●晏鹰

基于企业档案保密问题的对策思考

●晏鹰

档案保密是档案管理的重要内容，关系到企业商业秘密与档案工作安全，对维护企业安全和利益，保障企业生存和发展，提高市场竞争力，具有重要意义。文章就企业档案保密存在的问题进行探讨并提出相应对策。

企业 档案 保密

面对当今世界的政治格局多极化、经济全球化、科技信息化、信息网络化以及企业纷纷改制上市的新形势，如何增强保密观念，努力做好企业的档案保密工作，保护好国家和企业的核心商业秘密，为维护企业的安全和利益，推进企业安全、稳健、和谐发展提供坚实保障，已成为档案部门和档案工作者面临的严峻挑战，也是档案事业发展建设中要着力完成的紧迫任务。

一、当前企业档案保密工作中存在的问题

1.认识不到位。长期的和平环境，使一些同志滋生了严重的麻痹思想，有的单位只顾抓经营管理，谋经济效益，认为档案工作只投入而不产出，没有效益，忽视了对档案安全保密的管理，档案工作“说起来重要，忙起来不要”的情况依然存在。有的人认为强调保密工作是小题大做，在日常工作中不能严格要求自己，管不住自己的“手”，不该丢弃的随意丢弃；管不住自己的“嘴”；不该说的随便乱说，无意中造成泄密。在工作中我们也不难发现，某些单位的业务文件分散保存在各个部门或个人手中；个别领导也保存有大量的文件资料；有的档案被借走后长期不还，甚至丢失；工作人员调离或辞职，没有办理清退、交接手续就放行。

保密意识的欠缺，也导致工作中的违规操作屡禁不止。不该连的连，将涉密机违规连接互联网；不该存的存，在不符合保密要求的载体、场所存储、处理涉密的和敏感的信息；不该用的用，将移动存储介质在涉密网和非涉密网中交叉使用；不该带的带，工作人员在开会、旅游、出国等情况下不遵守保密规定，擅自将文件、移动存储介质、电脑等携带外出造成丢失泄密；不该发的发，没有建立严格的上网信息保密审查制度，在互联网上发布信息造成泄密。

所以，档案的保密不仅是档案工作者的责任，也是档案使用者的责任。而保密观念的缺失不仅会造成失密泄密事件的发生，更会带来管理上的漏洞，给国家和企业的安全带来威胁，给不法分子以可乘之机。

2.涉密信息系统和定密管理不到位。保密管理的问题突出表现在对涉密信息系统的保密管理不力。一些部门保密管理松懈，保密纪律松弛，保密制度形同虚设，有法不依、有章不循的现象十分普遍。

首先是保密管理队伍不健全。保密管理人员多为兼职或不懂专业知识，计算机网络保密工作无人管或管不了。其次是保密管理制度不健全，有的形同虚设，没有执行力。如网络划分不正确，对本部门的网络属于涉密内网还是非涉密外网的定位不清，从根本上导致混乱。如涉密网络未经批准就擅自运行，不少涉密系统未经安全保密检测和审批就开始运行，泄密隐患十分突出。再就是保密检查督促不够，对工作中违规操作缺乏日常检查和问责处理机制。

有的单位是凭感觉给档案定密、解密，造成定性依据不清，涉密范围不明，不论是对文件的管理，还是涉密人员的确定、保密设备的配备，都是“想当然”来确定，“级别高的涉密多，级别低的涉密少”，给涉密档案的管理和控制带来人为的难度，造成涉密档案信息的输入、输出、审核、传递、利用等一系列环节上的失控。有的单位为了技术封锁，把不是秘密的文件材料定为“秘密”，把应当定为秘密的文件材料定为“机密”，甚至为了外出携带方便、给自己使用时不受约束，把应当定密的不定密，致使档案等文件材料不能得到充分有效利用，造成涉密档案信息的泄露。

