全体师生宣传档案管理工作的重要性、加强服务于校外的档案管理工作目标等。总而言之，革新高校档案管理信息化管理模式是加快现代档案管理信息化建设脚步的重要途径之一。

（四）制定和完善高校档案管理制度、

完善的档案管理规章制度是我国高校档案管理快速发展的重要保障，任何行业的发展都需要一定的政策支持和制度限制，才能够保证企业走向和谐、健康的发展道路。因此，国家相关部门要根据高校档案管理的现状制定出合理合法的档案管理法规，规范档案信息系统，使高校的档案管理有法可依、有规章制度可循、有数据标准计算。尽管随着信息化时代的脚步不断加快，高校档案管理有了很大的技术提升，但是高校档案管理部门还是存在一些制度缺失，导致档案管理人员在实际工作中会迷失方向。因此，建立健全完善的档案管理规章制度可以保证高校档案管理工作的正常实施。