韩芳雪 上海铁路局总工程师室

铁路企业设计文件入库管理存在问题与对策

韩芳雪 上海铁路局总工程师室

铁路建设项目设计文件是铁路企业历史活动的真实记录，是铁路企业的宝贵财富。提高设计文件入库管理水平是铁路建设发展和企业现代化管理对设计文件过程管理提出的要求。结合实际，对目前铁路企业设计文件入库管理工作中存在问题及如何改进进行了论述。

设计文件；入库管理；问题和对策

铁路建设项目设计文件（包括设计文件文本和图纸）包括预可研、可研、初步设计、部分项目的鉴后补充，不少项目在可研、初步设计后还有补充和调整材料，鉴后补充近年逐渐增多，可研和初步设计有送审稿、正式稿等版本。建设项目设计文件是铁路企业历史活动的真实记录，是铁路企业的宝贵财富。

近十年，我国铁路发展建设始终保持在一个较高水平，建设项目设计文件越来越多，设计文件入库应接不暇。面对越来越多的设计文件，提高设计文件入库管理水平，充分发挥设计文件在铁路建设和发展中的先导作用，是新形势下对设计文件过程管理提出的新要求。本文结合实际，对目前铁路企业设计文件入库管理工作中存在问题及如何改进进行了论述。

1 当前入库管理的主要建设项目

高速铁路项目有京沪高铁，沪杭高铁，宁杭高铁，沪昆杭长高铁，杭黄铁路，合福铁路，徐连铁路，连淮镇铁路，徐宿淮盐铁路，商合杭铁路，合安九铁路，郑合铁路，沿江铁路，宁安城际，湖苏沪城际等项目。

普速铁路项目有京九铁路，沪汉蓉铁路，宁西铁路，青连铁路，连盐铁路，陇海铁路，丰沛铁路，符夹铁路，青阜铁路、阜六铁路，淮南铁路、宿淮铁路，新长铁路，宁启铁路，海洋铁路，沪通铁路，浦东铁路，庐铜铁路，衢宁铁路，九景衢铁路，金温铁路，甬台温铁路，萧甬铁路，宁芜铁路，芜铜铁路，宣杭铁路，皖赣铁路，二通道合肥至乔司、阜淮三线的电气化等项目。

枢纽规划由八大枢纽规划和地区规划组成。八大枢纽规划包括徐州枢纽，合肥枢纽，阜阳枢纽，芜湖枢纽，南京枢纽，上海枢纽，杭州枢纽，宁波枢纽，及枢纽内支线、联络线项目。地区规划为连云港、新沂、淮安、盐城、海安、南通、扬州镇江、无锡、淮北青龙山、蚌埠、淮南、六安、铜陵、安庆、宣城、嘉兴、湖州、台州、丽水永康、衢州。

2 设计文件入库管理存在的问题

2.1 管理观念落后意识淡薄

对设计文件入库管理的重要性认识不足，重视程度不够。普遍认为设计文件入库管理结果好坏、水平高低与企业的生产经营、效率效益无直接关系，与企业的改革发展、做大做强无太大关联。落后的观念，淡薄的意识，加上软件和硬件设施配备欠缺，使设计文件入库管理始终徘徊在传统低效层面，难以满足企业市场化和可持续发展需求。

2.2 管理制度欠缺

设计文件入库管理管什么、怎么管，应有书面规定，以制度形式予有明确。实际操作过程中更依赖传统做法和经验，以不成文的规矩或习惯为主，管理缺乏硬性规定，储如入库时间点、入库条件、入库保管、查询、借阅、处理等均无管理制度约束，设计文件管理缺乏制度保障。

2.3 管理技术手段落后，未与现代信息技术对接

设计文件入库管理与现代信息技术的无缝对接，需要足够的技术支持。虽然铁路企业已建立了办公信息系统，但设计文件入库管理仍停留在经验管理和手工方式。技术管理手段的落后，制约了设计文件的优势和发挥，难以主动满足企业运营和发展的需求。

