迟春玉

（黑龙江省铁力市图书馆 黑龙江 伊春152500）

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映问题处理、领导决策、基本建设等方面的过程和成果。随着计算技术的不断发展，办公自动化在文书档案管理领域日益得到广泛的应用,它无论是管理理念、管理手段还是管理方式等,都给传统的文书档案管理带来了前所未有的巨大变革。

一、对文书档案应用办公自动化进行管理的优点

首先，能够显著提高办公效率。在以往的文书档案管理工作中，工作人员大多是进行手工操作，工作效率很低。而基于计算机技术和网络通讯技术的办公自动化具有强大的信息处理能力,它给文件资料的收集、分类、储存和统计以及查阅等都带来了极大的便利,有效的提高了办公效率。计算机文书档案管理系统一般包括文件管理、档案管理、资料管理、主题自动标引、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储、全文录入、智能模糊检索等多项功能。计算机管理软件通过不同功能模块对文书档案资料进行逻辑分类、组卷、打印等，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得非常方便、快捷。档案人员和文书人员在同一系统中进行相关操作，不但减少了许多重复录入等工作，同时使文档工作人员劳动强度大幅度下降。

其次，能够改善卷宗质量。文书人员使用管理系统，可以提高组卷的效率和质量。由于这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证。加之公文处理系统的平时登记，就是应归档文件清单。文书工作人员根据计算机所列的清单确定归档文件，防止了遗漏，确保了案卷的原始性、真实性。使用计算机文书档案管理系统，既可使目录的编制更加规范和便捷，而且还能提高编制速度。

第三，有利于档案信息资源的共享利用。运用办公自动化技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。在计算机中可直接读取原文，减少了档案取出查找的次数而造成的磨损，最大限度地延长档案的使用寿命；随着计算机办公自动化技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，进行信息的横向与纵向记录比较，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网，实现信息资源的共享和交流。而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向，也为网络时代奠定了坚实的基础。

第四，文件传递的速度和安全性显著提高。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发或各部门通讯员负责传递，受到距离长短的限制，从而影响了文件传递速度，另外文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而在计算机办公自动化技术应用之后，可直接查找所需的资料，或突破距离、空间限制直接通过网络进行文件信息传递。克服了以往查阅者在手工查找的过程中翻阅整本案卷中无需的文件，速度既慢，效率又低的缺点，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，对解密的档案可做到资源共享；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

二、文书档案管理应用办公自动化需要注意的问题

虽然应用计算机办公自动化技术来进行文书档案管理有很多无可比拟的优点，但是随之也带来了一些负面影响。

1、文档信息真实性的认定和维护变得艰难。档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。电子文件保密性受到限制。基于电子文件的特性，因而电子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，虽然已有一些技术在一定程度上可防止电子文件和在“原稿”上增删减、复制等，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的真实性、可靠性、保密性提出了严峻的考验。

2、文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防；另一方面，内部人员通过U S B闪存驱动器、WI F I调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、F T P等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”，时时面临安全风险。

办公自动化既是高科技产物,又是一项复杂的系统工程,在在此项工作时,需将先进的计算机及其网络数据库技术应用、安全保密法规及措施、单位内部的各项规章制度、文书学、档案学、本单位业务需求、财力物力合理分配及推广应用、人员培训等多方面统筹考虑、综合平衡，否则，一个方面存在薄弱或没有做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。

总之，在办公自动化环境下为了更好的进行文书档案管理，就必须转变思想、改变观念，用信息化、科学化的头脑来提高管理水平，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，同时采用多种办法克服办公自动化带来的弊端和负面影响，从而才能不断提高文书档案的利用率，使之更好地为日常工作事务及管理决策层服务。

[1]张宁红，浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J]，黑龙江档案2011年01期.

[2]裴承志，奥多，办公自动化与文书档案管理[J]中国冶金教育，2002年02期.