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网络环境下国家综合档案馆的生态位构建研究

2015-01-08李忠峪

中国管理信息化 2015年1期
关键词:档案馆环境生态

康 蠡,李忠峪

(1.海南政法职业学院,海口 571100;2.贵州师范学院,贵阳 550018)

自从Odling-Smee和Laland等1996年提出生态位构建概念以来,物种生态位构建与其进化机制的研究已成为生态位领域的新命题。目前,生态位构建理论已被运用到产业、建筑、企业、人力资源等领域,为这些领域的生态位研究开辟了新的视角和疆界。国家综合档案馆(以下简称综合档案馆)作为具有生命智能特征的有机体,在与环境的交流互动中也形成了相应的生态位,同样需要根据环境的变化不断进行生态位的构建,以促成自我演化,实现对环境的适应。本文拟借鉴生态位构建理论的成果,对网络环境下综合档案馆生态位构建的内涵、原则及路径等问题进行探讨。

1 网络环境下综合档案馆生态位构建的涵义

在生态学界,生态位构建是指有机体在可变资源环境中通过自身的新陈代谢、活动、选择来确定(部分的创建或毁灭)其生态位的过程,其实质是有机体对其环境上自然选择源的改变,进而达到适应性的目的[1]。生态位构建不仅能揭示物种与环境变化间的协同进化关系,而且能够有规律地改变环境中自然选择的生物与非生物资源,并在进化中产生一种反馈形式,继而可能改变生物的进化惯量和动量,引起多态的不平衡现象[2]。因而,生态位构建对有机体适应环境的变化具有重要意义,它表明有机体不仅对环境表现出适应性特征,而且可以部分地构造其环境[3]。

与自然生物相类似,综合档案馆也处于特定的生态系统当中,并且相较于自然有机体,综合档案馆具有更强的智慧性和主动选择能力。网络环境及其影响之下的社会、经济、文化系统具有空前的开放性和变动性,给综合档案馆的发展演化带来了巨大挑战,更加需要综合档案馆发挥自身智慧和能动性。在对外部环境进行科学认知和判断的基础上,通过各种管理和经营活动,有目的地对自身生态位因子进行创建、调整或修正,以动态地确定自身生态位,从而更好地适应网络环境下的各种变化和选择。这一生态过程就是网络环境下综合档案馆的生态位构建。从结果上看,网络环境下综合档案馆生态位的构建既可能是部分地创造或消灭自身的生态位,也可能只是对自身生态位做出修正。其涉及的内容包括综合档案馆对外部环境要素的各类适应、构建活动,如用户市场的开拓、合作伙伴的遴选、管理技术的导入等;以及综合档案馆内部的诸如组织管理、资源开发、人员教育、制度建设、文化培育等活动[4]。亦即,网络环境下综合档案馆生态位的构建,不仅体现为综合档案馆对环境的能动选择或选择的改变,也包括对内外部环境因素的创建。就其作用而言,网络环境下综合档案馆的生态位构建有正生态位构建和负生态位构建之分。正生态位构建能增加综合档案馆对环境的适合度,产生积极效应;而负生态位构建则相反。

网络环境下综合档案馆的生态位构建是综合档案馆打破旧有生态位,创建新的生态位,在适应环境的同时影响环境,从而使综合档案馆向着更为良性的演化道路迈进的动态过程。它是综合档案馆适应动态多变的网络环境及其影响之下的社会、经济、文化生态系统,与外部环境协同演化的重要机制。是综合档案馆面对信息网络带来的历史性变革,为了与外部环境建立协调互动的可持续发展态势而采取的一种主动行为,体现了网络环境下综合档案馆的能动性、自适应性以及对自身发展的主导作用。其过程受到网络环境及网络环境下的档案管理政策、档案制度、信息技术及社会档案需求、档案馆资源等序参量的深刻影响。同时也会影响到网络环境下综合档案馆的馆藏资源、技术资源、人力资源、物资资源和需求资源的流向,影响到网络环境下综合档案馆的组织形态、价值取向、(与外界的)生态关系、演化模式与态势及其在档案馆生态系统中的位阶,以及档案馆生态系统的和谐稳定[5]。因此,采取何种生态位构建方略,对于网络环境下综合档案馆的发展而言至为关键。

2 网络环境下综合档案馆生态位构建的原则

网络环境下综合档案馆生态位构建的首要目的在于通过对环境资源的细致筛选和利用,为综合档案馆谋取最佳生境,创造更好的发展态势。要达成这一目的,当坚持以下原则:

