李 颖

(中国水利水电第十三工程局有限公司,天津 300000)

海外工程项目管理中的合同交底工作实践

李 颖

(中国水利水电第十三工程局有限公司,天津 300000)

结合海外工程项目管理中合同交底的内容，对合同交底的工作流程进行了阐述，并从外部交底、内部交底、制度交底、即时交底四方面分析说明了合同交底的形式，制定了合同交底的保障措施和反馈机制，对加强合同意识、规范工作方式、控制风险等有重要意义。

海外工程，合同交底，流程，管理

1 概述

进入21世纪，随着科学技术的更新交替和机械设备的不断改良，中国在很多建筑工程和项目工程方面都与世界各国进行了紧密的合作。在大部分海外工程项目均采用FIDIC合同条件的形势下，缺乏对合同条件的了解以及合同交底工作的重视，容易造成工程项目后期的合同纠纷和经济利益矛盾。在签订合同时，双方都很重视，一旦合同签订完毕，很多公司就将合同条件的分析和合同交底工作搁置一旁。在合同执行期间，除了项目负责人和少部分人员对合同内容了解外，大部分工作人员和负责人只知道相关的工作任务和职责，而对于合同的基本内容和具体情况知之甚少。这不便于工程项目在进行过程中的团队合作，也为以后合同纠纷和利益矛盾埋下了可能性。

合同交底，就是在合同执行前，将合同的基本内容和具体情况贯彻下去，让整个团队及相关人员对合同条款、合同条件有一个清楚的认识，确保在熟悉合同的情况下开展工作。这样，透彻的理解合同内容与要求后，在项目进行过程中就能做到有理可依、有据可查，有效的降低了项目经营和经济损失的风险。在海外工程项目管理中，合同交底的工作主要由合同签订人与合同管理人进行阐述，主要内容包括合同目的、合同要点、执行计划等。

2 合同交底工作实践

2.1 合同交底的内容

合同交底的主要目的是将合同目的、执行计划等贯彻到相关人员的工程工作中，并将合同的要点与目的作为技术人员和管理人员的行为准则。与一般交底工作相同，在进行合同交底前，合同签订人与合同负责人要对合同内容进行详细的总结。为了保证合同的顺利执行，除了基本的合同目的与合同条款外，核心条款也需要在交底工作中得到贯彻。

合同交底工作主要分为以下几个方面：

1)工程的基本情况和合同规定的工作内容；

2)明确合同双方或多方的权利、义务和责任；

3)工程项目实施总目标和阶段性目标；

4)项目流程网络图或线路图说明；

5)工程项目质量标准规范、执行方案及合格验收准则；

6)工程项目中原材料、设备等采购标准；

7)投资目标和预期成本目标，以及双方支付形式、支付条件等；

8)合同双方在遇到普通问题或一般突发事件时的处理方式和责任赔偿裁定；

9)索赔机制和风险条款；

10)工程项目实施期间进展汇报的文档管理规范条例。

工程项目团队全体人员参与到合同交底工作当中，是保障合同交底有效实施的前提。工程项目能否顺利进行，合同中职责能否按要求履行，都与合同交底工作密切相关。因此，项目管理过程中，管理人员要严格按照合同要求的程序和制度来执行，遇到紧急事故或情况，要冷静应对，积极采取有效措施来避免工作失误和经济损失。

2.2 合同交底的流程

合同交底作为一般的交底工作，交底对象主要是项目部的成员。通常合同交底按照三个层级进行：单位或公司负责人交底→项目部负责人交底→各职能机构负责人交底；根据交底人和被交底人的职能权利大小，可以对交底内容的重点进行适当调整。

2.2.1 单位或公司负责人交底

被交底对象主要为项目部负责人，交底内容需要尽可能的详细和完整。交底重点要集中在合同工作范围、合同执行标准和各类突发情况的处理方案上，对于项目负责人的相关疑惑和问题，应作出准确负责的回答。在交底工作完成后，需要对书面的合同交底记录和文案进行存档，方便后期合同执行过程中有据可依。

2.2.2 项目部负责人交底

被交底对象主要为下属职能机构负责人，交底内容应重点集中在合同基本内容、工期执行计划和各职能机构职责等方面；其次，除了对各职能部门提出的疑惑进行解答外，项目部负责人还应在风险防范措施方面进行着重的交底；最后，形成书面的交底记录以供查阅。

2.2.3 各职能机构负责人交底

被交底对象主要为其所属执行人员，交底内容除了合同基本情况、本机构的职责要点和风险防范等基本内容外，还需要根据实际情况对交底内容进行适当的修改，以便更好的贯彻交底内容，避免因多次传达而产生歧义甚至错误的信息。

在三级交底流程完毕之后，各职能机构需要将本机构的交底情况反馈至项目部负责人和管理人员，在分析和总结具体交底情况后，合同管理人员对合同的各个步骤和执行计划进行相应的修改和完善，并根据交底信息制定出合同管理文件，作为合同执行过程中的指导方针。

2.3 合同交底的形式

2.3.1 外部交底

外部交底作为传统的交底方式，是合同交底工作的重要环节。为了工程项目的合理顺利实施，发包人需要将合同的核心要点阐述给承包商，这样才能达到发包人的工程预期目标。外部交底的内容根据合同类型的不同而有所变化，施工类或服务类合同的交底内容都有很大的差异，发包人需要根据实际情况来进行调整。海外工程项目中，如果涉及到施工类合同，交底内容则主要集中在工程周期、材料、付款及预付款方式上；如果涉及到服务类，交底内容应集中在服务内容与性质、绩效考核以及付款条件上。在进行外部交底工作时，尤其要注重对合同未明确界定的重要领域进行意见的统一。

