陈涛

（云南民族大学,云南 昆明 650031）

云南民族大学图书馆与学院资料室共建探索

陈涛

（云南民族大学,云南 昆明 650031）

以云南民族大学为样本，探讨图书馆与资料室在当下文献共享建设中面临的困难与挑战，探究解决途径，指出图书馆与资料室共建是符合高校实际的文献资源建设与利用模式，并对如何进一步开展相关工作进行讨论。

图书馆;资料室;共建

云南民族大学图书馆与学院资料室在行政关系上互不隶属，如何在文献资源建设与利用过程中做到优势互补、协调发展，使学校文献信息资源能够共建、共享，一直是学校关注的问题。在近些年的实践过程中图书馆与资料室双方都作了大量有益尝试。现将此探讨，以求教方家。

1 图书馆与学院资料室文献资源概况

截至2016年，云南民族大学图书馆文献资源总量已达250万余册，纸质图书总量为130万余册，数字图书120万余册。拥有中外文期刊5千余种，各种电子数据库33个。在少数民族语言文学，民族学、文化人类学、民族地方文献等领域具有馆藏优势，形成门类齐全、特色鲜明的馆藏体系。

云南民族大学学院资料室总数随着院系的合并与裁撤变动，截至2016年共有资料室20个，纸质图书总量20万册，中外文期刊4000余种，电子数据库4个，收藏图书多以教学参考书、相关专业学术前沿文献为主。

2 存在的问题

2.1 服务读者对象尚未统一，文献利用率低

根据《普通高校学校图书馆规程》要求，学院资料室应受图书馆领导，面向全校师生开放。然而在学院资料室实际开放过程中，因场地限制、人力资源不足等问题制约，往往只针对本院师生开放；资料室大多实行行政坐班制度，一周只服务5天，平均40小时。存在文献受众面较窄，服务时间不能满足读者需求等问题，导致资料室文献利用率降低。

此外，资料室大都设置于院系教学楼便于教师在上课之余借阅图书、查找资料，客观造成教师去图书馆获取文献资源的意愿减弱，入馆率下降。图书馆大量教学、科研类图书闲置，形成新的资源浪费。

2.2 管理手段不同步，制约发展

在图书馆与学院资料室共建之前，各资料室仍沿用传统的手工借阅模式，对图书的分类、排架没有统一标准，相较图书馆用户体验差，读者借阅兴趣不高。资料室缺乏行之有效的文献资源统计与宣传手段，对文献揭示不够，缺乏检索图书的途径，发展遇到瓶颈。

2.3 文献资源未合理配置，重复率高

在学校进行的资产摸底清查中发现，图书馆与资料室在购买文献资源上没有协作，文献种类雷同、复本过大。以期刊为例，各资料室共有期刊4千余种，通过与图书馆期刊种类比对，除个别专业外文期刊外，均已被图书馆全部收录；各资料室之间期刊的重复率也相对较高，大量期刊有5个以上复本。以纸质图书为例，由于各资料室没有图书查重系统，图书购买又各自为政，缺乏统筹，图书供应商尚不统一，导致内部查重与供应商查重，两条防止图书重复购买的重要措施缺位，致使大批图书复本居高不下。

2.4 资料室建设薄弱，人员素质亟待提高

由于编制问题，学院资料室资料员大都由学院办公室工作人员兼任，工作重心偏移、业务生疏，使他们服务读者意愿较弱；与此同时，学校大批文献资源建设经费向图书馆倾斜，学院资料室经费被一再压缩，据笔者调查个别学院除订购连续性期刊外，经费所剩寥寥无几，已连续几年未进新书。服务与资源均未满足读者需求，使资料室门可罗雀，日常运行举步维艰，有被边缘化的趋势。

3 相关改进举措

图书馆与学院资料室存在的问题引起学校高度重视，采取以项目管理形式整合资源，完善组织架构，形成以图书馆为主导，资料室为辅助的学校文献资源配置与利用体系，选取相关措施提高文献购置经费使用效率，引导读者合理利用全校文献资源。

3.1 建立统一平台，整合资源

首先，图书馆将所采用的图书馆管理系统完整移植至各学院资料室，为图书的统一采访、编目、检索打下基础；资料室则以此为契机，精心谋划，摸清家底，精细造册，与图书馆共享文献相关数据。此外，打破以往资料室限制其他学院读者进行借阅的藩篱，从资料室文献总量与承载能力出发，制订面向全校师生相对统一的资料室阅览与借阅规定。

3.2 重视回溯工作，夯实资源共享基础

文献资源的回溯工作是资料室文献能够联机检索的重要前提。图书馆一方面安排专人负责指导资料室资料员进行图书的回溯工作；另一方面，在资料室人力有限的情况下，还直接以任务指派的形式，直接安排图书馆采编人员参与回溯，加快工作进度。此外，图书馆还同资料室一道申请专项经费，外包部分回溯业务，制订易操作的工作流程与审校环节，使整个回溯工作井然有序进行。目前，绝大部分资料室文献资源信息已录入图书馆集成系统，具备图书馆与资料室联机检索的条件。