3.档案过程控制和网络措施不到位。很多时候，我们只重视对文件材料终结者——档案保管方面的控制，而忽视了对档案形成过程的控制。很多文件材料从其开始的计划、规划、草案、草图、原始数据、程序、方案、工艺等等未得到有效的重视，不是记载在专门的笔记本和专用的存储设备上，而是随意地记录在不同的载体上。这种忽视档案材料形成过程的控制，是由于某些人从思想上割裂了文件材料与档案的密切关系：文件材料是形成档案的前身，档案是文件材料的归宿。非正式的过程文件材料的保密与正式文件材料和档案的保密同等重要的观念还未在科技人员脑海中形成。实践证明，大多数情况下，科研人员研发过程中所取得的这些技术、文件、程序等信息，虽不是档案，也没有形成正式的文件，但在保密级别和材料内容上与档案是一致的。一旦这些原始数据、非正式图纸、程序、方案等文件材料信息丢失泄密，不仅会造成研究过程重要材料的缺失和定密的不准确，而且会使整个科研计划功亏一篑，让我们在激烈的市场竞争中遭受巨大损失，甚至直接关系到企业的生存和可持续发展。

此外，网络监管不力也是造成档案失密泄密的重要原因。首先，对涉密网络没有按照国家有关保密管理法规和技术标准，做到涉密信息系统与保密设施同步规划、同步建设。其次，一些部门的网络防护手段缺乏针对性，对存储、处理涉密信息的笔记本电脑和移动存储介质缺乏有效地阻断，缺乏有效管控手段。第三，网上发布信息没有严格保密审查流程，造成涉密信息轻易上互联网，发布之后无可挽回。

4.档案安全保障不到位。传统的档案管理以纸质载体为主，以录音、录像、缩微制品为辅，保密管理强调“锁好库房门、管好借阅人”。然而随着市场化、全球化趋势的不断加深，涉密面越来越宽、越来越大，海量的档案信息和将要转化为档案的信息存储在光、磁介质中，绝大部分都通过网络交换传输，稍有不慎，便会造成泄密失密，对企业的安全造成隐患。而涉密计算机一旦连接互联网，就会被神不知鬼不觉地植入特种木马病毒，造成与之相连的其他计算机的交叉感染，进而使泄密失密的范围进一步扩大。

除此之外，手机也日益成为泄密失密的主要渠道。许多单位的办公人员用手机拍照、传输信息材料,使得大量的文件材料、图表、档案、个人隐私和商业秘密的泄露风险进一步加剧。因此，保密工作面临着极为复杂的情况和严峻的形势，失泄密事件一旦发生，后果极其严重。

5.对人员管理不到位。目前“双向选择，自主就业”已是大势所趋，人们的就业观念和就业渠道也实现了多样化的转变，由过去的组织分配、从一而终的就业方式转变为自主择业、多元选择，人才流动已成为当今的趋势。而随着市场经济体制改革的不断深入，经济全球化进程加快，一些不良思想和现象沉浮，价值取向逐渐模糊，受其影响和侵蚀，一些单位的人才被优厚的高薪、丰厚的福利待遇、良好的个人发展空间、优雅的工作环境等所吸引而另谋高就。这些人员中不乏参与完成科研项目的负责人、学科带头人等等，他们知悉本单位的科研计划、研发数据和文献资料，熟悉了解本专业、本领域和本单位的发展方向、经营信息，甚至是重要的商业秘密信息，是单位的重点涉密人员。这些人员的流动对企业的档案保密构成了直接威胁。

现实情况中保密工作人员专职的少，兼职的多，这些人员从事保密工作一般时间不长，没有接受正规的保密教育和培训，对保密知识的了解，主要局限于基础的东西，开展保密工作的方式也较传统，缺乏系统的、深层次的保密知识和工作方式。而随着科技化、信息化进程的加快，窃密技术层出不穷，手段科技化，方式隐蔽化，一般的保密工作人员对现代科技知识了解、掌握的程度不够，知识面没有随着形势的变化发展而丰富更新，因此相应地，应用现代科技知识开展新形势下的保密工作的经验和方法就欠缺，从而使基层保密工作陷入困境。

二、完善档案保密工作的对策

1.强化保密意识。保密工作事关国家安全和利益，事关改革发展稳定大局。毛泽东早就说过：“必须十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可。”2009年的力拓窃密事件，造成我国铁矿石进口的长期被动局面，对我国钢铁行业乃至经济秩序造成的损害持续至今。这些事例深刻地教育我们，做好保密工作，首先要高度重视保密教育，强化保密意识，努力做到三个突出：

