郝莹

(哈尔滨医科大学附属第二医院 哈尔滨 150086)

医院资源规划中,一个重要的组成部分就是医院技术档案管理,医院技术档案管理可以是一个医院的人力资源管理系统的一个子系统,一个分支,这个系统在医院技术人员信息的管理方面起着重要的作用,是技术人员管理的专用系统,是医院必备的基础设施。

1 技术档案系统在医院中管理的范围

管理范围,这个是管理定义的第一层意义。在一个人的从业道路上,见证一个人的发展进步的点很多,此系统技术应遴选个人在诸多个点中的,比较具有突出代表的相关活动信息来进行管理,不要把个人的整个的发展过程逐一不落的来记录,这样也不会出现流水账的现象。在不断的实践总结下,我们将管理的范围总结成为—“个人业务进修信息集、人员基本信息集、个人发表论文信息集、个人带教情况信息集、个人短期培训信息集、个人出版着作信息集、个人出席学术会议信息集、个人参加科研信息集、个人技术考核信息集、个人学分登记表、个人技术职称变更信息等等十几个子项目。”

在我们的医院中,还有很多青年的医生,他们的个人信息也应该得到我们的重视,所以我们就针对这类人群制定了医德医风、阶段总结、临床实践等信息采集集。我们在实际的工作当中,我们上述所讲的这些都可以满足一个三级医院的标准和要求

除了第一个含义外,管理范畴还有第二层含义,就是管理精度。从我们档案管理人员的相关专业标准来看,管理的精度可分三级—案卷级、文件级和内容级。案卷一般以技术活动名称或人员名称作为索引,案卷内建立各时期、各类别文件。文件是内容的索引,内容是最基础的数据。我们不能只管理到案卷的级别,因为这样不能够大力的发挥技术档案的各项服务功能,那么,我们只有投入较多的人力的条件之下,才能管理到内容级,所以针对一些医院的特殊情况,结合我们的实际情况,有条件的医院应该管理到内容级,如果没有这个条件,可以将部分的技术活动管理到文件级别,这些都视情况、条件而定。

2 技术档案管理系统的总体需求

(1)计算机技术的有效应用,是技术档案管理系统的总体需求的重要部分。我们要充分的体现计算机技术的优势,抓住这个优势,让它在掌握技术人员的技术成就方面、早期发现人才方面、进一步培养人才、人才管理的及时准确方面都发挥到应有的作用。我们要让计算机技术淋漓尽致的体现出来为我们提供准确的数据分析和整理,以此来为医院的现代化管理方面做出贡献。

(2)技术档案管理系统要对我们工作中的日常工作给予大力的支持,让日常生活中技术档案管理系统的建立习惯化、正常化、自然化。

(3)个人的技术活动信息又可分为两类。(1)业务技术历程,包括个人的基本信息、在校学习情况(学生档案中的有效信息)、工作后的岗位变更情况、进修、培训、继续教育情况、阶段性工作总结及组织鉴定结果、技术职称变更情况及评定结果、学术职务变更情况等等。(2)各类技术成就,如发表的论文、出版的着作、参加的科研、举办的讲学以及带教情况等等。系统应该为收集、整理、汇总和输出这些信息捉供简单、方便的操作力式。

(4)数据安全在工作中是至关重要的,所以我们要时刻注意这个问题。

(5)我们在工作中也要注意一个问题,那就是我们的工作人员的劳动强度的问题,我们应该做到,系统操作渐变,方便用户的时刻更新和维护,力求最大限度的减轻我们的操作人员的工作强度。这些就要求我们,应大力的发掘计算机的在管理方面的优势条件,能够对人机数据进行多种横向分析。多媒体技术,因其能够直观的来显示分析的数据和结果,也得到了广泛的应用。应方便各单位根据自己的实际进行二次开发,方便功能扩展。

3 医院技术档案管理系统(HTAMS)的设计思路确定全院性技术信息的管理范畴为

来院进修人员信息集、本院学术讲座信息集、本院科研成果信息集、新技术新疗法信息集、已立项科研信息集、在职研究生信息集等。这些信息以技术活动作为组卷的依据,同时也与个人技术信息进行关联。

4 医院技术档案管理系统(HTAMS)的实现

(1)在数据库设计方面,首先要特别注意人员基本信息表与各子表的内在关系。人员基本信息表中的人员编号与各子表的人员编号是—对多的关系。另外,反映全院技术活动的信息集,如科研成果、科研立项等,也要与人员基本信息表建立关系。

(2)我们应该设计出实用性高,操作简单的界面,这样在操作的时候才能简便易懂。在录入方面,不要重复的录入已经录过的东西,所有的重复的东西,出现冲突的东西,都应该在录入的相关过程当中得到相应的提示。要相信用户很快会掌握强大的SQL查询技术,给高级用户留有充分利用本系统的空间。还要强调的就是和办公软件的接口的问题,这个非常的重要。

(3)计算机方面安全性的问题是至关重要的,我们要随时提醒用户及时的备份数据,以防止系统数据的丢失。如果使用桌面数据库,要专门设计备份和恢复程序,指导用户确保数据安全。存在的不足:(1)在继承既往数据方面缺乏灵活性。不少医院在使用本系统之前,已经积累了部分数据,这些数据可能已经进入计算机。由于本系统内在关系很紧密,将这些数据转换到本系统比较困难,往往需要手工转换。另外,目前可利用Intemet资源检索出全院各人员发表论文的信息,这些信息还不能自动转换到本系统内。(2)信息输出的功能不够强大。目前只有{—部分数据可以以图形输出,还需要用曲线、直方图、饼图等方式直观地揭示技术发展情况,需要对不同时期的数据进行分析对比,提供决策辅助信息。还需要开发与WebBR务器的接口,以方便向Intemet传送数据。

(4)医院技术档案管理系统还存在着智能程度低的状况,这个问题已经得到了我们从业人员的重视,我们已经对相关的个人信息进行分析,其他的改进研究方面还需要我们不断的努力来完成。