2.1 适宜性原则

一方面要通过生态位构建活动提升综合档案馆对外部环境的适应能力,最终使档案馆适宜于网络环境和网络环境下社会、经济、文化生态系统的变化。这就表征综合档案馆必须紧跟网络环境对其提出的诸如价值取向的转型,资源、功能的丰化,作用范围的扩展,竞争程度的加剧等各种新局势和新要求;另一方面,要通过生态位构建使构成综合档案馆生态位的各个要素适宜于整个档案馆系统,保持综合档案馆生态系统的健康、生机与活力。

2.2 协调性原则

网络环境下综合档案馆的生态位构建是一个由构建目标、构建内容及构建方法等组成的复合体系,各要素之间相互关联、互相制约。综合档案馆首先要遵循生态位构建的内在规律,组织整合好构建方向、构建内容与构建方式之间的有机关系,以保证生态位构建能够实现不同维度相互吻合、彼此促进,各种方式在不同的构建维面得到恰当运用。其次从档案馆与环境的关系来看,综合档案馆的生态位构建进程与结果很大程度上取决于综合档案馆与环境因子之间的物能交换和信息流通。因此,网络环境下的综合档案馆在生态位构建时,还应统筹协调好自身与网络环境及其影响下的社会、经济、文化生态系统中各种因子之间的关系,以取得最佳的生态位构建效应。

2.3 可持续性原则

可持续发展是综合档案馆建设的终极追求。网络环境下综合档案馆的生态位构建要注意避免短视化、片面化的做法,着眼于综合档案馆生态系统乃至地区或全国档案事业生态系统的长远利益。自觉地把后代发展、整体发展的可能性纳入生态位构建视域,通过资源的优化配置,推动综合档案馆在网络环境下可持续发展,保证综合档案馆沿着符合档案馆生态位演化规律的内在轨道长期持续成长。

2.4 错位共生原则

错位意指综合档案馆与其他档案馆或信息文化服务机构生态位的分离,即要求综合档案馆在网络环境下的生态位构建过程中坚持(用户、资源、服务)特色化和异质化原理,避免生态位的过度重叠,造成恶性竞争。共生是新形势下综合档案馆创造发展优势的必然选择。在网络环境下,综合档案馆生态位构建要在保持与环境协调互动的同时,加强与其他档案馆等主体的合作关系,通过资源共享形成生态位共生局面,走协同共进、互利共赢的发展道路。

2.5 全面与重点相结合原则

严格意义上讲,构成综合档案馆生态位的每一个要素都是网络环境下综合档案馆生态位构建的内容。但应看到,网络环境下不同层阶、不同地区的综合档案馆由于受具体时空环境及人、财、物力的限制,其生态位构建的内容必然会有所区别,生态位构建的目标和方式也必然会有差异。故而,应在综合协调的基础上识别出综合档案馆生态位最薄弱、最亟需建设的部分,对其适当倾斜,加以重点关注和投入,形成以重点带动全局,以全局促进重点的良性格局。

3 网络环境下综合档案馆生态位构建的途径

档案馆生态位是档案馆与环境交织互动后所达成的一种状态,是档案馆内外环境共同作用的结果。为取得最大的正向构建效应,网络环境下综合档案馆的生态位构建需从综合档案馆的内外部同时入手。

3.1 以核心价值的创新统摄生态位构建的整个过程和层面

作为在长期历史实践中积累形成的,为全体馆员共同认可、普遍遵循的认知模式和行为准则,核心价值是综合档案馆发展的灵魂,对综合档案馆生态位其他维度的构建具有统摄作用。它不但影响到综合档案馆生态位构建的规模、程度和方法,而且从根本上制约着综合档案馆生态位构建的内容、方向和趋势。故而,网络环境下综合档案馆的生态位构建必须以核心价值的建构为基础,进而带动综合档案馆生态位其它维面的构建。基于网络环境对档案事业发展的基本要求及综合档案馆的演化趋势,网络环境下我国综合档案馆最亟需建立的核心理念是:

