马致明， 西仁艾力·吾斯曼， 木莎·哈山

（1.新疆师范大学计算机科学技术学院，新疆乌鲁木齐830054；2.鄯善县辟展乡马场学校，新疆鄯善县838200）

多媒体汇报文稿的制作规范和使用规范

马致明1， 西仁艾力·吾斯曼1， 木莎·哈山2

（1.新疆师范大学计算机科学技术学院，新疆乌鲁木齐830054；2.鄯善县辟展乡马场学校，新疆鄯善县838200）

用多媒体手段进行汇报是信息时代的大势所趋，也是汇报者信息素养的一种体现。针对多媒体汇报中存在的巨大实效差异，笔者在对比、分析和实践的基础上提出了对多媒体汇报文稿的制作和使用进行规范，在规范的基础上去展现汇报者的艺术和才能、提高和优化多媒体汇报实效的思想。文中就多媒体汇报文稿的制作规范和使用规范进行了探讨，并就相关的技巧做了介绍。

多媒体汇报文稿；制作规范；使用规范

伴随着信息技术的快速发展和向社会各界的广泛渗透，借助计算机多媒体手段进行工作汇报、专题报告、个人演讲已是大势所趋，并逐渐被各行各业所采纳。多媒体汇报是指在汇报、报告、演讲等过程中，根据汇报内容、汇报场所和参会者特点，通过相应设计，合理选择和运用计算机多媒体技术，并与传统汇报形式有机结合的一种现代汇报模式。通过运用多媒体汇报方式使汇报者和参会者共同参与汇报过程，以多种媒体信息作用于参会者，形成合理的汇报层次和逻辑结构，刺激参会者的感官，最大限度地调动参会者的兴趣和共识，以达到最优化的汇报效果。与传统的汇报手段相比，多媒体汇报在丰富汇报信息量，增强汇报内容的直观性和形象性，提高汇报质量和汇报效果等方面有着明显的优势。

虽然多媒体汇报已被广泛运用多年，但是运用现状依旧喜忧参半，喜的是一些经验丰富的汇报者将多媒体的优势发挥的淋漓尽致，汇报效果非常出色，引人入胜，使参会者在轻松愉快的环境中获得大量的信息，掌握了汇报的主题和内容，达到了汇报的目的；忧的是一些汇报者未能将多媒体的优势充分融入汇报中，汇报文稿效果差，汇报形式呆板且缺乏活力，会场气氛沉闷，令参会者无精打采昏昏欲睡或思想开溜用移动终端折射出脸上的无奈，汇报效果甚至还不如传统的口头汇报。这种反差的形成有汇报者汇报艺术和汇报才能方面的因素，但主要原因还在于汇报者多媒体汇报文稿的制作和使用方法上。

多媒体技术被广泛应用也有近20年的历程，但是如何根据汇报内容和参会者的认知特点有效地利用多媒体进行汇报，以保证汇报的效果，这方面很少有人问及。笔者多年从事计算机软件及计算机教育方面的教学和研究，起草过《新疆师范大学多媒体教学基本规范》，听过很多场用多媒体进行的工作汇报、专题报告和个人演讲，也用多媒体做过一些报告，并协助制作了多项多媒体汇报文稿，在实践中积累了一些经验，在思索中悟出了一些道理，笔者认为对多媒体汇报文稿的制作和使用进行必要的规范是十分必要的，在规范的基础上让汇报者充分展现自己的汇报才能，优化多媒体汇报效果，提高多媒体汇报的质量。

1 多媒体汇报文稿的制作规范

多媒体汇报文稿是体现汇报者的汇报宗旨、汇报思路、汇报风格、汇报经验的载体，也是汇报者个人信息素养的综合体现。多媒体汇报文稿的制作除了要在技术上精益求精以外，更应关注文稿的结构、内容的选取、媒体的组织、格式的设置、动画的添加等方面，因为汇报文稿针对的是大众，而不是小众，汇报的目的是把自己的观点灌输给参会者，把相关的信息传递给参会者，所以要让参会者看的清楚、看的明白、看的舒服。

1.1 汇报文稿结构的规范性

汇报文稿一般由片头、目录、正文和片尾四部分组成。

1.1.1 片头

用一张幻灯片去呈现汇报主题、汇报日期、汇报者单位、姓名、职称等信息，以使参会者掌握主题并方便做笔记。

1.1.2 目录

用一张幻灯片将主讲的一级标题设置成能导航的目录，使汇报的主题和层次一目了然，条理和结构更加清晰，并方便快速切换。

1.1.3 正文

正文是汇报的核心，应由多张幻灯片组成，在正文中要尽可能地利用各种图片、图表、数据和文字等多媒体信息，使汇报内容充实而又生动。每张正文幻灯片的上方应呈现相应一级标题的内容，以便让参会者随时知道你在讲哪一方面的话题；此外，若汇报的内容较多（如专题报告），最好能在一级标题展开之前再设置二级导航目录。