2.3.2 内部交底

内部交底主要在单位或公司内部进行，多为各部门或各机构之间进行。内部交底的主要内容根据各部门的职能有所区分，一般为专业交底。合同管理负责人在签订合同后，需要将合同要点和执行要求进行分门别类，并按照不同部门的职能进行归纳，最后，将各部门需要进行交底的专业内容和要点进行分发和信息回收。内部交底除了能够降低履行合同过程中的交易成本外，还能加强公司内部人员的合约意识。

2.3.3 制度交底

在对合同内容和要求进行交底外，对发包人要求的管理制度和执行标准也应纳入交底内容。制度交底的内容一般作为招标文件的附件写进合同中，发包人将执行标准和管理制度进行详细的交底能够尽快的磨合承包商和监理单位的工作方式，这对工程项目的顺利实施是强有力的保障。

2.3.4 即时交底

即时交底多在合同事项履行前专门交底，部分合同内容或工程项目进度在实施过程中需要进行及时汇报和办理相关保险等，此时即时交底的作用就凸显出来了。即时交底能有效监督工期实施的进度，除此之外，在合同履行期间，即时交底能减少许多报送材料和办理保险的时间和费用。

2.4 保障措施和反馈机制

为合同交底构建保障措施和反馈机制，对于完善合同交底工作意义非常。为了保障合同交底的顺利进行，需要成立专门的合同交底工作组，对合同交底的所有事项进行统一管理和任务分配，这样能够使合同交底顺利的进行。有了健全的交底保障措施后，对交底内容和交底形式进行有效的反馈，能够进一步完善合同交底的工作。针对不同的交底方式和交底内容，制定不同的反馈机制，在不断改进和完善反馈机制的同时，也保障和提高了合同交底工作的流程和准确性。

2.5 合同交底的意义

2.5.1 加强对合同目标的理解

作为当事人履行义务和保障合法权益的依据，合同在工程项目中不仅仅是一张纸的作用。因此，加强合同交底工作的力度，使得项目实施的全体人员对合同的内容和要点有更加透彻的理解，这有利于后期项目开展和工程实施过程中的条例执行及制度统一。在工程实施过程中，各个部门成员的知识水平和技术等级差异很大，这很容易对合同执行过程中的部分细则产生工作上的分歧，因此，将合同内容与合同要点贯彻实施到每一点上，有利于合同条例的执行与工程的顺利实施。为了保障工程项目的如期完工，将合同内容和执行要点进行交底就显得非常重要。

2.5.2 规范工作方式和目标

有效的合同交底，能规范工程项目实施过程中的工作方式。在合同交底内容中，工程项目实施过程中的相关依据和法律法规是需要对全体员工进行交底的基本内容。公司下属部门众多，这给工作管理者带来了很多麻烦。不同的部门和机构有着不同的管理方式和制度，在进行同一个工程项目时，为了达到完成项目的目标，合同交底在规范化管理上起到非常重要的作用。通过合同交底，每一个部门的成员都能清楚了解到自己和自己所在部门的权利范围、职责所在以及工作流程和奖惩措施。这对后续工作的高效开展具有积极意义。

2.5.3 控制事前风险和改进合同内容

在进行合同交底和反馈过程中，除了公司负责人和项目负责人对合同进行了分析和改正外，其他所有成员都通过合同交底对合同的内容和工程项目提出自己的意见和建议。在交底、反馈、再交底、再反馈的过程中，合同被不断完善，可能存在的风险被降到最低，部分矛盾条款也会被发现，这对合同的完善和项目的高效益完成起到了重要作用。

2.5.4 提高团队合同意识

通过合同交底工作，公司内部、部门之间、部门内部都进行了高效率的沟通和探讨，这有助于团队意识的形成，同时也提高了团队成员之间的合同意识。只有合法合理的合同管理制度，才能让合同执行正常高效的实施，这就需要每一个团队成员都有着严格的合同履约意识。在工作中参照合同管理制度进行开展，并维护合同的公正和公平，这是保障工程项目安全实施的重要手段。

3 结语

长期以来，在工程项目的实施过程中已经形成了一套比较完善的合同交底的方式和方法。但是，面对众多的工程项目和合同类别，如何有效的执行合同交底工作并保障工程项目的顺利实施，这仍旧需要加强和提高合同交底工作的力度和重视程度。健全有效的合同交底工作是合同内容被顺利执行的有力支柱，同时也为更多海外工程项目的顺利实施提供了良好的保障。

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[2] 宋兵臣,王进厂.浅谈项目管理的合同交底环节[J].科教文汇(中旬刊),2008(5):148.

[3] 贺 团,马 龙.基于合同交底的精细化合同管理浅论[J].四川水力发电,2012(2):117-119.

The contract disclosure work practice in overseas engineering project management

Li Ying

(ChinaWaterConservancyandHydropower13thEngineeringBureauLimitedCompany,Tianjin300000,China)

Combining with the contract disclosure contents in overseas engineering project management, this paper elaborated the work process of contract disclosure, and from the external disclosure, internal disclosure, system disclosure, real-time disclosure four aspects analyzed the contract disclosure forms, made the safeguard measures and feedback mechanism of contract disclosure, to strengthen the contract consciousness, specifications work ways, control risk and so on.

overseas engineering, contract disclosure, process, management

1009-6825(2015)30-0257-02

2015-08-19

李 颖(1984- ),男，助理工程师

TU723.1

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