3.3 改进借阅手段，提供标准化服务

资料室在硬件设备投入的基础上，逐步淘汰手工借阅模式，依靠图书管理系统实行计算机借阅。图书馆则在统一掌握学校文献资源情况下，根据实际修改、制订新的馆藏借阅规则，统一学院各资料室的文献借阅规则，实行图书馆与资料室的规范化服务。例如，在原有读者可借5册图书馆图书的基础上修改为可额外借阅3册其他资料室图书；为加大资料室图书的流动性，扩大文献的受众面，还缩短原来个别资料室图书可借阅二个月至一学期的规定，执行与图书馆一样的借还期限；在条件允许的资料室，实行预约外借和通借通还制度。读者不必到所借图书的馆藏地索取图书，可选择图书馆或资料室作为预约取书地点，还书时也可遵循就近原则，异地归还图书，节约读者时间。这些举措的实施提高了学校文献资源整体的利用率，读者对资料室的风评有了极大改善。

3.4 统筹文献采购，合理资源配置

学院资料室因购书经费有限，购书折扣较图书馆偏高。图书馆与资料室整合资源后，可尝试开展文献资源的统一采购。首先，图书馆采编部定期收集资料室采购图书书目信息，利用图书馆管理系统进行统一查重，将与学院专业无关图书、复本过大图书的书目信息及时反馈给资料室，以便进行替换，尽量使资料室图书与图书馆保持一定差异，做到图书馆图书“大而全”，资料室图书“小而精”。其次，解决资料室购书折扣过高问题，利用图书馆招标确定的图书价格，替资料室选择图书供应商，杜绝因采购金额过少，书商提高折扣。其三，统一报账手续与售后服务，资料室不需与图书供应商签订合同，资料室凭借图书馆的购书合同报账，并享有与图书馆一致的售后待遇，解决资料室图书因数量少，图书供应商不愿承担到馆加工的后顾之忧，加快图书上架速度。最后，统一期刊订购，图书馆征订一般性期刊与学术类核心期刊，资料室则以专业权威期刊与专业外文期刊为主，减少期刊的复本，增加期刊的种数，整体降低期刊的采购预算，以电子期刊的形式进行替代。

4 今后需进一步加强完善的工作

4.1 加强数据库资源的整合力度

个别学院利用项目经费购买数据库资源，将终端放置于资料室供本学院师生检索利用。然而，数据库大多以年为单位收取数据使用费，学院若干数据库因经费原因，难以为续。与此同时，图书馆则面临大量电子文献资源建设经费如何利用的问题。图书馆可在此基础上与学院合作，在科学评估数据库资源在学院使用情况的基础上，承担后续费用，方便专业读者利用文献。如图书馆与经济学院达成协议，在经济学院购买国研网《统计数据库》时进行试点：即该数据库在前两年的使用过程中，如果利用效果好，可由图书馆负担以后费用且升级扩大IP地址范围，利用图书馆校外远程访问系统，使师生在家中、宿舍都可检索利用相关资源，摆脱查找文献必须去资料室的束缚。此举一方面使图书馆避免在购买数据库资源时由于采信数据库厂商提供的虚假试用报告而造成的决策失误；另一方面又可使图书馆做到有的放矢，真正将广大师生利用率高的数据库资源引入学校，值得推广。

4.2 尝试场所的整合，改进服务

云南民族大学图书馆呈贡校区于2010年正式投入使用，在设计规划时曾预留六楼整个一层作为专家团队研修室。但因学校专家在学院有专门的学术研究场所，导致研修室闲置，造成空间浪费。2012年图书馆尝试与学院资料室合作，将东南亚语学院资料室整体搬迁至图书馆六楼，以降低馆舍的空置率。这项举措有三项益处：（1）可提高学院教工的到馆率，教师在资料室借阅完毕后，往往会去图书馆书库浏览，改变教师认为图书馆图书与资料室文献资源大同小异，找文献只去资料室的惯性思维。（2）增加图书馆添加特藏文献的机会。东南亚语学院资料室所藏泰文、缅甸文等国文献均是期学院老师利用出差机会从当地精挑细选采买，符合师生研习所需，资料室设于图书馆可借此条件，将学院需要但无力承担费用的外文文献，收录囊中，拓展购买外文文献渠道，节约外文文献走图书进出口公司所付费用。（3）延长资料室服务时间。图书馆利用学院资料室在馆现状，与学院沟通保持资料室开馆时间与图书馆一致。资料室资料员以上正常班为主，图书馆安排专人代管资料室夜间服务。从近三年的运营情况看，符合图书馆的预期，相关服务措施的改进受到读者好评。图书馆已开始扩大试点范围，邀请全校其他资料室入驻。

4.3 以图书馆为主导，加强资料室人员的业务培训

因历史原因，学院资料室工作人员专业背景多于图情专业无关，对于服务读者的方式方法、整理归纳文献资源的能力均有待提高。图书馆应以学校文献资源配置与利用全局出发，提供机会，与学院共担培训经费，提高资料室人员综合素质。例如，图书馆加入的云南省图书馆协会与云南省高校图书馆联盟每年都有若干免费、自费图情培训项目，可留出一定名额给资料室，培训相关人员；作为CALIS成员馆云南民族大学图书馆每年都享有春、秋两次培训机会，可让资料室资料员参与中、外文编目培训，熟悉整个编目流程，为以后审校资料室图书数据打下基础。

综上所述，高校图书馆与资料室的共建项目，一方面可节约学校文献购置经费，另一方面可使资料室的管理与运行更加高效、规范，是学校利用图书馆发挥学校文献信息中心作用，改善资料室软硬件条件的捷径；也有利于图书馆与资料室发挥各自优势，提升学校文献资源建设水平与质量，以待更好的为全校教学、科研服务。

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