3.1.1 公共性

公共意指多数人的共享、共有和共用,强调的是社会成员的共同利益[6]。作为由政府出资建立,实为政府职能的延伸或补充的综合档案馆,天生具有公共服务机构的性质,理应将公共性作为其开展一切活动的最高价值。唯此,“以人为本、开放共享、自由平等”的原则才能在综合档案馆得到实现,其生态位构建进程中的资源取向、功能拓展,抑或是服务对象的选择及生态位关系的营造等,才能体现在“公共利益”上。网络环境下公共档案需求主体的急剧多元化及其对档案利用平等化的强烈愿望,给综合档案馆的公共化转型提出了更为迫切的要求。近年来,关于综合档案馆应该成为公共档案馆,在理论界引起了热烈的讨论,也得到了国家档案行政管理部门的积极回应。但受种种因素的钳制,其在实践层面的进展还颇为缓慢(目前只在广东、上海、浙江等部分地区得以践行),更未在国家档案政策中得以彰显,亟待综合档案馆在认知尤其是实践层面大力深化和落实。

3.1.2 开放性

综合档案馆的开放性不仅是由综合档案馆的公共性决定的(按照汉娜·阿伦特的观点,出现在公共领域的所有事物都可以被看见、听见,因此它们都具有相当的公开性[7]),在网络环境下,综合档案馆面对的内外因素日趋复杂多变,不确定程度大大加深。从系统论的角度看,作为一个由多种元素构成的有机系统,综合档案馆只有保持高度的开放性 (当然须保证档案馆安全),才能不断促进与外界的物质、能量、信息交换,吸纳更多的环境资源为己所用,以加速自身生态因子的新陈代谢,推动生态位的快速优化。

3.1.3 社会化

在社会公众民主意识和档案意识迅速增强的网络环境下,以“亲民”作为战略突破基点的社会化服务“是档案馆存在和健康发展的基本理由”“是构建信息化社会档案馆核心竞争力的必然选择。”[8]对综合档案馆而言,社会化理念的确立意味着转变以往以行政为本位的生态位构建范式,主动融入社会发展大潮,拉近与社会公众的距离,以充分满足整个社会的多样化需求为出发点和落脚点。社会化理念的确立还意味着综合档案馆的资源来源与服务,都是面向全社会而不仅仅是党政机关以及与之关系密切的企、事业单位,社会中的所有个人、团体和组织在综合档案馆的管理和服务中都享受平等的权利。

以上述三大理念为根柢,网络环境下综合档案馆的生态位构建将获得伦理上的正当性与合理性,经由生态位构建的综合档案馆也才能更好地实现“更高效的资源聚合,更广泛的档案利用”这一社会目标。

3.2 以法律制度的完善提高生态位态势及其构建效能

档案馆制度是指对档案馆职能、活动作出规定和安排的各种正式与非正式的法律、规范和约束,它通过为档案馆提供一系列规则,不但能减少档案馆演化的不确定性,降低发展成本,而且能够为档案馆营造良好的外部生态。网络环境下综合档案馆制度的完善最重要的是在于通过修改以《档案法》为核心的法律制度,将网络环境下对综合档案馆的转型和发展的个体要求、社会要求上升为国家意志,进而逐步建立起包括综合档案馆发展战略、宏观政策和要素驱动等在内的国家意志体系,为综合档案馆生态位的构建提供制度上的根本保证。这除了要科学设计财政投入制度、调整档案接收与开放制度外[9],还包括:

(1)从法律上确定综合档案馆的公共地位,明确规定其基本职能是永久保管档案和对社会开放服务。

(2)提高综合档案馆的话语权,改变局馆合一的制度安排,实现局馆分离,使综合档案馆的业务职能与档案行政部门的职能相剥离,以避免二者生态位的重叠,并提高综合档案馆生态位构建的自主性。

(3)建立有效的监督评价机制、沟通机制和奖惩机制,促使综合档案馆不断提高发展水平和服务质量。

3.3 以人力资本的建设满足生态位构建的多样化能力要求

如前所述,网络环境下关涉综合档案馆演化的要素渐趋繁杂与动态多变,综合档案馆业务呈现出高度综合化、系统化的趋向,对综合档案馆的能力提出了越来越高的要求。综合档案馆不但要具有基本的档案管理和服务能力,还要有强烈的法律意识、创新意识和危机意识,较强的学习能力、研究能力、公关能力、技术应用能力、需求响应和拓展能力、价值创造和引领能力以及对内外资源整合和消化的能力等。这些能力的获得与保持,最终又依赖于综合档案馆人力资本的持续改善,因为人力资本的质量高低及其结构状态直接决定了综合档案馆建设的方方面面。毋庸讳言,由于用人机制及有关部门对档案馆人才重要性的认识存在偏差,我国综合档案馆长期累积而来的人员素质偏低、结构不合理的局面正面临网络环境下对高素质档案人才要求的严峻挑战,新形势下综合档案馆生态位的全面扩充与提升需要加大对人力资本的培育力度。不但要尽快建立科学的、高标准的人才准入制度,从源头上保证综合档案馆人才的质量;而且要加大对已有档案人才的教育和培养投入,通过继续教育、在职培训、对外交流等方式提升其应对网路环境下档案事业挑战的多种能力;再者,要建立健全灵活合理的人才管理和使用机制,实现能力与岗位的匹配,不断提高档案馆人才待遇,充分激发人才的积极性和创造性,从而为综合档案馆生态位的构建提供可靠的能力保障。

