安徽中医药大学第一附属医院 王雅慧



关于医院电子档案管理工作的实践与探讨

安徽中医药大学第一附属医院 王雅慧

【摘要】随着我国信息网络技术的不断发展，档案的管理工作也紧随时代发展的潮流越来越趋向于信息化和电子化发展。医院电子档案管理相较于纸质档案管理具有许多的优点。加强医院电子档案管理工作，不仅会提高档案管理的效率和安全，也促进了医院档案管理制度的改革。现通过分析实现医院电子档案管理的重要意义，并且研究当前档案管理工作中面临的挑战，最后制定合理有效的措施进一步完善医院电子档案管理工作。

【关键词】医院电子档案管理；优势；探讨

前言

现阶段，我国的医院档案管理工作越来越多的采取电子化的方式，这主要是因为电子档案管理相较于传统的纸质档案管理更具有操作简单，查找快速，不易丢失，安全性较高等等优势。随着现代科学技术的发展，使医院电子档案管理化水平不断提高，但是其中仍让存在着一些诸多急需解决的问题，这些问题严重阻碍着医院电子档案管理工作的发展。因此，要加强对医院电子档案管理工作的重视，要对医院电子档案管理工作进行系统全面的探讨。

1　分析电子档案管理的优势

当前，随着时代的发展，使我国各大医院等相关单位在档案管理工作方面也取得了很大的进步，医院电子档案管理逐步取代了纸质档案管理。电子档案管理具有许多的优点如下。首先，电子档案管理操作简单，方面。工作人员能够实施的录入、增加、删减以及修改电子档案信息，而且还能保证医院档案信息的规范性和档案页面的整洁度。其次，电子档案的检索和传递速度快，时效性强，不受时空的限制，能够实现远距离，大容量的快速传输。然后，医院电子档案能够实现资源共享，可以让使用者很方便的通过电子网络获取到需要的档案信息。另外，医院电子档案无需一纸一笔，成本低，并且占据的存储空间较小，能够有效解决资源浪费问题。还有，医院电子档案的表现形式多样化，文本、图片、音频、视频，融为一体，能够更加生动形象的供使用者在网络上阅读。此外，医院电子档案的安全性较高，风险较低，能够保证医院档案信息处理中页面清晰度较高，使复制电子档案文件时，轻松查找，不易丢失。

2　分析医院实行电子档案管理的重要意义

2.1有利于提高医院档案管理工作的效率

当前，我国包括医院在内的事业单位都在逐步利用现代信息技术将档案管理进行电子化发展，这样不仅促进了档案数据资源的共享，提高了信息管理的标准，也弥补了以往传统落后的纸质载体人事档案的利用率较低、工作量较大、费时费力以及成本较高等不足。医院实行电子档案管理，提高了档案管理工作的效率，增强了电子档案管理的时效性，使医院档案资源实现多次反复使用，有利于保护档案信息，促进医院电子档案管理事业的健康发展。

2.2有利于完善医院等事业单位的档案管理制度

随着电子信息技术的发展，给各大医院了解人才的基本信息资料时提供了便利，人员的信息通过收集、整编和管理可以自动实时的从电子档案信息数据库中获取，使医院可以精确地选拔和管理优秀人才。另外，医院也可以在员工工作期间通过人事档案信息化管理来查看员工的工作表现，使员工的才华和能力充分体现出来，从而有利于医院对员工更好的监督和人事安排，有利于进一步完善医院电子档案管理制度，促进医院各方面的可持续性发展。

3　分析现阶段医院电子档案管理工作面临的挑战

现阶段的医院电子档案管理工作虽取得了很大的发展，但其中仍存在着一些不足之处，医院等事业单位的管理部门对电子档案管理工作不够重视，管理模式和电子档案数据库资源都比较落后，配套的软硬件设施和员工素质还有待提高，使医院电子档案管理工作面临着诸多的挑战。

