高校教务管理的信息化研究

2014-03-25柯晓梅

长春大学学报 2014年6期

柯晓梅

(闽南师范大学马克思主义学院，福建漳州 363000)

人才培养是高等学校的基本职能之一，教学工作是高校工作的最核心内容，因此教务管理也自然成为了高校行政管理中最重要的组成部分。教务管理工作的成效将直接影响正常教学工作的顺利进行。目前，随着高等教育的大众化，办学规模的扩大以及学生人数的剧增，高校教务管理的各类数据如同滚雪球般地变得庞大而复杂，这就使得高校教务管理人员的任务加剧。传统的管理手段已经无法满足实际的工作需要，因此改革传统的教务管理方法，借助于先进的信息技术来提高管理效率，实现科学的教育管理以满足现代高等教育发展的要求，成为了目前高校教学管理工作的一个重要内容。

1 高校教务管理现状

1.1 高校教务管理信息化的方法

随着计算机网络技术与软件技术的高速发展，全国各高校纷纷开发或引进了教务管理系统。现行的主要有正方高校现代教学管理信息系统、青果教务信息系统等。依托校园网，这些信息系统的应用使得教务管理工作实现了规范化、科学化以及信息化，大大提高了工作效率［1］。目前的教务管理系统一般可分为供教务处人员和院系教务管理人员使用的教务管理端和普通教师、学生使用的用户端［3］，其功能主要由以下几个子系统实现。

(1)学生管理系统。学生管理系统主要是处理学生的学籍变动情况;选课密码查询和修改;学生考试成绩录入;毕业资格审查，包括是否修满学分、是否欠费，在校期间是否受过处分等等;记录着学生自己在校的一些学习、奖励、参加活动等情况，学生打开自己的管理帐户，就能对自己在校的基本情况一目了然。可以说，学生管理系统含盖了每个学生从入学到毕业的全部信息材料。正如学生现在流行的一句话，在校期间，自己如果遗忘了什么，请登录学生管理系统查询。

(2)师资管理系统。师资管理系统的功能首先是进行教师信息维护，对每个教师的基本信息进行更新，使得学生及教师之间能够从系统中查询到每个老师的一些基本信息，为学生选课，教师听课提供了一定的依据。其次，学生对每个教师的课堂教学评价，也可以通过师资管理系统，反馈给每个任课教师，使每个任课教师能够了解学生对自己所任课程的满意情况，从中对自己任课过程中的不足进行探讨，从而更好地在教学过程中和学生进行互动。再次，能够通过师资管理系统进行教师密码查询。在网络系统发达的今天，有些教师因为在互联网上注册的帐户信息太多，往往忘记密码或者是混淆密码，这些情况给教师带来了一定的困扰。现在，每个教师均可以通过师资管理系统来查询他们的密码，再也不用费劲脑筋来记住密码，这就可以解决教师忘记密码的这个问题。

(3)教学管理系统。教学管理系统主要由教学计划管理、教学任务管理、智能排课、选课管理和辅修管理等模块组成。

首先，它可以依据每个专业的教育教学培养方案录入教学计划，按照每个学期的教学任务进行下达，根据下达的教学任务对师资、多媒体教室、学生数、课时数等的需求进行智能排课。除此之外，还能对个别特殊的要求进行人工调整，全面多方位地考虑整个学期各个课程的安排的合理性，既提高了教室等硬件设备的使用率，也能更合理安排教师上课的时间，从而留给教师更多的时间来进行教学研究和学术研究，进而提高教学水平和科研能力。因此，利用教学管理系统排课不仅可以大大提高工作效率，还避免了工作中可能出现的课程安排遗漏、教室座位数不够、同一时间段安排多门课程等失误。

其次，学生能够通过网络从系统中进行选修课的选课，学生可以按照自己的兴趣爱好选取合适自己的课程。当学生选课完毕之后，选课管理系统就可以根据学生的选课人数和选课需求进行编班和形成教学班，并提供符合条件的教师进行授课，大大缩短了人工统计学生选课人数和选课门数的时间。对于学生或者教务工作人员来说，都是方便而快捷。

最后，通过录入辅修学生的学号及班级到他们辅修的课程名单当中，辅修管理系统就能形成辅修学生相关信息的储存，它可以贯穿大学四年的辅修过程，使得学生获取双学位的信息更加清晰明朗，省去了人工的信息核对和资料保存的繁杂过程，避免了学生辅修材料的遗失，解除了学生的担忧，从而使更多的学生愿意参加辅修，提高了学生的自主学习兴趣，开阔了学生的知识视野。

