物探物资供应精细化管理的探索

2015-04-04张锐

石油知识 2015年6期

张锐

(中国石化石油工程地球物理有限公司河南分公司物资器材中心河南南阳 473132)

1 物探物资供应精细化管理背景

物资器材中心是中石化地球物理公司河南分公司（以下简称“分公司”）下属的职能部门，主要负责分公司在国内大多数勘探项目的物资采购、配送及物资管理。2013年12月以前，河南石油勘探局投资的勘探项目所需物资由河南石油勘探局物资供销处负责采购；2014年1月以后，改由地球物理采办中心负责。根据采办中心有关规定，分公司外投资勘探项目的物资采购由物资器材中心自行采购。2010年以来，每年采购物资总金额达2.0亿多元，物资总量多达数十万吨，品种8万余种。

随着河南油田的非常规会战被列入总部“五大会战”之一，西部探区勘探工作量的增大，新技术、新装备需求量不断增加，公司对于物探施工作业所需要的物资无论从种类、数量、质量、技术含量上，还是物资到货的准时化采购（JIT）和物流配送都有了更高的要求。

2 传统模式下物采过程控制存在的问题

2.1 物资采购存在的问题

传统模式下，物资采购存在的问题主要有：

①对供应商关系管理的认识不足，认为供应商与公司是一种竞争关系，缺乏与供应商合作共赢的意识；

②供应商的准入把控不严，导致供应链条中的中间商、经销商较多；

③采购策略缺乏系统性、完整性和持续性，公司采购业务受上级物管部门的指导和约束，分公司管理部门还会下达保质压价指标，采购方式还是以询比价为主，强调采购价最低为原则，对供需双方均有不利影响；

④供需关系多为临时或短期合作关系，多追求眼前利益，供应与需求之间缺乏合作，增加了运作的不确定性；

⑤采购部门对采购物品质量控制的难度较大，基本没有质量控制方面的合作，需方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动；

⑥采购成本高，录用的供应商很多不是产品的生产商，导致采购成本过高。

2.2 物资供应管理存在的问题

传统模式下物资供应管理已不能适应目前管理工作的需要。由于物探项目的特殊性，造成物资品种繁杂，每个项目需要物资品种1200种左右，涉及到中石化物料56大类中的49个大类，采购规模小、批次多，给物资供应带来诸多不确定因素。主要问题包括以下3个方面：

①物资需求计划的确定性（MRP）问题：需求计划不准确，随意提报、随意变更的现象时有发生，导致库存积压；需求计划不及时，有的单位需求计划的及时率还不足60%，项目整体计划少，临时计划、紧急计划多，对大型、长周期关键制造设备采购不考虑物资的正常制造周期及供货周期；需求计划编制不规范，上报的需求计划要素不全的计划，如需求计划中技术质量要求一栏是空白或是填写不准确，有的填“通用”、“正品”等，很不规范。上报需求计划不严肃，存在计划变更未履行变更手续，手工涂改等。

②物资管理信息紊乱。没有一套完善的物资信息管理系统，直达现场的物资到货无记录、供货、库存信息无法共享、材料入库稽核滞后，对使用单位的材料消耗无法有效监控，降低了物资的使用效率。

③货检的工作量大。验收检查只能是事后把关来进行，经常出现部分物品以次充好、低价高卖、缺斤少两甚至伪劣假冒的现象。

2.3 物资供应存在的问题

由于大多数物探项目分散在国内外的多个区块，物资供应点多、线长、面广，给物资管理造成诸多困难，物流费用也比较高。传统的物资供应已不能适应目前管理工作的需要，主要体现在以下4个方面：

①施工区域扩大导致供应难度加大。施工队伍分散，11支专业队伍分布在巴基斯坦、阿尔及利亚和国内10多个省份，集中供应点经常流动，很容易顾此失彼，加大了现场物资供应难度。

②物资需求变更频繁造成物资供应难度加大。项目施工方法设计、工作量、施工地点、施工装备及甲方要求变化频繁，导致物资需求变更增大，加大了物资供应的难度。

③勘探行业不确定性增大物资筹备的难度。一是勘探工作量大小不一，如阿尔及利亚二期项目合同额8900万美元、广西二维项目合同额却只有500万人民币。二是施工区域等的不确定性，使物资不能实现提前筹备，很多项目从中标到开工只有7～15天的准备时间。

