文/同煤集团轩岗煤电有限责任公司档案处 董林花

一、档案管理工作存在的问题

现在比较流行的档案管理手段是利用计算机以及一套特定的软件进行档案的分类及管理，这远远不能满足日益增长的档案发展需要。档案管理方式的落后将会造成档案管理工作的极大滞后，简单来说，档案管理工作的落后主要归结为两个原因:一是档案管理的相关领导不能对档案管理工作的重要性给予深刻的认识，不论是人力、物力资源投入都相对较少；二是一些档案管理机构虽然采购了足够先进的设备，但并没有进行相应的培训，造成设备资源的极大浪费，甚至完全把设备当做样子，还在按传统的手工录入、修改等方式进行档案管理工作。

二、做好档案管理工作的几点建议

（一）建立健全切合实际的档案管理制度

档案形式众多，分类也不一而足，按照材质划分有电子档案、纸质档案等，按照内容来分，有人事档案、学籍档案等，不同的档案有着不同的管理方法，必须区别对待，才能做好档案管理工作。档案的存放要有专门的空间，这个空间不但要布局合理，便于查阅，更要经常通风，严禁烟火，切忌发生火灾，还有霉烂、虫害等等都要有效预防，延长档案的保存寿命。其次要对档案管理工作有一个系统的认识，最好建立一个档案管理网络，由统一的规划部署，指定档案工作的要求和方向，严格各项档案保管和调阅制度，这是一个非常庞大的系统工程，一定要从每个细节抓起，档案部门的工作人员要互相监督、促进，力争使档案管理迈上一个崭新的台阶。档案管理人员不能一味呆在各科室内，要开展交流沟通，了解其它单位和部门的不同需求，以便及时调整档案保管和调阅的程序，方便大众的同时也要减少档案流失、断档的情况发生，首先要明确立卷要求，尤其是那些具有重大价值的档案标题要明确无误，不但方便存档的分类，更能够促进档案的妥善保管利用；其次要严格调阅制度，防止发生档案无故流失的情况发生，造成无法挽回的损失。

（二）严格公文的制发

档案记录的主要依据是公文档案是公文的最终载体。档案的质量和公文质量息息相关，为了提升档案质量，就必须对公文质量进行严格的规范和监督。制发公文时，要对每个细节进行把关，不要敷衍了事，认为一个不起眼的地方无关紧要，殊不知这会大大影响档案的质量。首先公文的用纸要做一个统一的规范和要求，大小要符合国家相关文件的规定，不能私自更改，以备保存只需，排版、装订也要按照书写习惯进行。其次公文还有一个审批程序，审批权限是否合理，审批人的签名是否清晰无误，报送单位包括主送、抄送等都要一一核实清楚然后进行准确的记录，落款日期也要准确，不能随意填写，公文的主体正文一定要记录清晰无误，不论是公文中的正文，还是批注、签字等等都要使用不易褪色的笔进行记录，以利于长期保存和利用。最后在公文记录中，要使用合理规范的文种和格式，行文中坚决杜绝使用模糊不清的简称或缩略，文字也要规范、标准，方便以后查阅使用。

（三）做好文书以及电子文件的处理工作

档案管理工作的实践表明，文书处理工作和档案管理工作既有区别又有联系，二者不是完全独立的，文书是档案的重要依据，档案是文书最终的载体，所以二者的联系非常紧密，档案管理工作人员要树立一个全局意识，只有把文书处理工作扎扎实实做好，才能促进档案管理工作标准化、规范化的落实，文书处理工作不能有序进行，档案管理工作的标准化、规范化就无从谈起。

如今是一个网络信息化时代，档案不再只是以往单一的纸质版形式，电子文件也成为档案保存的一种重要形式，电子文件的保存多数情况下以软磁盘为保存媒介，但是软磁盘的质量千差万别，必须严格控制它的质量关，软磁盘的质量好坏直接决定档案的有效保存寿命，质量较高的软磁盘可以有效保存档案近十年，而质量较低的软磁盘甚至连一年保存时间都不到，所以在使用电子文件保存档案时一定要选好软磁盘。

保存软磁盘时，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。

三、结束语

综上所述，档案管理工作关系到社会民生，必须认真加以对待，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。档案管理工作的标准化、规范化可以不断地提升一个单位或部门的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

[1]卢杰.关于档案信息资源开发与利用的若干认识[J].兰台内外,2002(3).

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