2.4 条件和设施简陋

做好设计文件入库管理必须具备一定的物质条件。目前的条件简陋，设施简单，物质基础条件不尽人意，三大问题直接影响管理。①设计文件存放库房为普通办公用房，层高较低，空气流通不够畅通，房屋保温、抗热、防潮防水性能较差，周围环境清洁度也不高。②库房太小，铁皮柜子只讲安放不讲合理，两排柜子通道间距为65 cm，柜门为40 cm，打开柜门后仅剩25 cm，难以正常形态通过。当存取出文件时，要站在柜门的左侧才能打开右侧柜门，然后至已开门的右侧再开左侧门，空间太小，影响操作。③有安全隐患。与文书文件相比，设计文件又厚又重，设计图纸又多，而柜内要尽可能多地存放文件，当存取设计文件时常造成手腕受伤，手臂皮肤划伤，频繁站起蹲下的存取引起头的晕目眩或造成磕碰。加上防光、防潮、防霉、防虫、防尘、防水、防火和防盗等既有设施简陋，防范

3 加强设计文件入库管理的对策建议

3.1 转变观念，正视现实，夯实设计文件入库前的基础工作

思想对行动有重大的影响，为了做好设计文件入库管理工作，设计文件管理应摒弃落后的思想观念，做到与时俱进，并努力探索提高设计文件入库管理水平的有效方法，即现代化的管理方法。而实现现代化管理需要一个过程，我们应该摆正传统管理与现代化管理者的关系，在进行传统管理的同时，积极引进现代化管理方法和手段，使用先进的管理技术，推进铁路企业的现代化管理进程。作为设计文件管理者在转变观念的同时应踏踏实实做好收集工作，夯实设计文件入库前的基础。设计文件的收集不仅是设计文件入库管理工作的前提和基础，设计文件收集齐全更是设计文件入库管理工作的关键，因此必须尽可能早地开展收集工作，尽可能地做到收集齐全，对收集到设计文件要及时整理和保存，防范丢失，使设计文件得到更广泛、更长期的利用，为铁路企业提效增能服务。

3.2 建立健全制度规范管理

我们管理的设计文件，一方面在项目建设过程中使用，为建设工程项目进行预可、可研、初步设计审查提供使用，另一方面更多地是工程项目竣工运营开通后长期、频繁、反复地提供使用，因设计单位只提供给路局1套纸质设计文件，管理者责任重大。为妥善管理好设计文件，建议对设计文件进行制度化、规范化、程序化的管理，对入库的设计文件在保存、查询、借阅、评估、鉴定、处理、销毁等管理环节制定相应的管理制度和办法，通过建立健全管理制度来加强和规范管理。路局层面可制定设计文件入库保存管理办法，查阅借阅设计文件管理办法，评估鉴定设计文件管理办法，处理销毁设计文件管理办法，机关相关专业部门也应制定相应的借阅、归还等管理办法，并藉此解决过去长久存在的着急借不着急还、催促后拖拉归还、甚至不慎丢失无法归还的问题，避免已入库设计文件的缺损，保障设计文件的成套完整和无限制次数使用。建立健全制度，在制度的约束和保障下，坚信铁路企业的设计文件入库管理必将更加规范、合理、有序和高效。

3.3 设计文件入库的信息化管理

经济和科技的高速发展推动了现代信息技术的突飞猛进，现代信息技术对社会的各个领域都产生了深刻的影响，铁路企业也不例外。可以预见的是，现代信息技术必将为铁路管理工作注入更多高科技的元素。

3.3.1 工作平台的信息化

目前设计文件管理以手工为主，信息化程度低。建议建立数字化的设计文件管理信息系统，突破传统手工管理的模式，从经验管理向数据管理发展，为铁路企业搭建更广阔的现代化企业信息工作管理平台，实现设计文件管理质的飞跃。