(4)考试管理系统。考试管理系统能有效的对每学期的考试科目进行分类，根据学生人数，考试科目数、考试时间段和考场需求，自动进行考场分配;并根据需要监考的教师名单，自动生成监考表、考场分布表、座位号、准考证号;避免了人工排考出现的一些如考试科目漏考，不同科目同一考场，同一监考教师同时监考两门不同科目的错误。同时也能通过系统对一些特殊需求进行人工微调。

1.2 教务管理信息化的意义

教学管理系统所具有的良好的层次结构，并支持多种平台，只要连接校园网络，它就能够很好的实现教务管理的信息化，具有良好的可维护性、安全性和事物支持。

(1)实现了教务管理的自动化。通过运用教务管理系统，省去了采用纯手工操作教务管理所需要的大量劳动力，简化了教务管理的工作程序。如今，不论你在校园的任何一个角落，只需要在电脑中安装一个教务管理系统，然后连接校园网络，你就可以实现教务管理，做到了真正的教务管理自动化，大大地提高了工作效率。

(2)实现了教务管理无地域的限制。以往各院系和校级教务处的联系都只能是通过纸质文件和材料来进行沟通和处理，在处理和操作上要在不同的部门和院系之间走动，浪费了大量的时间。现在大家只要通过运用教务管理系统，连接校园网络，登录教务管理系统，就能完成各类教学管理工作，和校教务处、各院系以及各部门之间的联系更为方便、快捷、有效，提高了工作效率。

幼儿教育不仅是幼儿园和幼儿教师的责任，幼儿的家长也负有责任，但是很多家长不善于与自己的孩子沟通，幼儿难以从家长身上获得认可。因此，我园举办了“认识自己的孩子”的活动，给每个幼儿都拍一段视频，请他们在视频中表达“我能做某件事”，在家长日中播放。这是促进幼儿和家长沟通的一种方式，通过视频，幼儿家长会发现自己孩子在不断的成长和进步。同时教师也要与家长进行沟通，请家长在家庭教育中给予幼儿充分的认可，促进幼儿自信心和独立人格的发展。

(3)实现了教学与管理的合理统筹和安排。教务管理者通过运用教务管理系统，实现教学资源的充分利用，将教师的教学、教务管理者的日常事务和学生的学习、管理做到合理配置，比如现在学生的选修课课程自主性较强，根据学生的这种特性，各院系均开设了丰富多样的选修课程，学生都可以通过教务管理系统进行自主选课，而教务管理系统就可以根据选课课程、人数、场地、教师、上课时间等条件进行合理的统筹和安排，得到一个优化的课程设置，使得教师能有更多的时间进行科研研究和学习;而学生就能从更多的不同类别和不同性质的课程学习中得到知识和乐趣;教务管理者则能更准确地把握教师和学生之间的管理工作。

(4)实现了教务管理的规范化、统一化。以往校级教务处下达同一个教学任务，到达每个院系的时候，由于各院系的管理模式可能有所区别，因此在制定一些文件和处理一些材料上的格式和模板就各不相同，当上交到教务处统一保管的时候就出现了不同版本、不同格式的材料，以致校级教务处在整理汇总甚至要进行汇编成册的时候往往不知道要如何进行归类整理。现在有了教务管理系统，就可以通过教务管理的信息化，使校级教务处下达到各院系的教学任务在文件和材料的处理，对格式等要求上得到规范和统一，从而使上交到教务处的文件和材料更加规范和一目了然。

2 高校教务管理信息化存在的不足

高校教务管理的信息化，给各大高校的教务管理者带来了福音，但在进一步推进高校教务管理信息化建设的工作中，也逐渐地显露出一些不足之处，进而影响到了高校教务管理信息化建设的步伐［2］。

(1)仅仅体现部门性，不能实现数据共享。随着学校办学规模的扩大，学生人数的增加以及教育培养模式的变化，学校各院系和部门之间的联系就更加地紧密。然而，由于软件开发者往往不处在高校教务管理的实践之中，也没有考虑到教务管理部门与学校其他各部门之间的相互联系，仅仅体现出了部门性，局限在同一个部门，比如说就局限在教务管理部门，不能实现同其他各部门之间数据信息的共享，从而导致各部门之间重复地收集数据，造成了资源浪费。如可将教务管理中的学生信息与学生处的学生信息之间实现共享，将学生从入校到毕业参加工作的相关数据联系起来，进行存档保存等。