3.1缺乏对医院电子档案管理的安全重视和总体规划

我国现代信息技术的发展较晚，有部分医院等事业单位对电子档案管理的认识较少，对其安全建设方面的重视不够，没有树立计算机网络安全的意识，这样既有可能出现电脑病毒和网络黑客对电子档案信息安全的破坏，而且医院领导者缺乏对电子档案管理的总体规划，使医院各个部门的数据信息难以实现资源共享。医院电子档案信息数据库建设比较落后，电子档案管理标准化进程缓慢，有些数据信息不仅不完整、不真实，并且对一些错误的信息也没有进行及时的修改补充，这些问题严重制约着医院电子档案管理工作的持续发展。

3.2软硬件配套设施较差，工作人员的整体素质水平不高

目前，我国部分医院的电子档案管理工作的发展水平比较低，甚至还存在使用传统纸质的档案管理模式，缺乏档案管理的软硬件配套设施，这使医院档案管理的效率低，难以为医院快速提供准确全面真实的档案信息。另外，医院对于从事电子档案信息化管理工作的人员缺乏标准化、规范化的管理，工作人员的整体素质水平不高，没有掌握电子档案管理专业技能；而且还会出现一些违反人事纪律，违规等现象，使得医院电子档案管理存在严重的安全隐患，难以保证医院电子档案信息的完整性、原始性和真实性，甚至会造成机密文件信息在网上发布和流转，从而引发泄密现象，给医院等事业单位带来损失，阻碍着医院电子档案管理工作的顺利进行。

4　制定合理有效的措施进一步完善医院电子档案管理工作

4.1建立健全电子档案管理制度，规范电子档案管理工作

为了促进医院电子档案管理工作的发展，医院等事业单位的领导要加强对电子档案管理工作的重视。根据电子档案管理工作的特点，及时了解当前社会对医院电子档案信息的需求，制定一系列的法规来进行约束和管理电子档案，这样才能使医院电子档案管理工作更加规范，避免出现安全隐患，确保医院电子档案信息的安全性。要根据医院等事业单位的发展状况来修改相关的制度，使其更好地适应医院电子档案管理工作的发展，提高电子档案管理工作水平。

4.2完善医院电子档案管理部门的软硬件设备

在医院电子档案管理工作中离不开计算机设备，医院等事业单位的档案管理部门不断加强对其软硬件设备的支持，淘汰落后的计算机设备，并且配备更加完善的电子档案管理硬件设备。例如，电子刻录设施和光盘等，这样才能方便工作人员处理电子档案信息，增强医院电子档案的时效性，保证电子档案能够安全存储和有效利用。此外，医院电子档案管理部门还应该建立起完善的档案管理信息系统，有效使用现代化网络安全技术，防止不法分子修改和泄露电子档案信息，提高电子档案信息的安全性，为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。从而进一步完善电子档案信息管理工作。

4.3提高医院电子档案管理工作人员的专业水平和素质

医院等事业单位还应提高电子档案管理工作人员的专业水平和素质，培养工作人员的服务意识，使工作人员认识到档案管理工作的性质和重要性。医院等事业单位要建立起长效的人才培训机制，定期加强对电子档案管理工作人员的专业技术、道德和法律培训，使工作人员对档案工作充满热情，更好的熟悉档案业务；并且能够熟练操作计算机网络技术等，提高工作效率，保证档案信息的查询、传递和共享。医院等事业单位还应强化电子档案管理工作人员的道德和法律意识，使工作人员严格按照相关制度办事，不发生违规等情况，确保电子档案信息的完整、真实和安全，从而促进医院电子档案管理工作的进一步发展。

5　结束语

实现电子档案管理是现代医院档案管理工作健康发展的必然趋势，对于提高档案管理工作的安全和效率具有积极的作用。虽然医院电子档案管理存在操作简单、时效性强、存储空间较小、使用成本较低以及表现形式多样等优势，但是在当前医院电子档案管理工作上，仍然存在着上级领导对其发展不够重视，并且缺乏总体规划以及电子档案管理的软硬件配套设施较差，相关工作人员的整体素质水平较低等等问题。因此，为了进一步完善医院电子档案信息工作，医院等单位就要通过建立健全电子档案管理的法规，加大对电子档案的资金和技术投入，并且提高档案管理工作人员的专业水平和素质等措施来促进电子档案管理工作的健康发展。

参考文献

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