孟江 安坤

【摘要】利用信息化技术、计算机编程及办公文档自动化技术，编制了毕业设计（论文）辅助软件，实现了用户登录、通知发布、任务分解、各类规范文档导出等多项功能，在我校2014届毕业生进行的软件测试与验证，取得了较满意的效果并符合教学管理机构要求的规范文档，这为高校教学管理部门提高毕业设计（论文）实践环节的质量水平提供一个新思路和有效途径。

【关键词】毕业设计;规范文档;自动导出

1.引言

目前，高校本科生毕业设计（论文）通常在大学阶段的最后一个学期（第八学期）展开，主要包括：任务选择、任务开题、中期进展、终期答辩等阶段，而毕业设计（论文）环节的所有规范文档包括毕业设计（论文）任务书、毕业设计（论文）开题报告、毕业设计（论文）中期报告、毕业设计说明书或毕业论文、相关图纸、指导教师指导评语、评阅人评语和毕业设计（论文）答辩评语、外文翻译等部分，既包括学生要完成的部分，又包括教师直接制定和评价的部分。这些文档通常在封面或表头部分均有学生姓名、学号、学院、设计（论文）题目、指导教师姓名等各种信息，而这些信息均来自于指导教师交接给学生的第一份技术文档——毕业设计（论文）任务书，里面明确指出学生进行的是毕业设计还是研究，最终提交的文档是毕业设计说明书还是毕业论文，而这一类型的差异也可能导致学生最终提交文档的错误格式或不规范格式[1-2]。同时，还应注意任务书所规定的设计（论文）题目也是学生按此执行的一个硬性条款，无任何理由可讲，因此还应培养学生设计（论文）题目始终如一、一字不差的严谨作风和习惯，适应工程科学必需的严肃性和谨慎性。

图1 毕业设计（论文）规范文档自动软件总体流程

2.现状分析

毕业生与教师是进行毕业设计（论文）实践环节的两个直接参与群体，其中毕业生需完成开题报告、中期报告、外文翻译和设计说明书或毕业论文等纸质文档，而教师则负责制定毕业设计（论文）任务书、审核学生开题报告、中期报告并填报意见、审阅或评阅多位学生的毕设说明书或论文并给出对应意见。整个毕业设计环节所需各类文档繁多，教师和学生除了花精力撰写内容外，还必须额外关注各类文档的格式规范要求等[3]。例如，任务书、开题报告、中期报告和毕设说明书（论文）的封面信息必须一致，教师填写的各类意见页的页眉必须与学生的任务书类型（毕业设计或毕业论文）一致。根据以往毕设环节的经验看，每年由于格式不规范而导致多次重打印各类文档的情况可以说是举不胜举。这种情形一方面导致在毕业答辩后必须花费时间和精力审核每位同学的信息是否一致，每一位承担过毕业答辩秘书任务的老师都深有体会;另一方面这种反复打印的行为，既耗费了纸张、硒鼓和电能，又与政府倡导的“厉行节约”相背。图1所示为毕业设计（论文）规范文档自动软件总体流程。

本文以《高教30条》关于“强化毕业设计等实践育人环节”为切入点，通过文档自动化方案，利用计算机编程手段将毕业设计规定信息自动写入对应位置，无需教师或学生手動操作，保证毕设信息的唯一性和准确性。这样既提高了学生撰写各类报告的效率，又省去了教师审核必要信息的繁琐，并且杜绝了因信息出错而导致纸张浪费的现象，具有非常突出的意义和明显的作用。

3.设计流程

针对本科毕业设计（论文）环节，本文设计了一套适于毕业设计规范文档的自动软件流程（如图1所示），主要包括用户登录模块、通知发布模块、任务书显示模块、所处阶段判断模块、规范文档导出模块和周进度汇报等部分。

（1）用户登录模块

设计了一个简捷的用户登录界面，根据学生姓名/学号和用户密码，可保证并用于区分各个同学的个人信息的唯一性，支持与之相关的毕业设计任务书和规范文档导出的信息准确性。本模块的用户信息验证采用了文件传输协议FTP与自行架设的FTP服务器进行信息交互，即从FTP服务器中下载对应学生姓名或学号的MD5加密文件，然后再将验证的用户密码进行MD5加密，并与下载文件比较，如果两者不一致则给出登录不成功的提示信息，否则验证通过，软件会转入正常界面。如图1的用户登录画面。采用标准的Windows界面，简单快捷，易被用户接受。按照功能和用途的不同，分为在线通知、周进度汇报、毕业设计个人信息、任务书查阅、规范文档导出等模块。