(2)功能不完整。在软件开发时，开发人员往往只是按照学校提出的相关要求进行设计开发，由于开发人员并不是教务管理人员，对教务工作不熟悉，仅对学校提供的相关信息进行开发，带有很大的局限性。所开发的系统的可操作性并不尽如人意，系统功能难以涵盖教务管理工作的各个环节，有很多特殊的问题无法得到及时而又有效的解决［3］。

现在很多高校都是采用大类招生，分流培养的教学模式。因此，新生一进入大学就进行基础课教学，经过一年或者一年半的学习之后，各院系就根据学生在这一年或者一年半的学习情况，以及学生的学习兴趣进行分流培养。然而，在大类分流之后就出现了学生重新分班的学号、班级等需要重新进行管理的相关信息，而在教务管理系统中只能沿用分流之前的信息，而不能相应地进行更新，这样就不能明显地区分分流后学生所处的班级以及班级成员的组成，对班级和学生都很难进行管理。同时也给学生的一些成绩等相关数据的保存和查找带来了一定的麻烦和混乱。

(3)教务管理信息化与管理者综合素质要求不同步。有的高校教务管理者对教务管理的内容及其工作流程了解不透，甚至有的教务管理者缺乏计算机基础知识和操作能力，在工作中又不能主动发现和解决教务管理办公自动化过程中出现的问题，以致于在工作过程中出现厌烦、不知所措、找不着解决方式等排斥工作的心理，有时甚至将这种消极的情绪带给其它的教师和学生，既影响到学校正常的教学秩序和教学管理，也严重阻碍了高校教务管理信息化的进一步发展。

(4)存在信息安全方面的隐患。由于现在是网络信息开放的年代，网络高手以及黑客比比皆是，而在教务管理系统中存储着许多教师、学生等的私人信息，一旦黑客入侵教务管理系统，就有可能导致大量数据的泄露。除此之外，一旦出现系统崩盘等情况，还有可能使数据丢失、数据被篡改等等。这些情况的出现都将会带来各方面的，不可预测的损失。因此，信息安全方面的隐患应该引起每个教务管理人员的重视。

3 对高校教务管理信息化的思考

(1)规范信息化的管理制度，实现资源共享。教务管理的相关信息，涉及了多个部门和院系，特别是在实行学分制的高校中，按照各院系的相关规定，只要学生完成最低毕业学分要求，就可以毕业。因此，学生可以通过跨专业选课来获得所需要的学分。同时，通过跨专业选修课程，也可以加强学生对其他各专业知识和院系情况的了解。而要做到这些，只有做到将详尽的信息和材料对学生进行公布，才能让学生从所提供的材料信息中提取自己所要的信息并做出相应的判断和决定。因此，教务管理就要规范信息化管理制度，实现资源共享［2］179。

(2)完善系统功能。为使高校教务管理系统能够更全面地涵盖教务管理工作的各个环节，应该鼓励和支持具有教务管理经验的人员参与高校教务管理软件的开发和维护，这样才能不断发现和解决出现的新问题，使对在教务管理中所出现的一些需要增加的新功能在高校教务管理软件中进一步得到完善，从而使教务管理系统更加科学合理地服务于教学和教务管理，名副其实地实现教务管理的信息化。

(3)提高高校教务管理者的综合素质。为了更好地适应高校教务管理信息化，应该树立教务管理工作者的现代化管理理念。要多开展不同层次水平的计算机操作培训;要定期地组织教务管理者进行最新理论学习和实践练习以及听取最前沿的教务管理讲座，提升教务管理者的理论水平和动手操作能力;要经常召开教务管理者的经验交流会，同行之间的交流往往会更加突显在实际操作教务管理系统时所出现的问题，同时做好记录以备及时研究并解决问题;要组织教务管理者同各大院校同行进行交流、学习。这样才能从多方位提高高校教务管理者的综合素质，提高教务管理水平，才能与先进的信息化系统相匹配，从而实现教务管理的信息化［4］。

(4)加强教务管理系统的安全防护能力。由于教务管理信息安全方面存在的隐患，将有可能给教师、学生以及教务管理者带来不可预测的损失，因此，我们应该加强教务管理系统的安全防护能力。为此，我们应该增强网络安全意识，构建并维护好防火墙，防止黑客的攻击;严格定义用户级别，设置用户的权限，避免数据的泄露及篡改;做好数据备份，以防用户操作错误或因为网络攻击而引起的数据丢失;定期检查系统，并进行必要的升级等等，从多方面对教务管理系统的安全进行防护，确保信息化数据的安全。