1.1.4 片尾

用于总结、致谢或讲一些客套语，一般用一张或两张幻灯片即可。

1.2 汇报文稿字体的规范性

1.2.1 文字应精炼

汇报文稿只是提要，切忌详细，幻灯片上的文字不能太多，以单页不超过10行为限，否则场下人觉得你只会照着念。一张幻灯片上的五段文字与五张幻灯片上的各一段文字，对于汇报者来说用时相同，只不过多了几次操作，可对于场下的“看官”来说后者显然要舒服的多，且一目了然。信息时代的大众生活节奏快了，没人有太多耐心一下子看过多的文字，短小、精炼才能让人耳目一新，才能吸引住参会者的心思。

1.2.2 字号要适当

幻灯片中呈现的文字准确说应该是观点（point），是给台下的参会者看的，所以应根据会场情况灵活设置字号的大小，以保证绝大多数参会者都能看得清楚。如果是50人左右的小型会场，应该以24号字为宜；如果是150人左右的中型会场，应该以28号字为宜；如果是300人左右的大型会场，应该以32号字为宜；如果是500人以上甚至上千人的超大型会场，字号应不低于36号。要坚决杜绝密密麻麻的小字布满页面的现象！

1.2.3 行距要适中

行距过小会对阅读造成一定的障碍，也会影响页面的美观，所以应根据页面内容的多少和布局状况适当调整行距的大小，一般以1.2至2倍行距为宜；如果页面中有多段文字，应再设置0.5个段后行距。

1.2.4 段首要缩进

各文种都有段首缩进的习惯，例如中文段首要缩进两个汉字。为了使页面中的文字规范而又美观，正文段首应符合相应文种的缩进要求。缩进时不要使用在段首加空格的方式，否则字号或字体名称改变后缩进量会发生较大变化！最好的缩进方法是：设置好字号后，打开“视图”菜单中的“标尺”工具栏，拖动上方的首行缩进工具（倒三角形）至相应位置即可。此外，若同一页面中有多段文字，应尽量用一个文本框对象，以保证各段落有相同的缩进量和整齐的对齐方式。

1.3 汇报文稿格式的规范性

1.3.1 页面风格要整齐美观

整齐是精致的前提，也是零乱的天敌！汇报文稿应尽量采用简洁而又统一的页面风格，页面既要美观明朗又要突出主题；尽量采用浅色系列的背景底色，深色的底色会给人以沉重感，且影响显示效果；尽量保持排版风格的一致，使同类型的对象具有相同的格式，并出现在不同页面的相同位置，这样在翻页时更有整体感，也更便于参会者阅读并清楚的了解各部分之间的层次关系。

1.3.2 字体格式要统一舒适

应特别注意文本显示的清晰度和视觉效果，字体色和背景色反差要大，分离鲜明，清晰舒适，将文本设置成“宋体、加粗、阴影”在大多数情况下均有不错的显示效果。切忌同一汇报文稿中的文本使用3种以上的字体或3种以上的颜色，字体或颜色过多反而显得杂乱且不舒适；切忌使用较偏僻的字体（除非将字体也打包），免得汇报所用计算机中因没有安装该字体而出现尴尬；切忌正文的字号超过标题的字号，大标题、小标题和正文的字号最好能从大到小有所差异，以凸现主题和层次；切忌正文和标题采用居中对齐方式，以使页面更加灵活舒适。

1.3.3 图文搭配要清晰简约

图表和图片也是汇报文稿中最常用的甚至是不可或缺的媒体素材，所有的人都会先挑图表和图片看，所以能用图就用图，但要避免与汇报内容或页面风格无关的图片。当图文混排时重点往往在图上，所以文字更应当精炼！在图片上放置半透明的矩形色块并配上文字不失为上佳选择，这样既能起到说明作用，还能使版面显得更加活泼。此外，当图片较多时，尽量用叠加、交错、倾斜等方式分层呈现，在保证对象清晰可见的同时，也可以使画面更加美观。

1.4 汇报文稿动画的规范性

1.4.1 汇报画面要动静结合

多媒体汇报文稿应符合大众的认知规律，页面内容的呈现要有层次和先后顺序，做到能按照汇报者的思路逐步逐层展开相关信息，一般大标题需要直接呈现，而正文等对象需要动态显示，这样才能使汇报更加生动活泼，引人入胜。

1.4.2 动画效果要简洁统一

汇报文稿中的动画效果不要超过4种，过多的动画会冲淡主题、消磨耐心，而过少的动画则效果平平、显得单薄。一般情况下页面切换选用固定的一种效果，如从左抽出；小标题选用一种效果，如右擦除；正文选用一种效果，如向下擦除；需要强调的对象选用一种效果，如放大。要避免太花哨的动画，并尽量不要在动画中使用音效，朴素一点比花哨的更受欢迎。