3.4 以信息技术的应用强化内外交流,激发生态因子活力

国内外档案事业近30余年的发展历程表明,现代信息技术在档案馆的成功应用,一方面强化了档案馆的内外联系,优化了档案馆的服务理念、运作模式、人员素质、资源结构和服务方式;另一方面也有力地解构并重塑着档案馆的存在形态、生命周期、职能面向和核心价值,给其带来全方位、颠覆性的改变[10],使信息技术无可争辩地成为近年来档案馆发展的第一推力。正是在信息技术的强力推动下,我国综合档案馆的信息化水平得到了质的提升。但客观地看,其整体水平还比较落后,不仅不能满足社会多层次的要求,即使与国内的公共图书馆、博物馆相比都有一定的差距。受人才、观念和资金等因素的限制,很多(尤其是中西部的基层)综合档案馆信息技术应用水平还不高,有的综合档案馆虽然实现了档案的数字化,建立了档案数据库,但仅限于内部使用或仅实现部分目录上网和共享。深层次的人员共享、知识共享、用户共享和软硬件资源共享尚很遥远,利用信息技术进行自我宣传、与外界互动以至对用户市场的开拓还很不够,等等。这就提醒这些综合档案馆今后应进一步强化对信息技术重要性的体认,将其提升到战略高度,迅速破除阻碍技术引入的旧观念、旧体制,努力追加对信息技术应用的投入,大力推进信息化建设。以信息技术为手段,深入改造管理流程和服务模式,加强对数字信息的收集和组织,打造体系化、数字化的档案资源库及服务网络、沟通网络和宣传网络。依托这些网络密切与外部环境的联系,推进自身对外开放,激发生态位因子的活力和社会档案需求,扩大综合档案馆对社会事务和用户的影响。

3.5 以社会需求为导向,引领生态位构建的维度和方向

从需求与档案馆发展的关系看,档案馆进化的实质,就是档案馆各生态因子随用户需求变化而改变、调整以带动档案馆螺旋式上升的过程。不断深化对档案馆的各种需求是档案馆进步的前导性力量,从源头上牵引着其资源建设、产品开发和服务策略[11]。网络环境下社会需求态势的急剧转变,民生服务、知识服务、远程化服务、个性化服务、集成化服务等新服务形态雨后春笋般涌现,为综合档案馆生态位的构建与扩展提供新的方向和可能,要求综合档案馆加速资源生态位、功能生态位和能力生态位的建设。综合档案馆应深切关注、紧密跟踪这些需求,通过价值创新、服务创新、产品创新等予以快速满足并积极挖掘各种潜在需求,进而从环境中不断汲取、整合新的生态因子,开拓新的生态位空间。

3.6 以合作共生为纽带,营造生态位协同进化的局面

网络环境下,综合档案馆与外部环境紧密地联成一个整体。综合档案馆的发展不单单是自我个体的发展,其生态位的构建要想取得预期效果,须依赖于以综合档案馆为核心的整个生态系统的配合与支持。基于此,综合档案馆应摈弃单打独斗的传统观念和做法,自觉利用信息网络带来的便利条件,进一步打破理论和体制障碍。在实现馆藏目录数据联网的基础上,尽快促成已公开档案的全文共享,使之在档案馆网络上能够自由传递、便捷获取。同时,深化与政府、企业、媒体、图书馆、科研机构及社会组织与团体等之间的合作,争取其对综合档案馆生态位构建的帮助,彼此通过在技术、用户、人才、信息等方面的协调、共享形成优势互补和协同进化。这样,不仅有利于综合档案馆参与社会建设、有针对性地进行生态位构建,也能极大地“激活”社会各界自觉接受与主动参与的积极性,有效改变综合档案馆主要通过获取政府财力投入维系自身存在与履行职能需要的窘境[12]。

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[10]康蠡,梁文兰.网络环境下档案馆生态位扩充的历史内源简探[J].档案,2011(6):17-20.

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