一是突出对各级管理人员的保密教育。要坚持对管理人员，特别是领导干部进行保密形势、保密纪律和保密知识、技能的培训教育，使各级管理人员的保密意识、责任意识不断增强，保密能力不断提高。

二是突出对重点人员的保密教育。对重点职能部门（档案管理、档案使用）人员的保密教育始终贯穿于上岗、在岗、离岗的全过程，定期或不定期地组织学习保密知识，通报外单位发生的失泄密典型案例，要人人绷紧保密这根弦。

三是突出对全员的保密意识教育。要充分利用报纸、网站等内部媒介宣传《保密法》和有关保密法律法规，单位要结合工作实际，采取知识讲座、知识竞赛、图片展览、邀请专家学者讲课、播放保密宣传教育警示片等多种形式，让每一位同志充分认识到失泄密给国家、企业和个人带来的严重危害和惨痛后果，消除部分人认为的“企业无密可保”的错误观念，牢固树立“保密无小事”、“保密人人有责”的观念。

2.强化制度建设。“没有规矩不成方圆”。制度建设是保密工作的基础，只有保密制度健全了，才能保证各项保密工作的合规、合法、有序。要逐步建立起较为完善的保密制度体系，明确各种保密管理工作的具体要求，不断推进保密工作的制度化和规范化。

一要注重实效。针对新形势下保密工作的特点，及时总结成熟经验做法，分类细化，加强商业秘密保护、涉密载体管理、保密检查考核等方面的保密制度建设。特别是计算机网络和信息安全保密管理方面，要下大力气，深入研究，形成符合实际、管用结合的保密制度体系。

二要突出系统性。各单位要高度重视规章制度与工作流程的协调统一，高度重视企业项目规划和保密规划的同步进行。必须保证项目责任人同时承担保密责任，必须要有涉密人员和涉密信息的甄别界定标准，必须要有处理突发事件的应急预案，等等；细化管理流程，使制度执行更具操作性和实用性，构筑企业发展实际需要的保密制度体系。

三要认真贯彻《责任追究暂行规定》。《中央企业领导人员保密工作责任追究暂行规定》，对责任追究的内涵、主体和对象、方式，以及中央企业主要领导人员、分管保密的领导人员、分管其他工作的领导人员的责任作了明确界定。这对于夯实保密工作领导责任，增强各级领导自觉抓、主动抓的意识必将发挥促进作用，是保密工作的又一个进步。

3.强化监督检查。保密监督检查是保密管理的重要内容，通过监督检查，可以及时发现问题，及时消除隐患、堵塞漏洞，有效提高管理水平，防止失密泄密事件的发生。

各单位保密办要强化对总部机关和所属单位保密工作的指导、监督和检查。建立总部机关定期查，所属单位重点查、重点项目专项查的“三查”保密监督检查长效机制。通过完善设施、持续督查、注重细节、加强联络等措施，提升保密管理水平。重点检查重点部门、重要人员的计算机和机要文件管理情况，坚持废旧文件管理检查，采取定期回收、专人监销的方式，消除废旧文件泄密隐患。实施每年一次保密抽查，反馈意见，督促整改，纳入年度考核。重点项目保密检查全覆盖，不漏项目，不留死角。做到保密检查常态化、制度化，达到以查促改的目的，实现保密工作重心从事后处理向事前防范的转变。

4.强化规范管理。针对保密工作中容易出现的失泄密环节，要制定严密措施，严堵失泄密漏洞，重点抓好五个“加强”：

（1）加强网络信息管理。单位的信息化建设，从规划、建设到运营管理，要做到信息安全与硬件建设同步规划、同步设计、同步建设、同步管理。各单位要组织专门机构和人员，在建设计算机网络系统时，把信息系统的保密管理作为日常维护的重要内容，发现问题及时解决，确保信息网络的安全保密。对要害部门、要害部位的计算机要实行全面的物理隔离，严格落实“上网不涉密，涉密不上网”的规定。

（2）加强技术创新成果的保密。相关单位要加强对高新技术产品创新成果的保密工作。属于技术方面的，可以申请专利。属于制成品的，可以设计成商标，并依法向主管部门申请注册。要与重大项目研发人员签订保密协议，防止技术内容泄露。要逐步建立完善的符合企业实际情况的知识产权保护制度和措施，对专利、专有技术、商标、技术秘密等进行有效保护。