2 多媒体汇报文稿的使用规范

2.1 操作过程要简练准确

汇报者的一举一动都在参会者的注视之下，操作不当或不准确，会分散参会者的注意力，影响汇报者的形象和汇报效果。所以，汇报者要熟练掌握汇报文稿操作技巧，操作过程做到简练而又准确，不要拖泥带水！建议少用鼠标，多用激光翻页笔或快捷键，以下快捷键非常有用：从首页放映用“F5”，从当前页放映用“Shift +F5”，跳转下一项用“Space”、“Enter”、“PgDn”、“N”、“→”或“↓”，跳转上一项用“PgUp”、“P”、“←”或“↑”，跳转到片头（首页）用“Home”，跳转到片尾（末页）用“End”，跳转到指定页用“数字+Enter”（如跳转到导航目录页用“2+Enter”），退出放映用“Esc”等。

2.2 汇报过程勿照屏宣科

汇报过程应避免产生对屏幕的依赖，更不能面对计算机显示器“照屏宣科”。汇报是对着参会者的，要考虑他们的感受和心情，屏幕上的信息主要是给参会者看的，如果汇报者一味地去看屏幕，这样的汇报也就自然不会吸引住参会者，以至让人生烦、生厌，甚至贻笑大方。汇报是一门艺术，有几点技巧不妨一试：

尽量不去照读，即使照读，尽量不死板，要将语速控制住，将语调抑扬顿挫起来，想着自己是在和大伙说话，不是阅读；即使死板，尽量不将眼睛一直盯在屏幕上；即使盯着屏幕，尽量不要把视线全放在显示器上，适当地看看大屏幕，你的视线跟参会者的视线有个焦点效果会更好一些。多用一些口语化表述可以适当掩盖“读屏”，而且效果往往加倍。

汇报者坐着讲，难以神采奕奕、精神抖擞，参会者接受信息容易疲劳，打不起精神。如果能站着讲，并用激光翻页笔进行操作和指点，汇报效果更佳，更具生动性和亲和力。

汇报过程是言语与情感对话式的人际交往过程，汇报过程中汇报者应尽量用肢体语言和表情来交流信息，汇报者的每一个动作都可能鼓励和感染参会者，所以要有适当的互动，哪怕是最起码的眼神交流。

2.3 汇报时间要准确把握

准确的时间把握和出色的节奏掌控是汇报成功的关键因素之一。汇报文稿准备好之后，汇报者需通过“排练计时”等方式进行演练，以熟悉汇报文稿的结构和逻辑关系，精通所汇报的内容和前后幻灯片之间的联系，通过充分凝练并抓住要害，在规定的时间内把该讲想讲的内容都讲出来。要把握好时间，宁可提前片刻，也不要超过分秒，否则参会者会很反感！要控制好汇报的节奏，不要为了赶时间而提高语速和操作速度，否则参会者的心跳也会跟着你的语速和节奏而加快，极不舒服；如果迫于时间来不及而又没有播完、讲完，还不如一键“End”到片尾来得利落和大方。

2.4 汇报结束要注意收尾

汇报结束之后，如果后面还有汇报者，一定要关闭汇报文稿，干净利落、有素养地结束自己的汇报；如果后面没有汇报者，可打开并播放主办方制作的主题幻灯片，或用“Home”键切换到自己的片头。

3 结语

虽然文中介绍的一些技巧是针对PowerPoint的，但是所讲的规范是通用的。多媒体汇报的前景十分光明，它为汇报者创造了无限美好的舞台背景和便利条件，大大提高了工作的效率和汇报的质量。但是要演好戏，展示其超级魅力，用“心”是关键，只要汇报者能遵循多媒体汇报文稿的制作规范和使用规范，在实践中努力去探索，去改进、去完善，多媒体汇报一定能绽放出绚丽的花朵。

［1］李君.汇报型PPT的设计与制作［J］.电脑开发与应用，2012（12）.

［2］臧新.制作汇报类多媒体课件应着重把握的环节［J］.学理论，2011（11）.

［3］陈健.多媒体汇报课件制作略谈［J］.教育信息化，2005（5）.

Discussion on the Specification of Making and Using Multimedia Report Presentation

MA Zhi－ming1，Xirali·OSMAN1，Musha·HASHAN2
（1．College of Computer Science and Technology，Xinjiang Normal University，Urumqi，Xinjiang，830054，China；2．Machang School of Shanshan County Pizhan Village，Shanshan，Xinjiang，838200，China）

Using multimedia tools to report is the trend of the information age，and it is also embodies the re⁃porter's information literacy.For an enormous difference in the effectiveness of multimedia reporting exist，the au⁃thor based on comparative analysis and practice，proposed to regulate the process of making and using multimedia report presentation，so that to show the art and talent of the reporters on the basis of specification，and to improve and optimize the effectiveness of multimedia reporting.In this paper the specification of making and using multime⁃dia report presentation are discussed，and some corresponding techniques are introduced.

Multimedia report presentation；Production specification；Using specification

TP37

A

1008⁃9659（2015）01⁃0025⁃04

2014－12－02

新疆维吾尔自治区高等学校实验教学示范中心“计算机实验教学示范中心”（2011）

马致明（1964－），男，新疆焉耆人，硕士，教授，主要从事计算机软件及计算机教育方面的教学和研究。