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新制度下高校人事档案管理与发展

2014-03-10席杰

档案管理 2014年2期
关键词:人事制度管理制度身份

席杰

随着高校人事制度的一系列变革,在实际工作中出现了许多新问题、新情况,给高校人事档案工作带来不少的困扰。因此,如何应对新问题,解决新情况,就成为当前许多高校人事档案工作者亟待解决的课题。

1 新制度下高校人事档案管理中存在的不足

1.1 人事档案管理制度落后。高校人事制度已经改革为聘用制和岗位管理制度,但是,高校人事档案管理工作制度还没有及时地改变。

人事档案管理制度相对落后,体现在以下几个方面:(1)管理制度不健全。在高校人事档案收集阶段缺乏保密机制,档案资料在递交、检查、审核等必要程序上容易出现问题,导致资料泄密;在档案归档、查阅阶段也缺乏相应的监督管理制度,致使入档材料处于堆积状态,甚至发展成档案材料丢失、不完整等情况。(2)管理手段落后。目前,许多高校人事档案管理工作仍基本靠手工操作,缺乏基本的管理设备与先进的管理手段,部分高校不愿利用网络传输档案资料,有的还习惯于传统笔记手写。

1.2 人事档案管理人员工作意识落后。(1)身份观念依旧。在传统人事档案管理中,总存在一种对档案所属人身份不同采取不同态度的工作观念。容易造成干部档案齐全、完整性较高、保存较为完好;而一般工人档案则出现失真、遗失现象。(2)档案管理意识淡薄。一是领导不注重档案管理队伍的建设与稳定,造成人员配备不足,管理知识缺乏;二是广大职工普遍对人事档案归档内容、管理范围及档案管理工作重要性等缺乏全面深刻的认识,导致对应归档材料不能及时送交档案部门管理,造成人事档案归档不全现象。这不仅违反管理规定,也给利用工作埋下隐患。(3)岗位竞争意识不强。许多从事高校人事档案管理工作者,总觉得自己的工作比较有保障,特别是在本单位工作时间较长的职工,似乎觉得高校工作是一种“铁饭碗”,无形中形成一种消极对待工作的态度。

2 新制度下高校人事档案管理的应对策略

2.1 改进工作方法,完善材料整理。(1)规范人事档案管理制度,实现高校人事档案管理标准化。高校人事档案管理工作标准化就是要对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制,以获得最佳档案管理效益,严格把好档案进口关、出口关,严格制定收集、整理、归档、借阅等工作规则,确保档案材料齐全、完整、真实。(2)充分利用现代科技手段,实现高校人事档案管理数字化。档案数字化是数字社会时代要求,数字化意味着精确、缜密、高效和快捷。把计算机网络等现代科技手段运用到高校人事档案管理中去,建立和完善人事档案数据库,实现实体档案计算机辅助化管理,采用较为先进的现代信息存储技术推进电子档案管理,实现网络相互连接以及资源共享。

2.2 强化工作意识,提高工作质量。(1)淡化身份观念,增强岗位意识。高校人事制度改革,实现了由“身份管理”向“岗位管理”转变。岗位管理能够淡化身份观念,在人事管理中也不再有干部与工人身份的区别;在实际工作中,从事档案管理工作的职员也应增强岗位意识,对所有类别的工作人员档案资料同等重视,并注重对以往忽视的工勤员工各方面人事材料的收集与整理,完善高校全体教职员工人事档案的管理和服务工作。(2)加强政治学习,提高专业素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,档案管理人员是人事档案工作的主体,起主导和支配作用。提高人事档案管理人员的思想政治素质、业务技能素质以及职业道德修养,是提高人事档案工作质量的基础。高校人事档案工作人员务必充分认识到人事档案工作的重要性,在实际工作中做到实事求是、严谨细致,不仅要对历史负责,而且要对高校每位教职员工负责。(3)提高竞争意识,清除怠工现象。自高校实行人事制度改为聘用制后,校内众多岗位都是按需设岗、遵循竞聘上岗原则实施。人事档案工作在整个社会中都有极其重要的作用,务必设立岗位,而从事高校档案管理工作的教职员工则需竞聘上岗参加工作。高校档案管理工作的负责单位,也应该加强对人事档案工作人员的激励、考核,认可且重视人事档案管理工作人员的劳动与付出,激发人事档案管理人员的积极性,从而消除历史遗留下的怠工现象。

(作者单位:河南大学 来稿日期:2013-12-18)

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