王雪莹

摘 要：地铁档案是地铁运行、管理、经济、人力资源信息的科学加工和系统管理基础，优化地铁档案管理系统，实现有效的地铁档案管理成为地铁企业规范发展和科学建设的基础性重要工作。本研究从地铁档案管理系统运行中存在的问题分析出发，提出了优化地铁档案管理系统的目标，提供了建设和优化地铁档案管理系统的基本原则，阐释了优化地铁档案管理系统的主要内容，希望可以为地铁档案管理系统建设和档案管理工作加强起到借鉴的作用。

关键词：地铁档案管理系统；原则；目标；计算机；优化；数据；软件

前言

建设地铁企业现代化的档案管理系统，实现对地铁档案管理系统进一步地优化是当前地铁企业和档案管理工作的共同需要。新时期要立足于地铁档案管理工作实际，建立起地铁档案管理系统建设的目标体系，抓住建设和优化地铁档案管理系统的原则和策略，实现对地铁档案管理系统的不断建设和优化，做到对地铁档案管理工作和地铁企业长期发展的有效保障。

一、地铁档案管理系统运行存在的问题

（一）地铁档案管理系统不完整

当前地铁企业的档案管理系统一般将主要功能和精力都指向地铁工程档案，没有对地铁公司内部档案、运行信息进行系统性的收集和整理，出现档案信息不完整的实际问题，很多事关地铁公司重要的运行信息、安全信息、人员信息没有被地铁档案管理系统所收集，不能实现档案管理工作对地铁企业各类信息的全面覆盖，出现了地铁档案信息化建设的影响，也延误了管理系统现代化的建设进程。

（二）地铁档案编号混乱

当前，各地铁公司看到档案管理系统建设的重要价值，也展开了地铁档案管理系统的相关建设，由于没有统一的领导和体系，导致地铁档案工作存在编号混乱的实际问题，重号、漏号的显现十分普遍，严重影响了地铁档案管理系统的效率，也给地铁档案管理工作带来极大地阻碍。

（三）地铁档案信息存储手段落后

当前，地铁档案管理工作中还存在大量的纸质档案，由于没有现代化信息技术作为保障，导致地铁基础档案处于高风险的状态，并且难于实现地铁档案信息的共享和互联，产生地铁档案信息管理的深层次矛盾，制约地铁档案管理系统信息化建设，延缓地铁档案管理系统现代化发展的进程。

二、地铁档案管理系统的优化策略

（一）优化地铁档案管理系统的目标

地铁档案管理系统建设过程中要结合企业的特点和档案管理的实际，要建立起地铁档案管理系统系统性、科学性、长期性优化的目标，正确认知地铁档案管理系统信息化存在的各类问题，做到对地铁档案管理系统建设的正确认知，通过在操作、管理、运用领域的不断创新，做到对地铁档案管理系统的有效完善，实现对地铁档案管理系统的不断建设。

（二）优化地铁档案管理系统的原则

优化地铁档案管理系统的第一个原则是实事求是原则，在地铁档案管理系统建设过程中应该把握主要矛盾和关键环节，要集中解决现实中关键性的实际问题，利用地铁档案管理系统的信息化特点，取得地铁档案管理工作的有效突破，做到对地铁档案管理工作效率的提升，实现对地铁档案管理成本的控制。实用性原则是地铁档案管理系统优化的第二个重要原则，要不断优化地铁档案管理系统的结构和体系，使地铁档案管理系统更加符合地铁企业运行的实际，使地铁档案管理系统更加具有适应性和高效性，有效满足地铁档案管理各项工作的要求，全面确保地铁运行和安全等各方面工作的需要。

（三）优化地铁档案管理系统的主要内容

一是，要实现地铁档案管理系统收集和整理信息的规范化，地铁企业应该建立起现代化的地铁档案管理系统，通过系统接口的规范化建设提升系统自动对归档内容进行有效性判别，防止归档内容出现变形和重复归档，保证归档档案的准确性和有效性。通过系统的建设，实现档案信息查询的网络化，充分发挥电子档案咨询检索优势，提供先进的全文检索、跨全宗检索功能。二是，调整地铁档案管理系统的档号发放机制，将系统整理与实体整理相结合，降低实体管理工作量，减少空号，保证流水号的连续性。三是统一地铁档案管理系统的数据输入和优化数据备份机制，电子档案的移交接收均以档案系统的数据为准，光盘只是一个数据备份，不作为档案移交的凭证。系统自动对每天新接收的档案数据库进行后台库备份，光盘备份由档案管理员定时按已完成项目进行，这样可以使系统上的数据与光盘的数据保持一致，同时保证备份的数据不会发生变化，减少档案移交手续，简化档案移交工作量。

三、结语

地铁档案信息具有项目多、密级高、全宗复杂的特点，地铁档案信息管理工作必须实现信息化建设，优化地铁档案信息管理系统，建立地铁档案管理系统的目标，实践地铁档案管理系统的建设原则，从地铁档案管理系统的具体环节和具体内容建设出发，创新和优化地铁档案管理系统的层次与结构，提升地铁档案管理系统的运行质量与管理水平，更好地为地铁企业建设、发展、运行服务，使地铁档案管理系统的价值得到进一步体现，做到对地铁企业科学、综合、稳定发展的有力保证。

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