王海顺

（安阳师范学院 继续教育学院，河南 安阳 455000）

基于计算机的办公自动化技术分析

王海顺

（安阳师范学院 继续教育学院，河南 安阳 455000）

办公自动化（OA）是企业经营管理的新模式，基于计算机的办公自动化将计算机技术的功能作用充分发挥，为企业提供了高效率、高水平、高质量的经管方案.在办公自动化技术背景下，电子文件成为了企业办公的新载体，其将各种文件资料以电子档案的形式运行传输，为企业提供了十分便捷的信息传递流程.针对这一点，本文重点分析了基于计算机的办公自动化技术的相关问题.

计算机；电子文件；办公自动化；管理

电子文件是企业传输信息的主要载体，也是办公自动化技术运用的表现之一.计算机技术在企业得到全面运用之后，企业的档案信息资料开始转变为电子文件形式，给企业内部人员的信息传输提供了更好地平台.为了适应电子文件发展趋势，企业必须要引进相关技术控制好办公自动化流程，提高办公自动化运行的技术水平.

1 风险防范技术的运用

电子文件对于企业自动化管理模式的执行有着重要的作用，其能够协调好系统之间的运行流程，保证各项数据的灵活运用.基于计算机的办公自动化技术推广之后，企业对于OA系统下的电子文件采取了多项管理措施.其中，风险防范技术是不可缺少的一项内容，具体表现为：

1.1 优化管理.电子文件风险防范的根本在于管理体系，企业要对电子文件制定科学的管理计划，如图1，档案管理人员可以颁布和制定某些特定的制度.在管理电子档案时需控制好人员操作的范围，非管理人员不得操控系统.

图1 电子文件自动化管理

1.2 引进技术.先进的科学技术是办公自动化顺利运行的基础，计算机在运行期间要采取多项措施，对维护电子档案安全性有着重要的意义.在电子档案管理时可通过设置密码的方法，密码可用于大多数现代的操作系统.

1.3 强化防御.根据企业办公自动化运行需要，积极创建安全防御系统是比不可少的.电子文件应用流程中采取安全防护也是避免电子档案受到威胁的一大策略，其对于档案的维护控制有着重要作用.

2 文件安全技术的运用

计算机技术是企业未来发展的必备技术，其对于各种信息数据的处理都能起到很好的调控作用.电子文件是OA模式下的新载体，其在传输过程中常会遇到不同的安全隐患，若不及时处理则会给企业造成巨大的经济损失.文件安全技术的运用是综合性的防范体系，可保证电子文件不受外界攻击，提高了企业办公自动化的水平.

2.1 数据库技术.数据库技术的运用是为了提前防范企业网络信息出现异常，以保证信息处于安全状况.企业在办公自动化中运用数据库技术可防止电子文件信息出现异常，维护了数据库内信息运用的安全系数.

2.2 防火墙技术.这种技术能将信任网络、非信任网络相互隔离开来，从而创建一个综合性的安全检查点，及时控制各种异常信号，如图2.如：防火墙中的强制实糟能进行安全检查，防止信息非法存取或攻击.

图2 防火墙技术运用

2.3 病毒防护技术.病毒是目前破坏企业网络信息系统的最大病害，对于病毒问题的处理，企业要通过各种杀毒、防毒的方式加以处理.如：每台PC机上安装防病毒软件客户端，在服务器上安装基于服务器的防病毒软件.

2.4 虚拟网技术.对于网络管理者来说，其掌握熟练的VLAN技术可为网络运行营造稳定的环境.虚拟局域网技术下的广播和单播流量都不会转发到其他VLAN中，对于企业本身发挥着控制流量及安全防范作用.

3 综合管理技术的运用

除了针对某一个方面采取调控方案外，企业还要针对办公自动化采取综合性的管理技术，从不同的环节协调自动化运行流程.针对电子文件的实际运用，企业在办公自动化下执行的综合管理技术需围绕“风险”进行，通过风险转移、风险缓解、风险评估等三项工作确保电子文件的安全性.

3.1 风险转移.转移策略是为了将电子档案风险转移到其它方面，风险转移的方法可从多个方面提供改进，采用不同的方式保证数据安全.办公自动化模式创建之后，企业应对电子文件管理制定多套方案，以便管理风险发生后可及时转移调整.

3.2 风险缓解.电子档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子档案相关资产重新布置等手段来减小电子档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响.同时，对电子文件的数据包实施优化管理，如图3.

图3 数据包运行流程

3.3 风险评估.当风险真正发生之后，企业应尽快采取措施防范，同时应利用其它措施将风险损失控制在最低.通常需要评估的内容包括：攻击的可能性、发生攻击所可能造成的毁坏程度、彻底的成本效益分析等相关内容.

4 结论

总之，电子文件是企业办公自动化的主要文件形式，企业在办公过程中要灵活运用各种文件技术.为了避免电子文件信息被窃取，企业还应结合OA系统的运行状况制定安全防范技术，协调好文件传输、使用、管理等多个方面的工作，这对于企业未来的经营发展有很大的促进作用.

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