3.3.2 设计文件的库管理信息化

建议实施信息化管理，编制一个设计文件软件管理系统并进行管理。这个管理系统包括①库内所有项目。②每个项目的基本信息（含项目名称、设计阶段、文本版式、编制单位、完成日期、册数、专业册名称、专业册所附图纸名称、图纸编号、数量）。③项目的库状态（库存现状、借阅动态、装具位置）。一旦新项目的纸质文件入库，相关信息同时录入信息管理系统，二者联动操作，随时变动随时调整，实行动态管理。管理系统面向路局机关专业部门，通过我们的授权，专业部门输入用户名、密码登录设计文件软件管理信息系统，通过浏览系统可全面了解入库设计文件的详细信息，快速地查找目标文件，准确掌握设计文件使用现状，享受精准的服务，举2个例子简述。例1待审查项目，设计文件发放为业务处室对应的专业册，按惯例运输处为运输组织、站场册，电务处为通信、信号册，信息化处为信息篇，若运输处想看信号、信息册，通过登录设计文件软件管理系统，查询设计文件的借阅动态，立即查到信号册在电务处、信息册在信息化处。例2库存项目，如某部门想借商合杭铁路初步设计总说明书，查询设计文件软件管理系统，借阅动态记录该总说明书已于某年某月某日借出，借阅单位是某某处，状态为库外借出。设计文件信息化管理从根本上改变了传统手工方式的低效、繁琐和不便，提高管理效能，同时也为查询使用提供极大的快捷和便利。

3.3.3 信息资源的共享

实施信息资源的共享。建议将设计文件软件管理系统接入路局办公网，通过路局办公网平台实现信息资源的共享，使用者可以不受时间、空间、次数限制，迅速、准确、便捷地从网上获取建设项目资料，共享设计文件信息资源。信息资源共享不仅是对入库设计文件的高效管理和利用，避免信息的浪费，而且与铁路办公管理系统实现优势互补，从而进一步推动铁路企业信息化管理的长足发展。

3.4 加强管理，提高效能

3.4.1 开展设计文件的分级和清理

为提升管理效能，建议建立分级管理模式，对现有设计文件进行界定和划分，按等级进行管理，基本设想按建设工程项目时间划分为4个等级，Ⅰ级管理为已开展前期工作及在建工程项目，Ⅱ级管理为竣工并开通运营0-5年期限的项目，Ⅲ级管理为竣工并开通运营6-10年期限的项目，Ⅳ级管理为竣工并开通运营10年以上的项目。在界定和划分结束后立即对设计文件存放重新排布，调整原有格局，提升设计文件的管理效能。同时对库内设计文件开展清理。纳入Ⅰ级管理范围的项目，需保存预可研、可研、初步设计所有阶段的设计文件（含文本和图纸），同时在接收纸质设计文件时还应同步接收电子版本，确保库内有两种形式的设计文件。对Ⅱ级、Ⅲ级管理范围的建设项目，重点查清是否有对应的电子版本，列出没有电子版本的项目清单，通过适当渠道要求设计单位补送电子版本，逐步将所有项目缺失的电子版本补齐，形成设计文件有纸质就有电子版本的良好状态，最终达到Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ级管理范围的所有项目其设计文件纸质和电子两种形式的版本全部对应和齐全。Ⅳ级范围的设计文件只保存可研的文本部分、初步设计的文本和图纸，对预可研文本和图纸、可研的图纸不再进行保存，同时对纳入Ⅳ级管理范围的项目尽可能的补充配齐电子版本，无图纸仅有文字说明的电子版也可以。通过细分和清理，更便于管理和查询利用，达到提效挖潜增能的目的。

3.4.2 充分利用既有设施强化管理

在防潮、防霉、防尘、防虫、防水、防火、防光、防盗等八防工作的硬件设施不足情况下，用强化管理来提升管理效能。其一：定时通风，每天早晨打开库房窗户，在移窗两边留有缝隙，让封闭一夜的房间通风透气，保持库房空气流通，下班前关闭窗户，当遇下雨天、春夏黄梅季节、和夏季高温日，需同时开启空调去除湿气、热气，及时防潮、防霉。其二：工作时间要勤于打扫保持库房清洁卫生，库房四周放置防鼠板并及时更换，窗外喷洒杀虫药水，不允许库房内吸烟杜绝明火，并注意观察房屋有无渗漏，做好防尘、防虫、防水、防火工作。其三：当库房无人时要及时闭灯，避免灯光长期照射引发纸张老化、字迹褪色模糊状况发生，下班时勤于检查并关闭好门窗，切实做好防光、防盗。

3.4.3 调整库房，完善硬件条件。

鉴于目前库房面积小、防范设施不到位、周边环境不理想、整体硬件条件差的境况，建议扩大既有库房以增加存放面积，或另择地点新建标准库房，配套相应的防范设施。建议结合新建路局档案馆规划一并考虑，解决设计文件库房问题，完善硬件设施，高效能地管理设计文件。

责任编辑：万宝安

来稿日期：2015-12-01