④物流配送方式落后。没有一个统一的物流规划，许多物资需要提前运至物流业并不发达的位于南阳的分公司库房，再由分公司库房发至各个项目驻地，有些甚至是走回头路，造成不必要的浪费。

3 物探物资供应精细化管理的主要做法

针对存在的问题，物资器材中心按照精细化管理思路，探索适应物探专业特点的物资采购、供应模式，从多方面进行了尝试。

3.1 物资采购环节

3.1.1 以战略眼光选择合适的供应商

分公司根据不同类别物资和对企业的重要程度、采购的难易程度和可靠程度，将其划分为重点、次重点、主要、次要等管理类别，并在中国石化物资供应合格供方名录中选择供应商。在此基础上，按照企业内控制度和ISO质量管理体系对供应商管理的要求建立供应商准入制度，把有业务往来及国内勘探专用材料的供应商基本情况整理汇总，从供应（生产）能力、商誉、供货质量、售后服务等方面分析、评价，建立合格供应商档案信息，确定自己的合格供应商名录。定期通过合同执行、到货物资质量、售后服务等数据统计分析等对所有供应商进行考评，根据考评结果，更新合格供应商名录。2014年，经评价，分公司确定合格供应商数有131家。

3.1.2 与供应商建立长期的战略伙伴关系

与供应商考评中排名靠前的供应商建立战略伙伴关系，实现合作共赢。主要是通过制定采购战略的“五原则”来实现：

①供应链管理原则。按照供应链管理的思想制定采购战略，物资器材中心要发挥核心作用，不断强化供需双方沟通与交流；

②采购总成本最低的原则。在采购时不仅考虑物资的价格，物流费用，还要考虑后期的安装使用、维护、升级、处置回收、使用寿命以及供应商关系维护等成本，并不强调某一单项成本的降低；

③高效的原则。减少采购中的冗余环节以及不必要的审批签字，在一些边远地区的项目允许一些常用物资的适当库存，在项目的物资采购中推行JIT采购模式；

④适应原则。强调采购战略与分公司的采购供应需求相匹配，与勘探施工的实际有效地结合，保持不同的地区、不同的市场采购供应的灵活性和应急能力，对制定的采购战略根据时势的变化，不断跟踪反馈、修正完善；

⑤前瞻性原则。采购战略的制定要参考历史采购数据，对未来的采购供应进行预测。

3.1.3 加强计划管理，实施针对性采购

为使物资需求计划及时准确，增强采购的针对性，采取了四种措施：

①向物探施工项目部推广使用物资供应动态表及质量标准参照表；

②按照生产运行计划、材料消耗定额编制物资需求计划，规范需求计划的编报；

③业务人员接到物资需求计划后，主动对接，落实项目、落实时间、落实货源，在施工期间重点进行跟踪实施；

④建立健全物资需求计划监督考核机制，强化年度、季度、月度计划的执行力度，做到既保障生产又最大限度地降低库存。

3.1.4 强化订货管理，确保采购物资质量

通过以下4种方法把好采购订货的事前关：

①加强设计选型订货的审定，设计选型要由计划、设计、设备、供应等有关部门和基层有关工程技术人员共同审核确定；

②做好订货厂家的考察论证工作，对订货厂家进行质量保证能力调查，特别是高精尖类物资，会同设计人员和使用单位的技术人员共同进行考察认证，选定购货厂家；

③坚持物资质量标准订货，按照质量第一、技术先进的原则，所采购的物资执行最高的一级质量标准，严格控制非标准物资；

④用法律手段保证物资质量，按照《合同法》和有关标准规定执行订货合同，做到所签订订货合同条款达到规范化、标准化，避免漏款漏项及语言文字表达不清，预防合同纠纷的发生。

3.2 物资供应管理环节

3.2.1 强化风险意识，做好物资供应风险管控

通过对采购过程中的各环节进行风险识别、分析，制定有针对性管控措施，降低险兆事件发生机率，避免给分公司造成重大损失。主要管控措施有：

①采购部门负责审核计划的审批手续是否完备；

②当施工设计发生变动时引起需求物资的变动，采购部门根据分公司总体的物料使用情况综合调剂；

③为各施工项目配备有相应工区特点的物资使用情况表，并作为编制需求计划的依据；

④建立健全物资质量标准参照表，提高计划编制的准确程度。

3.2.2 建立健全信息系统，管控物资异地风险

石油物探项目的一个作业区域大、分布面广的项目。为实现集团公司“集中管理、统一采购、统一储备、统一结算”的总体要求，分公司充分利用网络平台，在没有ERP电子商务平台的情况下，独立构建了“物资计划管理SAP系统”“合同管理CMIS信息系统”，同时充分利用“中国石化企管信息系统”进行物资需求计划、采购合同异地网上填报、审批和标准查询，实现基础数据一输百用，促使各采购环节有机协调和配合起来。