（2）在线通知模块

本模块的作用是为指导教师发布重要通知和网络资料等而设置，如在开题报告阶段指导教师可根据实际情况，通知所有学生在撰写或打印开题报告的特别注意事项，以提高整个设计工作的效率，节省消耗。同时，在学生进行专业论文翻译的时候，提供学生查找专业文献的网址（如Google学术搜索引擎http：//scholar.google.com）和翻译专业词汇的优秀网站（如CNKI翻译助手http：//dict.cnki.net）等，这些资料可以帮助学生准确搜索和翻译文献，善用计算机网络，培养和提高学生的自主探索与外文学习能力。

（3）周进度汇报模块

为了督促和监督学生在整个设计阶段的有序进展，这里增设了周进度汇报模块，包括上周完成情况、本周计划要点和导师意见点评等部分，力使学生在进行一项较大规模的设计工作前，首先要制定出一个切实可行的带有时间节点的计划，然后在周进度汇报模块中分批次完成，培养学生时间观念和分清主次事务的能力。

（4）个人信息维护模块

本模块是用于维护学生的个人信息和查阅设计任务信息，学生可登记或更新与自己有关的信息，如学号、邮箱、手机、QQ号等，而任务题目、任务类型等文本框为只读型，如有变更需与指导老师进行沟通交流后与学院教学部门进行审核备案后再做修改。

个人信息的准确和完整性将与后续任务书、开题报告、毕业设计说明书和相关评语的自动化生成密切相关，需引起教师和学生的足够重视。

（5）任务书查看模块

本栏的目的是使学生要时刻关注任务书规定的各项任务，依此作为整个设计（论文）阶段的准绳。通过以往毕业设计指导的经验来看，不少学生直到毕业答辩前都不清楚自己究竟要做什么事情，完成哪些内容才算达到要求。

本栏将任务书进行逐层分解，主要包括（1）任务与要求、（2）具体工作内容、（3）毕设成果要求和（4）工作进度计划。目的是使学生随时关注自己、检查自己做到了什么程度，还差哪些内容没有完成。同时在工作进度计划中，实时判断当日在整个毕业设计（论文）中的安排，如下图的圆圈标注所示。

（6）规范文档导出

本栏的设置是为了提高整个设计（论文）文档的质量而精心设置的，包括了带有准确和完整的学生和毕业信息的毕业设计任务书、开题报告模板、中期报告模板、毕业设计说明书（毕业论文）模板、外文翻译模板以及指导教师、评阅人和答辩委员会评语等多种类型、多种形式的规范文档模板导出的主要功能。

4.结论与不足

结合我校在毕业设计（论文）环节可能存在的众多规划文档等要求，笔者提出了一套解决方案和软件流程，实现了用户登录、通知发布、任务分解显示、规范文档导出和周进度汇报等多项功能，并在2010级毕业生进行了软件测试与验证，取得了满意的效果和符合学校教学部门要求的规范文档。软件后台机制在早期开发时采用了简单便捷的FTP协议进行上传下载等网络化操作，但在随后的本科毕业生软件测试后发现，FTP模式在人数较多时无法满足需要，一方面与笔者在家庭低功耗型路由器上搭建FTP服务有关，但另一方面也要求软件应满足多种系统平台、多个同学并发的情况。鉴于此，笔者通过调研现有的成熟网络化服务商后，选择百度云盘[6]作为毕业设计辅助软件的后台服务器。一方面，百度作为世界最大的中文搜索引擎，拥有众多公共性服务平台，另一方面，百度云也提供了多种形式的SDK接口，为后续建设毕设辅助软件的手机客户端也提供了可行化方案。

参考文献

[1]楊英桂.浅谈高校学生毕业设计（论文）中存在的问题及对策[J].化工高等教育，2006，23（3）：65-66.

[2]吴智.基于Excel VBA高校毕业设计文档快速生成系统的开发[J].电脑知识与技术，2013，9（2）：302-304.

[3]吉文华，周畅.本科毕业论文状况分析和对策研究[J].中国电力教育，2010（2）：62-63.

[4]孙俊峰.一种基于VBA平台的OA文档处理方案及其模拟实现[J].西南民族大学学报（自然科学版），2014，40（5）：739-744.

[5]刘永平.基于VBA的毕业设计文档自动生成系统[J].西安邮电学院学报，2011，16（2）：46-48.

[6]百度百科.百度云[EB/OL].http：//baike.baidu.com/view/9273222.htm.