（3）加强档案源头的保密管理。从一个产品立项、一个研究课题开题开始，档案部门和保密部门就应全程介入，参与文件材料的全过程积累，直到形成档案的保密控制，为档案的全方位、全过程保密控制打下坚实基础。抓源头管理要贯彻“积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作”的保密方针，重点把握三个方面：一是定密要准确。企业要依据自身情况，参照行业“国家秘密事项、商业秘密事项和密级范围及保密期限的规定”，制定适合本单位的实施细则，规范定密工作。二是范围要恰当。要确定秘密的知悉范围，根据需要确定什么人可以接触到什么样的秘密，过大不利于保密，过小不便于工作。三是控制要适度。对于密与非密要区别对待，不能眉毛胡子一把抓。是密，就必须严格保护，严格纳入控制范围。非密，该放就要放，该交流还是要交流。

（4）加强生产经营、资本运营等重点环节的保密。要认真执行保密工作程序，探索在重大项目、重大工程、重要活动中的先期介入机制，锁定涉密人员，坚持事前严格人员审查，事中严格保密措施，控制知悉范围，确保“三重”项目的安全。加强对相关人员和内部资料、新闻宣传等的管控，以全过程、全方位的管理，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

（5）加强人员管理。档案管理者和档案使用者，一定要明白国家秘密的份量、自己的责任和身份。能在涉密岗位上工作，是国家对我们的信任，我们必须对国家、对法律负责，养成涉密有手续、上网不涉密、涉密不上网、电脑不混用、U盘不乱插、手机不乱用、携密不离身、险情要报告的好习惯。

人才的流动是保密工作的隐患。为应对人才流动的趋势，要规定涉密人员的涉密期限。涉密期限要根据涉密人员与单位签订的劳动合同而定，对无意再续签合同的人员，应提前调整工作岗位，让其自然脱密。同时根据涉密人员涉密程度的不同，划分为甲乙丙三类，甲类为核心涉密人员；乙类为重点涉密人员，签订保密承诺书；丙类为一般涉密人员，分别规定调出单位前应过渡的脱密期，签订合同，并在保密部门（国家安全部门）备案，严格控制其因私出国（境）。调出之前按规定过渡脱密期，清退文件，履行保密承诺。但是，许多涉密人员往往是落实好单位后才提出辞职，甚至不辞而别，无法强制实施脱密期。因此，对核心涉密人员和重点涉密人员的流动，国家应研究可操作的法规，把涉密人员的流动纳入合法、有序的轨道。

5.强化业务素质。保密工作是一项政策性、专业性都很强的工作，对保密工作人员的政治素质和业务能力都有很高的要求。所以，我们要注意强化保密工作人员的业务素质：

一要将政治素质和品德修养的提高贯穿于素质建设的全过程。政治素质和品德修养是保密工作人员整体素质的核心。抓好品德修养教育，不仅是保密工作人员政治思想素质的体现，也是提高保密工作人员业务素质的需要。

二要健全强化教育培训制度。包括继续教育和学习新知识、掌握新技能的培训和轮训。要加大力度，为保密工作人员提高素质创造条件。

三要合理选调专兼职保密干部。加强保密岗位与其他岗位人员的交流，逐步优化和提高保密工作人员的知识结构和素质水平。

四要建立完善激励和保障机制。在强调保密工作人员政治、业务素质提高的同时，要建立和完善一系列激励和保障措施，体现对保密工作人员的尊重和关心，以激励保密工作人员爱岗敬业，促进保密工作人员水平的全面提高。

我们要清醒地认识到，企业的档案保密工作使命光荣，责任重大，任务艰巨，事关全局。同时又要适应新形势，明确新任务，迎接新挑战，紧紧围绕企业改革发展的大局，恪尽职守，再接再厉，力争把企业档案保密工作提升到一个更高水平，为企业做优做强，不畏艰险、勇攀高峰保驾护航。

[1]韦红庆.加强企业档案保密工作的几点思考.档案管理，2009（3）

（作者单位：中国铁建重工集团 湖南长沙 410100）

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1004-4914（2014）09-274-03