3.2.3 严格物资检验，管控入库质量风险

无论二级库，还是野外作业现场的直供料，物资进货检验及时将订货合同的副本（或复印件）全部送交仓库保管员，临时订货或求援物资（合同尚未正式签订的）在到货前以书面形式将订货名称、规格、数量和质量要求等通知仓库保管员，做好物资验收的准备，保管员对到库物资按订货合同或订货要求进行验收。对验收中质量辨认不清或验收技术比较复杂的物资，组织有关单位的业务人员或技术人员共同验收。检验中发现的质量问题和数据等信息，应及时反馈给有关部门和领导，采取有效措施处理。

3.2.4 优化物资库存，管控物资费用风险

严格按照《物资仓储管理办法》的规定，对库存结构和库存规模进行动态监测与分析：濒临最高储备定额的库存物资，及时在计划、采购、入库、批拨等环节采取降库措施；远离本部的施工作业项目部，所需的紧缺贵重物资，选择少数信誉度好的供应商，实行代储代销；坚持“先进先出”的出库原则，对易碎、易腐蚀、易变质等物资，发放时应做好复检工作；分析工程余料原因，界定责任，落实改代利用、供应商回购等措施；对入库后3个月未领及6个月未领完物资，及时分析原因，督促处理；对新增一年以上无动态物资提前预警、加大对需求计划准确性考核。

3.3 物资供应环节

3.3.1 应用JIT推进供应管理精细化

建立在精益生产管理模式下的准时化采购又称为JIT采购。JIT的管理思想是：把合适数量、合适质量的物品、在合适的时间供应到合适的地点，最好地满足用户需要。JIT采购和JIT生产一样，不但能更好地满足用户需要，而且可以极大地消除库存、避免浪费，从而降低经营成本，提高企业竞争力。具体做法是：

①创建JIT采购班组，全面处理JIT采购的有关事宜。制订JIT采购的操作规程，协调企业内部各有关部门、协调企业与供应商之间的运作；

②制定计划、确保JIT采购有计划有步骤的实施。制定了针对性的采购策略，明确了具体的分阶段改进当前传统采购的措施，包括减少供应商的数量、供应商的评价、向供应商发放签证等内容；

③搞好供应商培训。通过培训，大家取得一致的目标，为正式实施JIT采购打下基础；

④给供应商颁发产品免检证书。在实施JIT采购策略时，颁发免检证书的前提是供应商的产品100%合格。为此，我们首先对相关供应商以往的供货记录进行了调查，对满足条件的供应商发放免检证书，同时要求供应商提供最新的、正确的、完整的产品质量文件；

⑤在签订采购合同时明确物流配送方式。根据运输物资的重要程度、重量、外形尺寸、距离、时间、成本等因素，选择合理运输方式、运输路线，明确时间节点。对于由供应商完成运输的，把运输能力作为选择供应商的条件，采购合同中明确运输要求、交货方式和交货地点，付款条款，使物资运输过程受控。委托第三方物流商完成运输的，选择重信誉、有业绩、协调能力强的物流商，通过物流商的合理组织和配送，增加物资从出厂直达使用现场的比例。需要到厂自提的，根据物资的重量、外形尺寸等选择合适的运输车辆，既要保证物资的安全，又要使运输综合成本最低；

⑥持续改进，不断完善，巩固并扩大成果。JIT采购是一个不断完善和改进的过程，在实施过程中我们不断总结经验教训，从降低运输成本，提供交货的准确性，提高产品质量、降低供应库存等各个方面进行改进，不断提高JIT采购的运作绩效。

3.3.2 强化物资质量跟踪管理

强化以信息反馈为核心的物资质量跟踪管理，物资器材中心每年年末对供应商的供货能力、产品质量、产品价格、售后服务、服务态度、供货及时等方面进行综合考评，考评结果作为对供应商进行动态管理的依据，形成对供应商的闭环管理。