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高职院校教学秘书工作刍议

2014-12-30陈诚

文教资料 2014年25期
关键词:教学秘书教学管理高职院校

陈诚

摘    要: 高职院校教学秘书在教学管理中起着举足轻重的作用。本文阐述了教学秘书的岗位职能,提出了做好教学秘书工作的几点建议。

关键词: 高职院校    教学秘书    岗位职能    教学管理

高职院校的两项基本工作内容是教学和科研。教学中,教学秘书所承担的工作是教学管理工作的基础。教学秘书作为分院教学院长的助手,行政上由分院领导,接受教务处的业务指导。教学秘书处于教学管理工作的最前沿,在教学管理中起着举足轻重的作用。教学秘书工作涉及学校诸多部门,工作繁杂琐碎。既为学校的教学服务,又为一线的教师服务;既要保证教学信息能够及时传达给老师和学生,又要保证老师和学生的意见和建议准确快捷地传达给相关部门。教学秘书是连接学校教务处与分院之间工作的纽带,是学生与老师沟通的桥梁,建立上传下达的工作渠道,起到承上启下的作用。

1.展现高尚师德,服务师生

习近平总书记曾指示任用干部要“德才兼备,以德为先”。在教学秘书这个岗位上,德才兼备同样重要。教师要塑造学生灵魂,首先要塑造自己的灵魂。教师教育学生既要言教,又要身教,身教重于言教,教师必须提高职业道德修养,具有优良的品德和高尚的情操。《庄记》曰:“师也者,教之以事而喻诸德也。”“德之不修,学之不讲,闻义不能徒,不善不能改,是吾忧也。”可见,教师职业道德修养对教育者来讲相当重要。良好的师德师风,是一个教师的立身之本。教学秘书既要服务于广大教师,做好教师的排课、考务安排、教学监控等工作,又要为分院广大学生服务,为学生提供日常教学咨询、相关成绩查询、通知调停课、成绩档案管理等服务。面对全院师生,及时调整心态,细心、耐心地做好服务工作。在教学管理工作中真正做到“以人为本”,把“德”字放在心中,多替对方考虑,多站在对方立场处理解决问题。

2.热爱本职工作,发挥各项职能

2.1运行管理。管理职能是教学秘书的基本职能,涉及面广,包括运行管理、质量管理、考务管理、档案管理和日常管理。教学工作的运行管理,即对已经确立的教学计划在执行过程中的管理。根据教学计划安排,控制教学活动,建立良好的教学秩序,保证教学计划的完成和教学质量的提高。运行管理是贯穿于整个教学活动中的。例如排课环节,排课工作前教学秘书要根据教学计划确定开课课程,配合分院教学院长组织各教研室确定课程的任课教师、各班的实训周次等,避免冲突。排课时教学秘书要统筹规划,有全局观,既要考虑到学生课程安排的合理性,如体育课后尽量不安排理论课,新生尽量排1/2节课,又要考虑到教师授课的体力消耗,做到劳逸结合,强化教学效果。

2.2质量管理。对于教学质量的监控管理,分院层面:在教学院长的指导下教学秘书整理出检查方案,组织相关人员对本分院教学运行全过程,包括教师课堂教学、实践教学、教学资料等主要教学环节的教学情况实施全程质量管理。在学院层面:教学秘书需要参与教务处、质量管理处等职能部门对分院教学工作的检查,配合分院领导整理完成相关检查报告,并反馈给教务处。

2.3考务管理。考务管理是教学秘书的一项重要工作。教学秘书负责分院期中考试、期末考试、补考、重修、毕业后补考和毕业后进修等考试环节的组织与安排。考试工作安排时要充分考虑到时间、场地的合理性,要选择有责任心的教师承担监考工作。考前要对试卷等考试资料妥善管理,考试样卷经相关领导审核签字后送至教务处制定印刷厂进行印制。考卷印刷完毕,按要求进行分装密封,完成后送学院保密室统一保存,直至考前统一启封。在考试过程中教学秘书要在考场巡视,配合分院领导和教务处做好考风考纪建设和考场服务工作。考试结束后组织相关教师阅卷、登记考生成绩,及时对成绩单收齐归档。

2.4档案管理。教学秘书负责分院教学资料的收集,做好整理归档工作,进行日常档案室的管理。档案管理是一项需要长期建设的工作,是教师教学成果的集中体现。教学档案记录教学活动的概貌和工作成果,为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供了前人的研究成果和研究思路,对今后教学工作具有指导和参考意义。

2.5日常管理。日常管理既实实在在又繁重复杂,不能出现遗漏和差错,需要认真细心。日常管理主要包括各种材料的收集汇总,相关教学手续的办理,各种数据的统计分析,教学通知的发放,各种教学会议的记录,等等。

2.6外聘教师管理。随着高校的扩招,师资缺口的问题越来越凸显。特别是对于一些专业性较强的课程,往往容易出现开课班级一多就无人授课的情况,聘请外聘教师是通行的做法。由于外聘教师非本校教职工,对校园文化及相关教学规章制度都不甚了解,教学秘书要做好相关制度介绍,及时处理外聘教师教学方面出现的各项问题,多关心外聘教师,多与之沟通,做好服务工作。

3.驾驭教学秘书工作,提高工作能力

3.1提高协调与沟通能力。在教学管理活动中经常会遇到各种困难和矛盾,教学秘书要运用各种协调方法,创造性地搞好协调工作,巧妙地处理和解决这些问题和矛看,使教学管理活动得以顺利开展。

3.2提高创新能力。创新是一个民族的灵魂,也是学校的灵魂。高职院校教学秘书要紧紧跟上高等教育发展的新形势,解放思想,树立正确的意识和观念,结合自身工作努力创新,创造新方法、新措施,开创新局面,以此更好地适应知识经济时代的发展需要,推动教学管理工作。

3.3提高计算机操作能力。高校办公已逐渐进入无纸化时代,计算机技术的全面应用有效提高了管理水平和工作效率,教学秘书要积极学习新技术、了解新软件,从机械性重复操作中解放出来,如在用EXCEL整理统计数据时多用函数、公式等,既提高效率又减少错误,在用WORD排版打印文稿时,多用邮件合并等功能,减轻工作强度,提高工作效率。

3.4提高写作和表达能力。由于工作需要,教学秘书经常要起草一些文件、规定、通知,这就要具有一定的写作能力,要言简意赅,简明扼要;在调整课表、考务管理、预订教材、接待学生等工作中需要与工作对象反复磋商,贯彻领导的教学决策,解释学院的相关政策,传达师生对教学的建议,在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中,逻辑清晰、措辞得体、表达清楚,有良好的语言表达能力。

教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群体,是高校教学管理的执行者。随着教学管理体制的不断进步,对教学秘书的要求不断提高,要成为合格优秀的教学秘书,必须具有强烈的事业心和工作责任感,有恒心和毅力,在工作中不断摸索、总结工作规律和工作方法,提高自身综合素质,为教育事业作贡献。

参考文献:

[1]何崚,卞伟华,黄树林.探讨新时期教学秘书的协调工作[J].内蒙古电大学刊,2007(4).

[2]邓益容.论充分发挥教学秘书的服务与管理职能[J].重庆交通学院学报,2006(6).

[3]龙斌.浅论高校院(系)教学秘书的职能与素质[J].中国校外教育(理论),2008(z1).

[4]何斌.知识经济时代高校教学管理人员素质建构[J].广东青年干部学院学报,2005(2).

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